Responsable en Gestion Administrative Et - Mont-Saint-Aignan, France - Université de Rouen Normandie

Université de Rouen Normandie

Entreprise vérifiée

Mont-Saint-Aignan, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

La/Le responsable du pôle mutualisé en gestion administrative et financière exercera ses fonctions à l'IRIHS au service de 6 laboratoires sur 13 fédérés par l'Institut.

**3 laboratoires en** **SHS** : Centre de Recherches sur les Fonctionnements et Dysfonctionnements Psychologiques (CRFDP), Dynamiques sociales (Dysolab), Centre interdisciplinaire de Recherche Normand en Éducation et Formation (CIRNEF), Comptant 110 EC, 109 associés et 90 doctorants.

**3 laboratoires** **LSH** : Equipe de Recherche Interdisciplinaire sur les Aires Cuturelles (ERIAC), Centre d'Etudes et de Recherche Editer (CEREDI), Groupe Recherche d'Histoire (GRHis),

Comptant 143 EC, 113 associés et 154 doctorants. Partenariats avec les fédérations de recherche, les laboratoires extérieurs, et autres collectivités locales dans le cadre de multiples manifestations scientifiques.

**Votre métier**:

- Assurer l'animation et la coordination administrative et financière du pôle mutualisé et de l'institut. Réaliser la gestion financière du CEREDI en binôme avec la gestionnaire de ce laboratoire. Etablir et proposer les budgets des et contrôler leurs répartitions et leurs exécutions. Assister la responsable administrative de la structure dans les missions de pilotage.
- Encadrer, répartir et suivre la réalisation des missions de l'équipe du pôle mutualisé. Participer avec le/la gestionnaire aux AG des laboratoires, animer les réunions d'équipe.
- Interface avec la DRV, la DAF, la CFF et l'agence comptable, ainsi que les partenaires extérieurs : dans le cadre des missions, colloques, journées d'étude, soutenances de thèses, séminaires, secrétariat fonctionnel, contrats nationaux et internationaux.

**ACTIVITES ASSOCIEES**
- Assurer le soutien logistique des activités des laboratoires
- Prendre en charge les actes financiers
- Contrôler les opérations de dépenses et des tableaux suivis (une fois par mois)
- Contrôler les missions et accompagner chaque gestionnaire (selon les besoins mais au moins une fois par mois)

**Mission 1 **:Gestion Administrative
- Gérer les congés des gestionnaires du pôle sur OHRIS
- Réaliser les entretiens professionnels en collaboration avec la RA
- Participer à l'accueil et la mise en poste des nouveaux agents
- Participer et appliquer des informations internes et externes ainsi que les nouvelles procédures
- Classement et archives

**Mission 2 **:Gestion Financière
- Gérer et suivre les différents crédits des laboratoires (projets régionaux, nationaux, européens, colloques)
- Participer à l'élaboration du budget, mettre en place son exécution
- Préparer et présenter les états/bilans financiers en vue de leur justification
- Alerter à tout moment les ordonnateurs secondaires sur les incidences financières majeures
- Alerter les directeurs afin d'effectuer la certification de service fait
- Mettre en place une comptabilité analytique
- Participer à l'élaboration des demandes de subventions et des devis de prestations (utiliser les outils informatiques appliqués à la gestion financière (SIFAC)
- Établir les demandes de recettes
- Effectuer une consultation journalière des workflows pour la mise en conformité de la factureOrganiser et archiver la dématérialisation des pièces justificatives
- Appliquer la règlementation en vigueur concernant les Marchés Publics
- Établir différents tableaux de bords

**Mission 3 **:Soutien logistique aux activités des laboratoires
- Participer à la mise en place et suivi de l'organisation technique des différentes manifestations
- Suivre les inscriptions sur Paybox
- Établir un budget, gérer les dépenses et les recettes, établir les bilans financiers des colloques, journées d'études, soutenances de thèse

**Votre profil**:
**Savoir / connaissances**
- connaître l'organisation et le fonctionnement des structures et leur environnement
- connaissances budgétaires générales
- marchés publics, finances publiques
- connaissances générales de la gestion des ressources humaines
- techniques d'élaboration de documents, de communication
- réglementation en matière d'hygiène et sécurité (notion de base)

**Savoir-faire / compétences opérationnelles**
- Être force de proposition
- Suivre les orientations définies par la direction de la structure et par les directions des laboratoires, savoir rendre compte
- Mettre en œuvre de nouvelles procédures
- Être autonome en sachant organiser son activité en tenant compte des échéances et des contraintes, s'adapter et prendre des responsabilités
- Gérer les budgets
- Exécuter et suivre les dépenses et recettes
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
- Travailler en équipe, savoir communiquer

**Savoir être / compétences comportementale**
- Respecter la confidentialité des données financières
- Respecter la confidentialité, savoir faire preuve de discrétion
- Être ré