Gestionnaire Administratif Au Service Des Relations - Arras, France - Université d'Artois

Université d'Artois

Entreprise vérifiée

Arras, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

L'université d'Artois est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPCSCP)

créé en 1992. C'est une université pluridisciplinaire, implantée sur 5 sites : Arras, Douai, Béthune, Lens et Liévin.

Placée sous la tutelle du ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche, l'université d'Artois regroupe 8 UFR, 2 IUT et 17 équipes de recherche. Elle accueille étudiants et emploie un peu plus de 1 000 personnes. Elle est dotée d'un budget de 116 M€, dont 89 M€ de masse salariale et 7 M€ d'investissements.

Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité des relations internationales ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement du service ; Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes:

- Gestion de la mobilité des étudiants d'échange entrants (avant, pendant et après le séjour) dans le cadre de tous les programmes de mobilité internationale (Erasmus+, conventions bilatérales):

- Recrutement et animation d'un réseau de vacataires étudiants pour l'accueil et l'intégration des étudiants étrangers d'échange.
- Recrutement d'enseignants et organisation de cours de Français Langue Etrangère.
- Gestion des allocations Erasmus+ participants entrants dans le cadre des projets Erasmus+ Mobilité internationale de crédits.
- Gestion de la mobilité des personnels Erasmus+ entrants en mobilité d'enseignement ou de formation.
- Gestion en collaboration avec un autre agent de la convention d'hébergement de l'Université d'Artois avec le CROUS.
- Organisation et accompagnement de visites touristiques en groupes pour les étudiants d'échange entrants.

Activités principalement menées:
Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion de ses dossiers,

Saisir, mettre en forme des documents divers, les reproduire et les diffuser,

Suivre des dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés,

Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes,

Traiter et diffuser des informations internes et externes, à l'écrit comme à l'oral, concernant le fonctionnement du service et le domaine d'activité,

Appliquer la réglementation imposée dans le domaine d'activité des relations internationales,

Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes,

Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier. Classer et archiver des documents.

Assurer des tâches diverses selon l'évolution des activités du service et des besoins pour le fonctionnement du service, notamment en cas d'absence de personnel pour la gestion de la mobilité.

Rendre compte au supérieur hiérarchique direct du suivi et de l'avancé des dossiers.

**Connaissances**:
**ƒ**
- Environnement et réseaux professionnels (l'organisation et le fonctionnement de l'université et du service des relations internationales, système d'enseignement supérieur français ainsi que les principaux systèmes étrangers, géopolitique)

ƒ. Techniques d'élaboration de documents

ƒ. Techniques d'accueil téléphonique et physique

ƒ. Culture internet

ƒ. Techniques de communication - expression écrite et orale dans un contexte international

ƒ. Techniques générales de gestion administrative

ƒ. Connaissance des procédures propres aux missions du service et de l'agent (gestion des dispositifs de bourses de mobilité internationale pour les mobilités d'études et de stage ; gestion de la mobilité étudiante sortante hors-Europe)

***

**Compétences opérationnelles**:
***. ƒ. Accueillir et prendre des messages

ƒ. Accueillir les populations concernées

ƒ. Enregistrer et classer les documents

ƒ. Mettre en œuvre des procédures administratives

ƒ. Rédiger des rapports, des documents, des courriers

ƒ. Organiser le travail, gérer les priorités et urgences

ƒ. Savoir rendre compte

ƒ. Travailler en équipe

ƒ. Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

ƒ. Utiliser les outils bureautiques et réseaux de communication (messagerie électronique, etc.)

ƒ. Savoir s'exprimer en anglais (écrit principalement) et savoir traiter des documents en anglais

**Compétences comportementales**:
**ƒ**. Sens de l'organisation

ƒ. Rigueur

ƒ. Réactivité

ƒ. Sens relationnel, notamment dans le cadre des missions de service public et capacité d'écoute

ƒ. Curiosité intellectuelle capacité d'adaptation à l'évolution des missions du service

Contrat CDD en remplacement d'un agent en congé de longue durée

Rémunération brute mensuelle: eros