Assistant Financier Et Administratif - Paris, France - Université d'Orléans

Université d'Orléans

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Établissement d'enseignement supérieur, l'Université d'Orléans est présente sur 7 sites en région Centre Val de Loire.

Elle compte étudiant.e.s, 141 diplômes nationaux, 2000 personnels et 24 unités de recherche.

**Mission**

L'agent a des activités mutualisées pour 50% au laboratoire CRJ Pothier et pour 50% au laboratoire Vallorem. Au CRJ Pothier, l'activité se porte essentiellement sur de la gestion des contrats de recherche et au laboratoire Vallorem, l'activité principale se porte sur de la gestion administrative et le secrétariat avec en mission complémentaire l'accompagnement des parcours des doctorants. Sur les deux laboratoires, l'agent travaille également sur la gestion des organisations matérielle et logistique des manifestations scientifiques et sur la mise à jour des outils de communication.

**Activités principales**

**Au sein du laboratoire Vallorem**:

- Organiser techniquement et administrativement l'accueil des chercheurs, doctorants, stagiaires, chercheurs invités et partenaires(accès à la salle des doctorants et professeurs invités, ouverture d'une session informatique, ) ;
- Recevoir et gérer les informations orales et écrites (courrier, messagerie) ;
- Diffuser l'information en interne et en externe (messagerie, site Internet ) ;
- Répondre aux demandes d'informations des autres services de la composante et de l'extérieur ;
- Préparer les dossiers administratifs du laboratoire ;
- Organiser les conseils de laboratoire et en produire le compte-rendu ;
- Mettre à jour le calendrier des différentes manifestations du laboratoire ;
- Assister la direction dans la préparation des dossiers scientifiques (secrétariat, Tableau du suivi, organiser les visites des comités d'expertise du HCERES) ;
- Mettre à jour la liste des publications scientifiques des membres du laboratoire Vallorem, organiser et alimenter les bases de données (liste des enseignants-chercheurs, liste des doctorants ) ;
- Préparer le budget prévisionnel des manifestations ;
- Gérer les missions (réservation des transports et hébergements pour les intervenants à des manifestations, jurys de thèse, jury d'HDR ) ;
- Assurer un lien entre les membres des laboratoires, la gestionnaire financière de la Direction Recherche et Partenariat (DRP) et avec les fournisseurs ;
- Suivre les règlements pour la participation aux manifestations organisées par les laboratoires ;
- Organiser la logistique des manifestations, accompagner les enseignants-chercheurs, le séjour des intervenants, enregistrer les inscriptions, suivre la relation avec les éventuels fournisseurs (repas, goodies ) ;
- Réaliser des devis, bons de commandes, suivre les achats et la relation avec les fournisseurs ;
- Accompagner les parcours des doctorants en lien avec l'école doctorale : Assurer un appui logistique et orienter les doctorants (accès à la salle des thèses, demande d'ouverture d'une session informatique ) ;
- Organiser les soutenances de thèse et les ateliers doctoraux ;
- Gérer et mettre à jour le site Internet du laboratoire Vallorem (actualités, manifestations scientifiques, listes des publications ) ;
- Mettre à jour de l'actualité du laboratoire Vallorem sur les différents réseaux sociaux ;
- Créer et coordonner une lettre du laboratoire (semestrielle ou annuelle) ;
- Actualiser les bases de données et diffuser vers l'extérieur les informations relatives à l'activité du laboratoire.

**Au sein du CRJ Pothier**:

- Assurer la gestion administrative des recrutements opérés dans le cadre des contrats de recherche (vacataires, apprentis, stagiaires, ingénieurs d'étude, ingénieurs de recherche, post-doctorat ) en lien avec la DRP et/ou la DRH ;
- Maintenir et entretenir un contact régulier avec les différents interlocuteurs propres aux contrats (organismes financeurs, partenaires, services de l'Université (DRP, Service Partenariat et Valorisation Grand Campus) ;
- Servir d'interface et de relais entre les porteurs et les différents interlocuteurs ;
- Être en soutien à la gestion des contrats de recherche : aider au suivi et à la gestion des budgets pluriannuels propres aux différents contrats, en lien avec la Direction Recherche et Partenariats (DRP) et les porteurs de projets ;
- Gérer le budget des contrats dont le suivi financier n'est pas assuré par la DRP ;
- Etablir des devis et bons de commande en lien avec les différents contrats ;
- Être en soutien de l'assistante administrative du CRJ Pothier lors de la mise en place des manifestations et assurer si nécessaire un renfort physique sur place lors de certaines manifestations
- Aider au renforcement des outils de communication au service du laboratoire, en collaboration avec le service communication de la composante DEG et l'assistante administrative du CRJ Pothier.
- Favoriser la visibilité des travaux des chercheurs du CRJ Pothier à travers l'aide à l'enrichi