Assistant(E) de Direction - Courbevoie, France - TotalEnergies

TotalEnergies

Entreprise vérifiée

Courbevoie, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Pays**

France

**Lieu de travail**

COURBEVOIE(PLD)-TOUR CBX(FRA)

**Société employeur**

TotalEnergies Renewables

**Domaine**

Assistance / Secrétariat

**Lieu**

92 - Hauts-de-Seine

**Expérience**

Minimum 6 ans
- Appuyez sur les touches espace ou entrée pour alterner la visibilité de la section.- Maitrise courante du français et de l'anglais
- Expérience de 5 ans minimum dans un rôle d'Assistanat de Direction au sein d'un environnement international
- Connaissance poussée des logiciels Word, Excel et Powerpoint
- Excellentes qualités rédactionnelles
- Méthode, rigueur, fiabilité, écoute, et sens du service client
- Polyvalence, autonomie, esprit d'équipe, respect de la confidentialité et bonne communication
- Attitude proactive et positive

**Activités**
- Appuyez sur les touches espace ou entrée pour alterner la visibilité de la section.**Assistanat**:

- Accueil visiteurs
- Gestion et coordination des agendas, notamment la gestion de l'agenda du VP
- Coordination des réunions propres à la direction et en interface avec les autres BU / entités externes
- Organisation événement commun type séminaires, team building
- Organisation réunions (commande pause, plateaux, salle...)
- Impressions des dossiers des comités REN
- Gestion et suivi de tous les visas (directeur + équipe avec impératifs des pays classés à risque)
- Gestion des dérogations en coordination avec l'équipe sécurité des pays concernés
- Rédaction et mise en signature des dérogations, lettres invitation, lettres mission
- Gestion des notes de frais
- Remplacement de l'assistante du SVP REN lorsque de besoin

**RH : Gestion des arrivées et départs des collaborateurs, stagiaires et prestataires**
- Création/ suppression des badges d'identité / prolongation de badge et différents comptes des collaborateurs/ accès aux tours TotalEnergies et RIE
- Accompagnement et intégration des nouveaux arrivants, y compris pour l'IT (demande de création de compte informatique, demande de matériels et logiciels,)
- Gestion des listes de distribution et accès aux dossiers partagés
- Restitution postes (auprès du kiosque de Coupole) et suppression des accès lors des départs

**Office management / divers**:

- Commande diverses fournitures, Signalement des problèmes de maintenance de tout ordre sur un portail dédié
- Courriers (roulement entre les assistantes)

**Administrateur de l'outil voyage et note de frais**:

- Création des profils utilisateurs (fiche identité, centre coût, ligne hiérarchique)
- Descente des nouveaux centres de coût sur Treck
- Signalement de tous les incidents Treck auprès du département voyage et en assurer le suivi et l'issue
- Organisation déplacements complexes

**Contexte et environnement**
- Appuyez sur les touches espace ou entrée pour alterner la visibilité de la section.Contexte de fort développement de l'activité avec une croissance soutenue des effectifs.
- Capacité à coordonner des agendas avec des entités externes.

***

**REN is TotalEnergies**' Division in charge of the development, construction, O&M, asset management and financing of renewable projects: large and small scale (distributed generation) solar, onshore and offshore wind, off-grid energy, storage.
Its strategic objective is to accumulate 35 GW by 2025, 100 GW of operational renewables by 2030 (end of April 2023 baseline : 18,2 GW)
Given this ambitious growth agenda, the rapid pace of operations, and the regular changes, agility and fast-learning are imperatives:

- To deliver the objectives of top management
- To continue capturing market opportunities
- To hone our innovation capacities
- While industrializing processes and streamlining our organization