Assistant(E) de Chef de Service Pmi Et de La Petite - Noisiel, France - Département de Seine-et-Marne

Département de Seine-et-Marne

Entreprise vérifiée

Noisiel, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

La Seine et Marne compte 1.3 M d'habitants et constitue un des départements métropolitains ayant la plus forte croissance de population. Elle accueille les 2 dernières villes nouvelles françaises (Sénart et Marne-la-Vallée), une partie du pôle de Roissy et Disneyland Paris.

Elle comprend également de grands territoires ruraux et naturels avec deux Parcs Naturels Régionaux ainsi qu'un patrimoine mondialement connu avec, par exemple, la forêt de Fontainebleau et les châteaux de Vaux-le-Vicomte et Fontainebleau.

Sous la hiérarchie du Chef Administration Ressources, l'assistante apporte son soutien à ce dernier, sur l'ensemble de ses missions en matière d'organisation, de suivi de dossier, de gestion, d'information, de communication, de classement et d'accueil.

A ce titre, vous êtes en charge de:

- Assurer l'accueil physique et téléphonique du service
- Planifier et organiser les réunions et rendez-vous
- Réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques (comptes rendus, présentations, tableaux de bord...)
- Coordonner le secrétariat du service, accompagner les stagiaires et les agents saisonniers
- Apporter un renfort ponctuel auprès d'un autre secrétariat
- Assurer l'accueil de la MDS à tour de rôle
- Participer au plateau technique administratif
- Représenter le chef de service dans certaines réunions (information)
- Gérer la messagerie électronique, le courrier, les parapheurs et les documents.
- Venir en appui logistique aux agents du service:

- gérer les différents plannings (instances, astreintes, congés, absences),
- gérer les frais de déplacement,
- gérer les différents stocks (imprimés, commandes),
- effectuer le suivi des courriers signalés,
- accompagner les agents du service dans l'utilisation des outils informatiques et téléphoniques
- Diffuser les informations pertinentes pour le service
- Préparer l'arrivée des nouveaux agents (habilitations, matériels, etc.)
- Participer au plateau technique et aux réunions des secrétaires
- En l'absence du binôme:

- apporter un soutien à la secrétaire qui gère les assistants maternels,
- apporter un soutien à la secrétaire PMI / Planification

Vous présentez les connaissances et aptitudes suivantes:

- Connaissance en comptabilité publique
- Maîtrise de l'outil informatique
- Connaissance des services et prestations de la MDS et des partenaires intervenant dans le champs médico-social
- Accueil, information et orientation des usagers
- Savoir gérer une situation d'accueil difficile
- Maîtrise et présentation des écrits dans le cadre de la charte graphique
- Savoir gérer les agendas, les dossiers du service, les communications téléphoniques, les transmissions et en assurer le
suivi
- Aptitude à l'utilisation des logiciels métiers
- Etre rigoureux(se) et organisé(e)

Vous faites preuve de polyvalence, de réactivité et de transversalité avec un certain sens du service public, de l'accueil et de l'écoute. Vous avez une appétence pour le travail d'équipe également. Vous êtes en capacité de prendre du recul face aux situations sociales difficiles, et sans porter de jugements de valeur. Enfin, vous savez vous adapter en toute circonstances et êtes discret(e) sur les informations recueillies.
- Titres restaurant
- 25 CA et 24 RTT (sur la base de 39h hebdomadaires)
- Participation employeur à la Mutuelle et prévoyance
- Prestations sociales et COS