Administrative Assistant - Paris, France - Tiffany & Co

Tiffany & Co

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Position**:
L'assistant(e) administratif(ve) fournit un soutien administratif et de projet aux vice-présidents EMEA. Cela comprend la gestion du calendrier, la planification des voyages, la préparation des rapports, de la correspondance et des présentations, ainsi que d'autres activités administratives visant à soutenir efficacement les performances des dirigeants et de leurs équipes respectives. L'assistant dirige et/ou collabore au processus de gestion budgétaire pour les différents départements. Il est également responsable de la coordination efficace des détails et de la logistique relatifs aux événements internes et externes de chaque département. Évaluer les moyens de communication établis et faire des recommandations pour les optimiser.

Gestion administrative
- Déterminer et attribuer les priorités en matière d'horaires sur la base d'une compréhension élevée du contexte commercial afin de prendre des décisions éclairées concernant la disponibilité des VP, surveiller et contrôler le temps et le lieu.
- Tenir à jour les calendriers des VP et programmer les rendez-vous, réunions et autres engagements.
- Aider les vice-présidents à préparer et à envoyer par courriel la correspondance sortante.
- Organiser des plans et des itinéraires de voyage sophistiqués et détaillés.
- Traiter les frais de déplacement et les dépenses du département dans Concur
- Gagner du temps en lisant, recherchant et acheminant la correspondance. Rédige de la correspondance de routine et non routinière avec un minimum d'instructions.

Gestion des événements/réunions
- Responsable des réunions récurrentes, y compris les entretiens individuels avec les collaborateurs directs et les réunions de l'équipe de direction ; donner des instructions aux équipes des installations et des services informatiques et techniques pour s'assurer que les lieux de réunion (y compris le contrôle d'accès), tous les équipements et les besoins technologiques sont satisfaits en fonction des différents cadres et attentes des réunions.
- Trouver, identifier et gérer les fournisseurs préférés en fonction des attentes en matière de rentabilité. Coordonner les repas et les services de restauration pour les VP, le cas échéant.
- Diriger la coordination de toute réunion sur site ou hors site organisée par l'un des vice-présidents

Communication / Partenariat
- Responsable des réunions récurrentes, y compris les entretiens individuels avec les collaborateurs directs et les réunions de l'équipe de direction ; donner des instructions aux équipes des installations et des services informatiques et techniques pour s'assurer que les lieux de réunion (y compris le contrôle d'accès), tous les équipements et les besoins technologiques sont satisfaits en fonction des différents cadres et attentes des réunions.
- Trouver, identifier et gérer les fournisseurs préférés en fonction des attentes en matière de rentabilité. Coordonner les repas et les services de restauration pour les VP, le cas échéant.
- Diriger la coordination de toute réunion sur site ou hors site organisée par l'un des vice-présidents.

**Profil recherché**:

- 5+ ans d'expérience en gestion d'entreprise et de projet, avec un accent sur le soutien aux cadres de haut niveau dans des environnements fortement matriciels.
- Vous parlez couramment le français et l'anglais.
- Capacité à travailler avec différents logiciels : Zoom, Excel, PPT et Office 365.
- Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles
- Extrêmement organisé et orienté vers les détails. Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément avec aisance.
- Disponibilité et flexibilité pour s'adapter aux changements de calendrier dans le contexte d'une organisation mondiale opérant dans plusieurs fuseaux horaires (nationaux et internationaux).
- Expérience de la planification de tous les aspects de voyages d'affaires nationaux et internationaux complexes
- Solides compétences en matière d'analyse, de résolution de problèmes et de travail en équipe
- Capacité à gérer des informations et des questions sensibles et hautement confidentielles de manière fiable et responsable.
- Excellentes compétences en matière de communication écrite (structure, rapidité et précision), verbale et interpersonnelle.
- Capacité à respecter les délais et dans des situations de haute pression.
- Expérience du travail dans un environnement où le rythme est soutenu
- Sensible à la sécurité des personnes, des informations et des biens.

**Autres informations**
- Type Contrat : CDI
- Date de début : Septembre / Octobre 2023
- Localisation : Paris 9ème

Merci de nous envoyer votre CV en Anglais.The Administrative Assistant provides administrative and project support to the Vice Presidents EMEA. This includes calendar management, travel planning, preparation of reports, correspondence, and presentation decks; and other admini