Assistant Administratif de Direction - Lyon, France - Lin. K

Lin. K

Entreprise vérifiée

Lyon, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Nous recherchons pour notre client spécialisé dans l'enveloppe du bâtiment un assistant administratif H/F. Rattaché à la responsable administrative, vous occuperez un rôle clé au sein de l'entreprise. Votre contribution sera essentielle pour assurer le bon fonctionnement des opérations administratives.

Missions principales:
Gestion Administrative de l'entreprise:

- Accueil physique et gestion du standard téléphonique,
- Gestion de l'adresse mail générale,
- Rédaction des courriers pour la direction,
- Gestion des déplacements,
- Envoi des agendas et cadeaux clients,
- Distribution du courrier,
- Gestion des interventions de maintenance: Copieurs, plombier, chauffagiste
- Commande des consommables et fournitures bureautiques

Traitement des demandes de devis / appels d'offres pour la préparation des dossiers à transmettre aux commerciaux:

- Demande par téléphone -> demande par mail avec photos, plan, détail de la demande pour transfert au service expert
- Téléchargement du dossier et enregistrement chrono devis,
- Impression des documents nécessaire et création du dossier Devis,
- Appels d'offres publics : préparation dossier administratif + mise en forme du mémoire technique + dépôt sur plateforme dématérialisée

Gestion des dossiers chantiers:

- N° enregistrement dans carnet de commande,
- Création de chaque dossier dématérialisé ainsi que du dossier papier,
- Préparation DPGF pour facturation,
- Préparation de la fiche de liaison pour le service comptabilité,

Suivi Administratif des chantiers:

- Signature par le conducteur de travaux + courrier d'accompagnement + enregistrement dossier info (DPGF + tableau) + copie pour dossier papier
- Suivi des retours Marchés de travaux / avenants signés,
- Suivi des retours PV de réception / levée des réserves signées,

Gestion des assurances pour le service sinistre:

- Attestations nominatives
- Déclaration de sinistres

Expertises:

- Réception convocations mail / courrier
- Enregistrement tableau suivi expertises et fiche de suivi
- Classement du dossier expertise dématérialisé et/ ou papier
- Recherche pièces marché aux archives si demandées par l'expert / SMABTP, envoi scan, archivage info

Gestion dossiers CRAC:

- Gestion de la Boite mail dédiée,
- Ouverture, suivi, règlement, classement avec logiciel sinistre sur Datacenter
- Archivage des dossiers

Vous êtes titulaire d'une formation Bac+2 en gestion PME et vous justifiez d'une expérience similaire dans l'environnement du bâtiment ou sur un poste en assistanat de direction.

Vous êtes doté d'un bon sens relationnel et faites preuve d'une excellente organisation avec la capacité de gérer les priorités.

Si vous vous reconnaissez dans ce profil, vous aurez l'opportunité de contribuer au succès d'une entreprise dynamique qui valorise le professionnalisme, l'esprit d'équipe et l'engagement.

Poste à pourvoir à 32h00 ou 35h00

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Primes 13eme mois et participation

Qui sommes nous ?

**Lin. K Accompagnement RH est un cabinet de conseil et de recrutement spécialisé dans les fonctions Tertiaire et Ingénierie.**

**Notre objectif est de vous accompagner efficacement dans vos projets. Notre processus de recrutement repose sur des pratiques transparentes et éthiques.**

**Nous recrutons une expertise, un savoir-faire, et également un savoir-être