Assistant(E) Opérationnel(Le) - Grenoble, France - elegia-group

Description

**Service**:
Aménagement

**Responsable hiérarchique**:
Directeur de l'Aménagement

**L'entreprise**:
Principal aménageur en Région Auvergne Rhône Alpes, le groupe ELEGIA regroupe 4 entreprises publiques locales : Territoires 38, Isère Aménagement, SARA Aménagement et SARA Développement et plusieurs filiales immobilières ou d'aménagement (SAS, SCI, SCCV).

ELEGIA intervient sur l'ensemble du sillon Alpin dans les différents champs de l'aménagement et de la construction. Depuis les études d'opportunité jusqu'à la livraison des ouvrages et la commercialisation des biens immobiliers, nos équipes pluridisciplinaires accompagnent les décideurs locaux et les entreprises du territoire.

En 2021, ELEGIA a réalisé un chiffre d'affaires de 49,4 M€ HT et un chiffre d'investissement opérationnel de 104 M€ HT. Il compte aujourd'hui environ 95 collaborateurs.
Le territoire prioritaire d'intervention s'étend sur l'Isère et les départements voisins.

**Missions principales**:
Vous assurez le secrétariat de la Direction opérationnelle de l'aménagement et des chefs de projets ainsi que le suivi administratif des opérations, le suivi financier et l'appui à l'assistante financière tel que décrit ci-après.

**Responsabilités et activités**:
**Assurer le secrétariat des Chefs de projet et des Directeurs opérationnels**
- Assurer les relations téléphoniques et l'accueil de la direction opérationnelle ;
- Saisir et/ou rédiger tous documents ;
- Traiter le courrier entrant et sortant de la direction opérationnelle ;
- Gérer les agendas et les rendez-vous ;
- Organiser et préparer les déplacements et les réunions ;
**Assurer le suivi administratif des opérations**
- Etablir et suivre toutes conventions, toutes pièces et documents administratifs et techniques en lien avec le Chef de projets concernant les opérations et les nouveaux contrats de la Direction ;
- Assurer le contrôle et le suivi administratif des commandes gérées directement par la direction opérationnelle : réception des documents administratifs et techniques, vérification des pièces contractuelles, notifications des commandes.
- Assurer la gestion courante des opérations de la direction hors la passation et le suivi des marchés ;
- Assurer le suivi de l'établissement des CRACL sur les contrats de concession ;
- Suivre les dossiers d'assurance en lien avec le juriste marchés publics (apportant son conseil) ;
- Contribuer à la mise à jour des tableaux de bord des opérations.

**Assurer le suivi financier des opérations**
- Enregistrer, vérifier les factures, en lien avec le chef de projets pour les commandes gérées directement par la Direction ;
**Assurer l'intérim des assistantes opérationnelles**
- Assurer l'intérim des assistantes opérationnelles au sein des directions opérationnelles pour l'exécution des tâches courantes, en cas d'absence ou d'empêchement.

**Appui à l'Assistante Financière**

En lien avec l'Assistante financière et le Secrétariat Général,
- Préparer et éditer les facturations société en appui des chefs de projets ;
- Etablir et rédiger les demandes de subventions des opérations en appui des chefs de projets ;
- Etablir et constituer les dossiers des états de dépenses des opérations ;
- Etablir et constituer les demandes d'avance de trésorerie.

**Profil recherché**:

- De formation BAC +2, type BTS assistante de gestion, ou équivalent.
- Vous justifiez idéalement d'une expérience en gestion d'opérations d'aménagement. Une maîtrise des marchés publics serait un plus.
- Vous savez faire preuve de rigueur, de sens de l'analyse, d'agilité. Vous avez le goût des chiffres et une bonne maîtrise de l'outil informatique (traitement de textes et tableurs).
- Vous disposez d'un bon relationnel, le sens du contact et la capacité de travailler en équipe.