Gestionnaire événementiel - Paris e, France - Sorbonne Université

Sorbonne Université

Entreprise vérifiée

Paris e, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Libellé de Fonctions** : Gestionnaire Evènementiel

**Catégorie** : B

**Corps** : Recherche et Enseignement Supérieur - Technicien

**BAP** : Gestion et Pilotage (J) - J4C42 - Technicien en gestion administrative

**Mission**:
Sous l'autorité du/de la Responsable Développement Commercial du SEP, le/la gestionnaire événementiel contribue au développement commercial de l'activité du SEP. Il/Elle assure le suivi administratif et commercial des dossiers, en relation directe avec les clients internes et externes, et en étroite collaboration avec la cellule « Exploitation » du SEP, le cellule « Gestion de projet événementiel » et les équipes logistiques et techniques des sites concernés.

**Activités principales**:

- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur sur les espaces et leur disponibilité et les prestations offertes par le SEP
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers): visite de repérages, accueil des organisateurs, rendez-vous commerciaux
- Instruire les dossiers de réservation d'espace en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière (réception et traitement des demandes de réservation, gestion des devis, conventions, et autorisation spécifiques, réception des documents, etc.)
- Gérer le(s) planning(s) de réservation des espaces et contrôler les échéances
- Participer à la gestion administrative et financière en appliquant les procédures dédiées (création des brouillons de facture, suivi des recettes, relance, création de comptes clients, dépôts des dossiers en facturation)
- Organiser, alimenter, mettre à jour la base de données clients relatives à l'activité événementielle
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif et financier
- Soutenir le/le Responsable Développement commercial dans la stratégie de promotion et de valorisation des espaces gérés et exploités par le SEP

**Encadrement**: NON

**Profil recherché**

**Diplôme exigé**
- Baccalauréat minimum, BAC +2 souhaité
- Domaine de formation : secrétariat, gestion administrative, assistanat commercial

**Connaissances**:

- Modes de fonctionnement des administrations publiques
- Politiques, dispositifs et procédures propres à la valorisation des espaces dans un établissement public d'enseignement supérieur
- Environnement et réseaux professionnels
- Techniques d'élaboration de documents
- Culture internet
- Techniques de communication
- Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

**Compétences opérationnelles**:

- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Travailler en équipe et en réseau
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (maîtrise du Pack Office, connaissance de SIFAC / SAP, connaissance de logiciels métiers type GPS ou Ungerboeck)
- Mettre en œuvre une démarche qualité

**Compétences comportementales**:

- Sens relationnel (diplomatie et accueil)
- Sens de l'organisation et méthodologie
- Rigueur / Fiabilité
- Aptitude à travailler en équipe et dans un environnement complexe
- Curiosité

**Niveau d'études minimum requis**
- **Niveau** Niveau 4 Baccalauréat

**Documents à transmettre**
Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

**Personne à contacter**

**Qui sommes-nous ?**

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC. Déployant ses formations auprès de étudiants dont 4 700 doctorants et étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université dispose d'un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions. Sorbonne **Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine **qui disposent d'une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l'université dans leur périmètre sur la base d'un contrat d'objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l'université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

**Présentation de la Direction**:La Direction Patrimoine et Logistique (DP&L) met en œuvre la stratégie im