Assistante Administrative - Amiens, France - BTP CFA PICARDIE

BTP CFA PICARDIE

Entreprise vérifiée

Amiens, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

BTP CFA PICARDIE, site d'Amiens (80), association loi 1901, 150 salariés, recrute un/une Assistante Administrative en CDD temps plein, poste à pourvoir rapidement dans le cadre d'un remplacement, jusqu'au 28 juillet 2023.

**Position dans la structure** : Sous l'autorité du Responsable de site

**Mission générale**:
Est en soutien du travail des autres collaborateurs et facilite ainsi la réalisation de leurs missions. Pour cela, il/elle assure, dans sa spécialité, une prise en charge des dossiers qui lui sont confié(e)s. De plus, assure la logistique des événements dont l'organisation lui est confiée. En contact avec les interlocuteurs de la structure, participe pleinement à son rayonnement et à la communication interne.

**1-Domaine d'activité : Organisation, Gestion et circulation de l'information**
- Met à disposition des collaborateurs de la structure les documents administratifs autorisés.
- En relation avec l'ensemble des collaborateurs de la structure et les personnes extérieures, répond à leurs demandes d'informations, et, le cas échéant, les oriente vers les personnes qualifiées pour répondre à des demandes complexes.
- Rédige et met en forme tout type de courrier, note, tableau, présentation.
- Effectue et organise le classement.
- Vérifie la réalisation des actions à mener, effectue les relances nécessaires.
- Organise et participe à la gestion logistique des événements et réunions organisés au sein de l'établissement.
- Assure la préparation des réunions internes et le secrétariat y afférent : Prépare l'ordre du jour et les dossiers, conçoit des supports visuels, rédige les comptes rendus.

**Finalité**:Assurer la circulation de l'information, la gestion du courrier et des dossiers, ainsi que la documentation**

**2-Domaine Activité : Information et communication externe / Développement et promotion**
- Contribue aux actions d'information et de communication de l'Association
- Contribue à toute action de développement et de promotion.

**Finalité : Assurer le rayonnement de l'apprentissage, des métiers et de la structure au sein de son environnement.**

**3-Domaine Activité : Organisation administrative et logistique**
- Assure la circulation du courrier : distribution en interne, affranchissements
- Gère le courrier de son responsable hiérarchique et assure un suivi du traitement des courriers nécessitant une réponse.
- Assure l'accueil physique et/ou téléphonique de la structure.
- Participe à la rédaction des procédures administratives et logistiques et contribue à leur mise en œuvre et respect.
- Participe au suivi des conventions de formation, contrats d'apprentissage et de professionnalisation, prestations de formation continue.
- S'assure de la complétude des dossiers d'inscription des apprenants, de la prospection à la contractualisation.
- S'assure du suivi du retour des accords de financement des contrats d'apprentissage et de professionnalisation émanant des OPCO.
- Participe à un ou plusieurs processus liés à l'activité de sa structure : organisation, traitement, coordination, suivi et contrôle, production de notes d'information ou études chiffrées.
- Élabore des tableaux de bord de suivi, des échéanciers, des états statistiques.

**Finalité : Contribuer au respect des règles et procédures administratives et à l'adaptation des moyens.**

**Recrutement**
- Être titulaire d'un diplôme de niveau V avec spécialisation dans le domaine confié
- Expérience d'au moins 5 ans dans la fonction, notamment en PME
- Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels professionnels, connaissance d'YPAREO serait un plus
- Excellentes capacités de communication et de dialogue - empathie
- Rigueur, discrétion
- Qualités relationnelles et rédactionnelles
- Autonomie et capacité à anticiper et apprécier la charge de travail pour la planifier et à gérer les priorités et imprévus

Salaire annuel sur 12.8 mois. 6 semaines de congés payés et une semaine de RTT. Mutuelle entreprise.

SALAIRE NEGOCIABLE SELON EXPERIENCE.

Type d'emploi : Temps plein, CDD

Salaire : à partir de 1 753,50€ par mois

Programmation:

- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel