Assistant Gestionnaire - Paris e, France - Sorbonne Université

Sorbonne Université

Entreprise vérifiée

Paris e, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Qui sommes-nous ?**

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC. Déployant ses formations auprès de étudiants dont 4 700 doctorants et étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€. Sorbonne Université dispose d'un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions. Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d'une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l'université dans leur périmètre sur la base d'un contrat d'objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l'université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

**Présentation de la direction**: La direction de la recherche et de l'innovation (DR&I) est responsable de la mise en œuvre de la politique de recherche et d'innovation de l'université et participe à son élaboration de cette politique en apportant des informations consolidées, des expertises et des analyses.

**Présentation du service **:Au sein de la DR&I, le département de soutien aux politiques de recherche a en charge le suivi et l'analyse des activités de recherche, des accords institutionnels de l'université, et la gestion et l'animation des programmes transfacultaires et notamment les instituts et initiatives pluridisciplinaires. Il assure également le fonctionnement général de la direction : recrutements, suivi et évolution de ses personnels, élaboration et réalisation de son budget. Ce département est composé de deux bureaux : « appui au pilotage et suivi des projets transverses » et « budget et RH de la DR&I ».
- **Vos missions en quelques mots**

**Mission**:
Réaliser des actes de gestion administrative dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière et/ou comptable afin d'accompagner les instituts et initiatives de l'Alliance Sorbonne Université dans le succès de leurs missions.

**Activités principales**:

- Gérer les commandes d'achats : devis, bons de commandes, vérifications
- Organiser les déplacements et les missions : réservation de transport et d'hébergement, édition des ordres de mission, états de frais
- Préparer les conventions de financements/reversements et suivre leurs échéants
- Assurer un suivi régulier des budgets en élaborant ou remplissant des tableaux de bords : taux d'exécution, prévisions de dépenses
- Participer à l'élaboration des budgets annuels
- Gérer les commandes de ventes

Vous serez également amené.e à réaliser les tâches suivantes:

- Préparer les courriers et les documents, suivre le circuit des visas et des signatures
- Participer à la diffusion de l'information concernant les projets en interne et en externe
- Assurer l'interface avec les autres services administratifs
- Archiver des documents

**Outils spécifiques à l'activité**:

- Sifac, Smartdata, Lab&Co

**Encadrement : NON**
- **Profil recherché**

**Connaissances transversales requises**:

- Connaissance générale des techniques de gestion financière et de la comptabilité publique
- Utilisation des techniques de classement et d'archivage

**Savoir-faire requis**:

- Capacité à concevoir une organisation des dossiers, savoir trier et classer les informations
- Capacité à interagir avec des interlocuteurs variés (chercheurs, étudiants, fournisseurs )
- Capacité à hiérarchiser et à prioriser les demandes
- Capacité à comprendre les conventions pour s'adapter aux contraintes des financeurs

**Savoir-faire**:

- Maîtrise et utilisation des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
- Utilisation du logiciel SIFAC ou SAP
- Utilisation des outils de communication (messagerie, agenda électronique)

**Savoir-faire transversaux**:

- Informer et rendre compte à sa hiérarchie
- Rechercher l'information, la vérifier et la classer
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

**Savoir être**:

- Autonomie, méthode et rigueur
- Sens de l'organisation et de la coordination
- Aptitude à travailler en équipe
- Disponibilité, discrétion et confidentialité
- Sens du contact et des relations humaines
- Polyvalence et capacité d'adaptation

Type d'emploi : CDD
Durée du contrat : 12 mois

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien
- RTT

Programmation:

- Du lundi au vendredi
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