Chargé Des Gestions Centralisées Des Fournitures - Paris, France - Bibliotheque nationale de France

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Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 3 jours

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Référence du poste **:3174
- **Sites **:François-Mitterrand Quai François-Mauriac Cedex Paris
- **Catégorie **:B
- **Groupe emploi **:2B
- **Famille **:Administration gestion
- **Emploi de référence**: Chargé de gestion (ressources humaines, financière, juridique)
- **Durée du contrat **:3 ans
- **Fondement du contrat **:L332-1
- **À pourvoir à compter du **:02/01/2023

**Missions et activités permanentes**: La Bibliothèque nationale de France a parmi ses missions celle de conserver pour l'éternité un exemplaire de toute la production éditoriale française. Le département de la Conservation (DSC) est chargé de mettre en oeuvre cette politique.

Au sein de la cellule administrative et financière du département, sous la responsabilité hiérarchique du directeur du DSC, en collaboration étroite avec l'expert Préservation-Reliure, et les autres experts et services de conservation concernés, le chargé des gestions centralisées assure deux fonctions principales:
1) le suivi administratif et matériel des demandes et des mouvements des gestions centralisées du DSC:

- gestion centralisée des fournitures et matériaux de conservation (outils, équipements de protection, consommables, petits matériels, papiers, cartons, cuirs......)
- gestion centralisée des conditionnements de conservation (boîtes, pochettes...)

2) la préparation des commandes de réassort de matériels et de conditionnements, en concertation avec l'expert.
Dans ces fonctions, il est l'interlocuteur des services de conservation des départements de collections, comme des ateliers du DSC.
Responsable de la gestion de la base informatisée de gestion des stocks, il met à jour les états de stock en entrée et en sortie et prévient l'expert lorsque des achats spécifiques sont nécessaires. Il tient un document de suivi des consommations des ateliers et départements.
Il organise et supervise la gestion des stocks, de l'équipement et du rangement des locaux de stockage de la gestion centralisée. Quand les demandes sortent du cas ordinaire, il/elle les examine avec l'expert Préservation
- Reliure, détermine la suite à donner et en informe les départements.

En début d'année, il prépare l'état des stocks pour le bilan comptable de l'établissement
Le coordinateur pilote également le traitement des livraisons par les prestataires des commandes passées par lui et par l'expert Préservation
- Reliure. Il gère les contacts et organise les livraisons des fournisseurs.

Il encadre fonctionnellement deux magasiniers/manutentionnaires et avec leur aide procède à la réception des livraisons, au déstockage, à la préparation et à la livraison des commandes en lien avec les services concernés.
Il veille au respect des règles d'hygiène et sécurité et à une organisation du travail respectueuse de la santé des agents manutentionnaires, appuyé par l'assistante de prévention.
Le coordinateur est également chargé de compléter les dossiers de commande GEODE pour les bordereaux d'enlèvement des lots, et les services faits de certains marchés.
Il est enfin chargé du suivi des matériels de restauration (machines), de leur inventaire et de leur élimination (destruction, remise au domaine) en appui des experts Préservation
- Reliure et Achats de prestations de conservation.

**Activités spécifiques**:

- En cas d'absence de la coordinatrice des commandes du DSC, il assure en relais la création et la gestion et suivi du dossier ordonnateur (DOR) dans la procédure dématérialisée de l'outil GEODE, et le suivi des pré-commandes au moyen du logiciel SIREPA (saisie des pré-commandes, gestion des fournisseurs, etc.);
**Compétences requises**:

- Connaissance approfondie de l'organisation et du fonctionnement de l'établissement
- Connaissance approfondie des règles et procédures administratives et de gestion
- Excellente maîtrise de la logistique
- Excellente maîtrise des outils informatiques nécessaires dans sa spécialité (bases Access puis Coswin, outils Geode et Sirepa...)
- Capacité à concevoir, mettre en place et utiliser des outils statistiques
- Savoir organiser son travail et celui de son équipe en fonction des contraintes, délais et priorités du DSC et de la DCO
- Rigueur, fiabilité, disponibilité, discrétion
- Bonnes capacités relationnelles, aptitude à coordonner le travail d'une petite équipe, et travailler avec des interlocuteurs internes ou externes
- Savoir communiquer, établir des bilans, et rendre compte de son activité
- Très bonne maîtrise des règles d'hygiène et sécurité au travail

**Contraintes spécifiques**: Travail majoritairement en local aveugle pour la gestion des magasins de fournitures.
- Délais souvent contraints, pression continue des ateliers et départements dont le travail dépend des fournitures et conditionnements