Assistant de gestion - Paris, France - Hôpital Paris Saint-Joseph

Description

Localisation du poste

Site Hôpital Paris Saint-Joseph - 185 rue Raymond Losserand 75014 PARIS

La direction de la recherche et de l'innovation médicale (DRIM) est le service de soutien et de promotion des activités de recherche préclinique et clinique des Hôpitaux Paris Saint-Joseph et Marie Lannelongue. Cette direction est constituée de 2 départements, le DRC (Département de Recherche Clinique) et le DRP (Département Innovation et Recherche Préclinique). Au sein de ces 2 départements, les hôpitaux sont promoteurs de leurs propres études et participent aux études à promotions extérieures aussi bien académiques qu'industrielles. Les deux départements sont engagés dans une démarche Qualité et disposent de leur propre système de management de la qualité.

Dans le cadre du développement de son activité, la DRIM souhaite renforcer ses compétences en matière de gestion administrative et budgétaire de projets collaboratifs financés (par ex : DGOS, BPI, ANR, Europe), mais également autour d'une offre de service et de collaboration de recherche auprès d'acteurs de la filière des Dispositifs Médicaux.

Vos missions

L'assistant de gestion Recherche et Innovation a pour mission principale d'accompagner les membres de l'équipe projet pour tous les flux financiers sortants (achats) et entrants (subventions/surcouts) des études à promotion externe et interne gérées par le Département de Recherche Clinique (DRC) et le Département Innovation et Recherche Préclinique (DRP).

Il/elle apportera un soutien particulier au suivi budgétaire des projets pluriannuels financés (Europe, BPI, ANR, DGOS).

Il/elle apportera un soutien dans les actions de promotions et communication sur l'offre d'expertise « Dispositif médical » développé par la DRIM.

De manière générale, il/elle apporte un soutien administratif quotidien aux équipes de la DRIM.

Il/elle interagit avec le service des Achats et les services de la Direction Administrative et Financière (DAF) : Contrôle de Gestion, Facturation, Juridique.

Il/elle travaille sous la responsabilité hiérarchique du directeur de la DRIM et sous la responsabilité fonctionnelle des chefs de départements de recherche clinique et de recherche préclinique.

> Activités opérationnelles de support administratif et budgétaire :

Sous supervision des chefs de départements du DRC et DRP :

• Saisie des commandes et des réceptions dans Qualiac,
• Suivi des demandes de remboursements et notes de frais en lien avec la recherche (publications, congrès)
• Gestion des litiges factures fournisseurs
• Maintien à jour de la base de données informatique et des tableaux de bord de suivi des dépenses
• Extraction des données de Qualiac pour contrôle des recettes et dépenses des projets

En collaboration avec le référent administratif et financier :

• Suivi des facturations liées aux financements des études à promotion interne ou externe
• Suivi budgétaire des projets pluriannuels financés (DGOS, ANR, BPI, Europe) et gestion des reportings financiers
• Suivi de l'affectation comptable des projets en lien avec la Direction Financière : création de CGR, affectation des dépenses et des recettes

> Activités opérationnelles Administratives

• Sous supervision des chefs de départements du DRC et DRP :
  • Réception, gestion et suivi des demandes de prestations
  • Gestion du circuit de signatures des conventions (directions, associations, services cliniques, etc...) référent signature électronique
• En collaboration avec les personnels des équipes projet
  • Traitement et suivi des documents électroniques et postaux relatifs aux études cliniques
  • Aide à la préparation administrative des dossiers
  • Tenue à jour des documents réglementaires des études, de leur mise en place à leur archivage
  • Mise à jour des tableaux d'activité et saisie sur les sites institutionnels

> Activités liées au développement et évaluation de Dispositifs Médicaux (« MALIC ») :

• Sous supervision de la responsable de projet MALIC
  • Participer à la mise en place d'un CRM et au suivi des contacts clients
  • Participation aux actions de communication et promotion des activités
  • Participation à l'accueil des étudiants ingénieur et à l'organisation des sessions de formation

> Participation à l'organisation et au développement de la DRIM

• Participe activement à la vie de la DRIM et aux réunions hebdomadaires avec les équipes
• Propose des actions d'amélioration d'organisation et participe à la modernisation des outils métiers
• Participe à la promotion et à la gestion des espaces d'accueil des partenaires académiques et privés

Vous évoluez dans un environnement stimulant basé sur un management de proximité. Une fondation qui s'engage pour ses salariés par la formation et l'évolution professionnelle, une fondation qui encourage la diversité sous toutes ses formes en recrutant et reconnaissant tous les talents.

Votre profil

• Formation comptable et/ou administrative
• Connaissances en matière de suivi financier de projet : budget, devis, facturation
• Capacité d'interagir en anglais à l'écrit
• Connaissance des outils de comptabilité (Qualiac)
• Maitrise d'Excel
• Connaissance des outils bureautiques (Microsoft Pack Office)
• Capacité de communication avec les différents métiers
• Rigueur, organisation, motivation, fort esprit d'équipe, autonomie, proactivité et adaptabilité

Une rémunération attractive

• Une rémunération fixe au-delà des grilles conventionnelles qui valorise l'évolution de vos compétences et votre engagement tout au long de votre carrière
• Des possibilités de rémunération variable significatives : journées supplémentaires à 150% du taux horaire, heures de nuit majorées, primes...
• Régime prévoyance et de frais de santé avantageux : mutuelle avec option de base gratuite, options améliorées à tarifs préférentiels
• Remboursement du titre de transport à 75% et co-financement de la mobilité douce, un parking salariés à conditions privilégiées
• Un Comité Social et Economique offrant une large palette d'avantages : chèques vacances, cadeaux de Noël, locations mer et montagne à prix préférentiel...

Une réelle politique d'évolution de carrière

• Un parcours d'intégration personnalisé : journée d'intégration institutionnelle, tutorat au sein du service, dispositif d'accompagnement de votre montée en compétences
• Investissement important sur la formation : notre campus formation santé vous accompagnera tout au long de votre parcours professionnel dès votre intégration en proposant une offre de formation diversifiée et innovante

Une attention particulière portée à la qualité de vie au travail

• Une annualisation du temps de travail au service d'un meilleur équilibre vie privée/vie professionnelle
• Un restaurant d'entreprise avec possibilité de paniers repas
• Un cadre de travail privilégié : espaces verts, bulle « du personnel » (espace dédié au bien-être du collaborateur), salle de sport, bibliothèque
• Des places en crèches réservées
• Possibilité de logement sous conditions