Secrétaire de Direction - Lyon, France - Université Grenoble Alpes

Université Grenoble Alpes

Entreprise vérifiée

Lyon, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Type de recrutement:
Poste ouvert en CDD
- Quotité de travail:
80%
- Niveau d'emploi:
C - ATRF - Adjoint Technique
- Durée du contrat:
Du 08 janvier 2024 au 07 janvier 2025
- Localisation:
CUEF
Bât. Stendhal bât principal (A-I,Z) 1180 Avenue centrale
38610 Gières

Présentation de la structure

Le centre universitaire d'études françaises (CUEF) est l'une des composantes de l'UGA

Il fonctionne sur un modèle économique spécifique (budget propre). Il se compose d'une équipe enseignante constituée d'une trentaine de personnes, et d'une quinzaine de personnels administratifs.

Le CUEF propose des formations en français langue étrangère (FLE), 11 mois sur 12, aussi bien hors maquettes que dans le cadre de DU ou à destination des étudiants internationaux de l'UGA en mobilité entrante.

Le CUEF met en place également des formations à destination d'enseignants et de formateurs de français langue étrangère ou seconde, sur site ou à l'étranger, dans le cadre de stages d'été de formation d'enseignants, ou en réponse à des demandes de missions de formation à l'étranger.

Le CUEF est centre d'examens pour le DELF, le DALF, le TCF, et est susceptible d'ouvrir des sessions du TEF à la demande pour des groupes spécifiques. Le CUEF est un centre labellisé 3 étoiles aux 5 domaines (formation, enseignants, accueil, locaux, gestion) qui lui confère un statut et une exigence de démarche qualité.

Missions principales

Rattaché(e) à la direction du CUEF (Direction, direction adjointe, direction administrative), la/le secrétaire de direction assure l'organisation administrative quotidienne de cette direction, au service d'une composante principalement tournée vers l'international, dans le respect du fonctionnement universitaire.

Activités principales
- Gestion administrative
- Constitution et suivi des parapheurs (attestations, conventions )
- Courrier, enregistrement des courriers dans un Chrono
- Classement, enregistrement et archivage des conventions
- Gestion des autorisations de sorties et lettres de recommandation
- Organisation des missions à l'étranger:

- Planification des missions : centralisation des demandes
- Demande de visas et constitution des dossiers
- Sélection et pré-réservation des hôtels et des horaires des moyens de transports en lien avec les missionnaires sur la plateforme du voyagiste
- Gestion de la messagerie direction (boîte partagée) et des agendas: Organisation de réunions, calendrier des absences
- Préparation et organisation des instances
- Constitution des dossiers
- Gestion des convocations, envois des ordres du jour
- Rédaction des comptes-rendus
- Gestion de délégations
- Organisation des accueils direction et logistique (stock de boissons, biscuits, café et goodies)
- Rédaction et envoi d'invitations
- Communication interne : Mail aux équipes et publipostage
- Référent qualité : Suivi des exigences du Label Qualité FLE

Compétences attendues
- Connaître le fonctionnement du CUEF et de son organisation administrative
- Très bonne maîtrise de l'anglais, oral et écrit
- Maîtriser les outils bureautiques : Word, Excel, Power Point
- Maîtriser l'utilisation de la messagerie électronique et Internet
- Savoir rédiger des actes administratifs et des procédures
- Savoir organiser la diffusion des informations
- Savoir organiser et planifier des événements
- Avoir le sens du service public
- Avoir le sens de l'organisation
- Avoir un esprit d'équipe

Conditions de diplômes

Sans diplôme

Rémunération

A partir de 1420€ mensuel brut et en fonction de l'expérience.
Vous percevrez en plus de votre salaire un régime indemnitaire d'un montant mensuel brut de 183,60 €.