Cdi- Chargé de Mission Voyage ou Chargée de - Paris, France - Institut Français

Institut Français

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Un poste de **Chargé de mission voyage ou de Chargée de mission voyage **est à pourvoir au pôle budgétaire à La Direction financière juridique et informatique (DFJI, à temps plein, en contrat à durée indéterminée (CDI) à compter du 1er juillet 2024.

**Présentation de la direction**

Acteur essentiel de la politique culturelle extérieure de la France, l'Institut français (établissement public à caractère industriel et commercial) est placé sous la double tutelle du ministère de l'Europe et des Affaires étrangères et du ministère de la Culture. Il assure trois missions fondamentales:

- promouvoir la culture et la langue françaises dans le monde ;
- œuvrer à la diversité culturelle dans le monde ;
- amplifier l'action du réseau culturel français à l'étranger.

L'Institut français travaille en étroite relation avec le vaste réseau des services culturels des Ambassades de France, des Instituts français et des Alliances françaises dans le monde.

**Missions principales**

Sous l'autorité́ de la Responsable du pôle budgétaire, le Chargé de mission voyage ou la chargée de mission voyage assure principalement, en lien avec l'ensemble du personnel de l'établissement, la gestion des réservations des déplacements des collaborateurs et des personnes extérieures invitées par l'Institut français, du paiement en ligne de ces dépenses via une carte bancaire et de la valorisation des ordres de mission ou des lettres de mission qui s'y rattachent en la conformité́ avec la législation, notamment les règles de comptabilité́ budgétaire et de commande publique applicables à l'Institut français, ainsi que les procédures internes. Il ou Elle aura également en charge l'établissement de tableaux de suivi de ces dépenses. Le Chargé de mission voyage ou la chargée de mission voyage assure principalement le lien entre l'agence de voyage (marché interministériel) et l'Institut français, notamment pour les commandes de déplacements groupés. Une réorganisation interne est actuellement en cours de finalisation et pourra éventuellement faire évoluer le poste publié à la marge.

Le chargé de mission ou la chargée de mission analyse et réalise les projets/missions inscrits sur les plans d'action relatifs aux décisions prises dans un domaine précis grâce à l'expertise technique requise dans son domaine, en veillant au respect des contraintes de temps et de budget. Il ou elle est responsable de l'atteinte des objectifs qui lui sont fixés et de la fiabilité et du suivi des résultats et du suivi des résultats, dans le respect des orientations stratégiques définies par sa direction.

**Activités principales**

Il ou elle:

- collecte, centralise et exploite les éléments lui permettant de suivre l'exécution du budget par opération sur le périmètre confié et est associé(e) à la création en amont des codes analytiques correspondant ;
- collecte, centralise et exploite les éléments lui permettant de vérifier les ordres de mission ;
- procède à la recherche de tarifs comparatifs (moyens de transport, hébergements) et sélectionne ceux qui sont le plus en adéquation avec les demandes faites par les équipes métier avant toute réservation en ligne et mise en paiement ;
- assure le paiement en ligne de toute réservation en utilisant la carte bancaire qui lui est confiée à cet effet ; effectue les modifications de billets de transport et d'hébergement le cas échéant ;
- procède au contrôle des pièces et à la saisie, dans la mesure du possible, de tout objet de gestion lié dans le logiciel budgétaire et comptable Elap et en assure le suivi et la parfaite correspondance avec les informations financières contenues dans la base de données FileMaker (FM) par une actualisation si possible en temps réel ;
- plus particulièrement, évalue puis contrôle le montant des indemnités journalières et autres frais liés dans le cadre des missions de l'ensemble de l'établissement (déplacements du personnel ou invitations de personnes extérieures) à l'initiative de l'Institut français et établit les documents et actes de gestion correspondant ;
- veille au rattachement de chaque objet de gestion, qu'il ou elle aura saisi, au marché́ public qui s'y rapporte s'il existe ;
- enregistre dans le répertoire dédié sur le réseau informatique toutes les pièces justificatives de dépenses et les attache en pièce jointes dans Elap à l'objet de gestion qui s'y rapporte, en veillant à respecter les consignes en termes de nommage et de classement ;
- établit un tableau de suivi des missions du personnel de l'établissement par direction (selon modèle déjà existant mais pouvant évoluer) ainsi que pour la Présidente et le DG de l'IF ;
- met à jour un tableau recensant le nombre de repas du personnel indemnisés lors de missions ;

**Activités transversales**

Il ou elle:

- collabo