Gestionnaire Administratif-ive - Orsay, France - Université Paris-Saclay

Université Paris-Saclay

Entreprise vérifiée

Orsay, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Employer
- Née de la volonté conjuguée d'universités, de grandes écoles et d'organismes de recherche, l'Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s'exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l'Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l'esprit critique, l'agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L'Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d'une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations..._
- Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité_
- De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l'Université Paris-Saclay.
- Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
- Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
- Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Position
Mission du service / positionnement hiérarchique : Le Département des Sciences de la Terre a pour mission de développer les activités de la discipline dans les différentes missions de l'UFR:

- La formation initiale et continue
- La recherche et la technologie
- La valorisation des résultats de recherche
- La diffusion de la culture et l'animation scientifique et technique
- La coopération internationale

Missions principales de l'agent.e:

- Secrétaire du Département des Sciences de la Terre
- Traiter tous les dossiers administratifs, juridiques et financiers du Département et vérifier leur régularité.
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (vacataires/étudiants/fournisseurs)
- Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
- Informer le personnel sur toutes les démarches administratives et être le référent des Sciences de la Terre pour les services de l'UFR
- Assurer une liaison avec les services du campus pour les entretiens et travaux
- Réaliser les comptes rendus du conseil de département et toutes réunions en lien avec les formations du département.
- Gestionnaire des filières d'enseignement (L et M en Sciences de la Terre, CAF Union) et du Département
- Gérer les crédits enseignement, les stages de terrain et les services communs UMR 8148 GEOPS - Département, relations avec les services financiers de l'UFR et les autres départements
- Participer à la gestion administrative et financière des ressources humaines du département et des intervenants extérieurs, en lien avec le/la président(e) du département.
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou ressources humaines
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques)
- Gérer les véhicules administratifs du Département en lien avec le référent « stage de terrain ».
- Secrétaire de la CCUPS 35-36ème section

Profile
**Connaissance, savoir**:

- Modes de fonctionnement des administrations publiques
- Connaissance générale des règles et des techniques de la comptabilité publique
- Structurer et contrôler la légalité puis la régularité des opérations
- Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
- Techniques d'élaboration de document
- Culture internet
- Techniques de communication

**Compétences opérationnelles**:

- Savoir inscrire son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée.
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Travailler en équipe et en collaboration avec les