Assistant Administratif Du Secteur Secrétariat - Metz, France - Metz Métropole

Metz Métropole

Entreprise vérifiée

Metz, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

du poste

Filière : Administrative

Grade : Adjoint administratif ; Adjoint administratif principal de 2ème classe ; Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie du poste : C

Temps de travail : Temps complet

A compter du : 01/04/2024

Type d'offre : Vacance de poste

Mode de recrutement : Statutaire ou à défaut contractuel

**Missions**:
Au sein du Secteur Secrétariat Particulier et Protocole du Secrétariat Général, votre rôle consiste à:

- Accueillir, renseigner et orienter les interlocuteurs
- Effectuer le traitement du courrier, le suivi des parapheurs et veiller à la circulation de l'information
- Apporter une assistance administrative
- Organiser les agendas des Directeurs, de la Cheffe de Cabinet et des Collaborateurs de Cabinet

**Activités principales**:
**Accueillir, renseigner et orienter les interlocuteurs**
- Effectuer l'accueil téléphonique et physique du Cabinet
- Filtrer les appels et transmettre les messages
- Alerter sur les situations sensibles

**Effectuer le traitement du courrier, le suivi des parapheurs et veiller à la circulation de l'information**
- Traiter le courrier arrivé (en assurer le tri, l'enregistrement, la distribution et le suivi)
- Effectuer le suivi des parapheurs (en assurer le tri, l'enregistrement, la distribution et le suivi)
- Renseigner les services et directions sur l'état de traitement des dossiers en instance
- Garantir la transmission et la circulation des informations au sein du Secteur et du Cabinet, vers les services et directions

**Apporter une assistance administrative**
- Rédiger des courriers et autres documents administratifs
- Etre force de proposition lors des réunions agenda
- Constituer des outils de suivi et des bases de données et les tenir à jour
- Classer des dossiers et assurer le suivi des archives
- Gérer les fournitures

**Organiser les agendas des Directeurs, de la Cheffe de Cabinet et des Collaborateurs de Cabinet**
- Gérer les demandes de rendez-vous et les interventions
- Planifier les réunions et les réservations en conséquence
- Inscrire les rendez-vous et les invitations sur l'agenda

En outre, vous assisterez ponctuellement le Protocole dans l'organisation de manifestations

**Compétences requises**:

- Disposer d'une bonne expression écrite et orale
- Maitriser les techniques de secrétariat
- Maitrise des outils bureautiques (Pack Office, Outlook)
- Faire preuve de dynamisme, autonomie, et rigueur
- Faire preuve d'aisance relationnelle et savoir s'adapter aux différents interlocuteurs.
- Faire preuve de discrétion et de confidentialité
- Savoir anticiper et identifier l'urgence.
- Adaptabilité et flexibilité des horaires de travail au regard de l'activité du secteur

**Conditions de travail**:

- Temps de travail:

- Horaires dynamiques
- 27 de congés annuels + 23 jours de RTT par an
- Rémunération:

- Rémunération + primes annuelles (13e mois, complément de rémunération...)
- Autres avantages:

- Transport:

- Parking gratuit et local vélo
- gare ferroviaire et routière à proximité du bâtiment
- Participation de la collectivité aux frais liés:
>aux transports en commun (75% de l'abonnement)
>à la couverture mutuelle et prévoyance
- Adhésion PLURÉLYA : Accès à une offre de prestations d'actions sociales et culturelles de qualité (vacances, loisirs, grands événements, scolarité, aides financières,)
- L'Eurométropole de Metz encourage la diversité et l'égalité des chances. Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap._

Lieu de travail : Maison de la Métropole - 1 Place du Parlement de Metz 57000 METZ