Assistant(E) de Direction RH - Amiens, France - Université de Picardie Jules Verne

Université de Picardie Jules Verne

Entreprise vérifiée

Amiens, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**FICHE DE POSTE**

**ASSISTANT(E) DE DIRECTION RH**

**1. Identification du poste**:
**Localisation du poste**:
**UFR, Direction, Service **:Direction des ressources humaines (DRH)

**Localisation géographique **:Campus du Thil - Présidence

**2. Caractéristiques du poste**:
**Missions et activités**

Placé(e) sous l'autorité du Directeur des ressources humaines, l'assistant(e) de direction assiste le Directeur dans l'organisation de son activité et de celle de la direction. En outre, il/elle assure le secrétariat du Comité social d'administration d'établissement (CSAE) et de la Formation spécialisée santé, sécurité et conditions de travail (FS-SSCT) de l'UPJV, et est responsable du suivi du budget de fonctionnement et d'investissement de la Direction des ressources humaines (DRH). Il/elle peut par ailleurs assister le
Directeur Général Adjoint des Services du Pôle Ressources et Moyens (ReM).

**Activités principales**:
Secrétariat:

- Assurer l'accueil physique et téléphonique : transmettre les demandes aux services RH concernés et assurer le premier niveau de réponse aux questions soumises au DRH
- Gérer l'agenda du DRH
- Diffuser les informations RH transversales (via les listes de diffusion)
- Gérer le courrier entrant de la DRH (quotidien) : diffusion au sein des services
- Gérer le circuit des parapheurs de la Direction
- Rédiger des documents administratifs divers

Gestion des instances (CSAE et FS-SSCT):

- Convoquer et accueillir les membres
- Prendre des notes lors des séances et rédiger les comptes rendus dans des délais restreints

Suivi du budget de la DRH (fonctionnement et investissement):

- Gérer les commandes de fournitures et de postes informatiques de la DRH
- Saisir les bons de commande dans SIFAC et en assurer le suivi (service fait, etc.)
- Gérer les immobilisations (inventaires)
- Suivre la consommation du budget et en informer régulièrement le DRH
- Mettre en place des tableaux de suivi partagés

Missions transversales:

- Participer activement à la communication RH (mise à jour des informations du site, être force de proposition pour optimiser la communication interne et externe)
- Saisir les fiches « personnels hébergés » dans le SIRH (SIHAM)
- Apporter un soutien aux autres services de la Direction selon les contraintes et calendriers, en cas de nécessité

**Compétences requises**

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires:
Fonctionnement des établissements d'enseignement supérieur et de recherche,
Organisation et fonctionnement des administrations intervenant dans le système éducatif et la recherche (Rectorat, EPSCP, Ministères, etc.)
Organisation et fonctionnement des services, composantes, unités de recherche de l'UPJV
Connaissance générale des statuts, règlements et procédures de gestion des personnels de la fonction publique et plus spécifiquement de l'enseignement supérieur et de la recherche

Savoir-faire opérationnels/techniques:
Parfaite maîtrise des logiciels bureautiques courants (Pack office),
Maîtrise des différents systèmes de diffusion d'information (listes de diffusion, Cloud, KSUP, etc.)
Qualités rédactionnelles y compris maîtrise des règles de rédaction administrative
Capacité à s'approprier des outils spécifiques à l'activité (SIFAC, SIHAM, Ksup, etc.)

Savoir-être:
Sens absolu de la discrétion,
Rigueur et organisation
Sens du relationnel et de la communication
Capacités d'adaptation
Polyvalence
Capacité à travailler dans l'urgence
Gymnastique intellectuelle permettant de passer rapidement d'un dossier à un autre
Autonomie
Capacité d'adaptation

**Contraintes particulières**

Le(la) secrétaire exerce ses missions en grande autonomie dans une relation de confiance avec le DRH et les collaborateurs internes.
Les horaires peuvent être susceptibles de varier selon les contraintes.
La charge de travail peut être forte à certaines périodes de l'année.

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 12 mois

Salaire : à partir de 1 710,00€ par mois

Programmation:

- Périodes de travail de 8 heures

Formation:

- Baccalauréat / Niveau bac (Exigé)

Expérience:

- Fonction publique: 1 an (Exigé)

Lieu du poste : Un seul lieu de travail

Date de début prévue : 15/02/2023