Secretaire de Direction - Lyon, France - La Région Auvergne-Rhône-Alpes

La Région Auvergne-Rhône-Alpes

Entreprise vérifiée

Lyon, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Informations générales**:
**Entité de rattachement **:La Région Auvergne-Rhône-Alpes c'est prés de 2000 agents qui exercent dans les services administratifs et assurent leurs missions dans de nombreux domaines (Développement économique, Mobilités, Santé, Formation, Agriculture, Fonds européens, Aménagement du territoire, Culture, Sport...). Ils mobilisent ainsi, et au quotidien, un ensemble de compétences et de métiers divers et variés.

**Référence **:

**Catégories**:
C

**Rattachement hiérarchique**:
**DGA / Direction / Direction adjointe**:
Assemblées et relations aux élus

**Cadre statutaire du poste**:
**Cadre d'emplois**:
Adjoints administratifs territoriaux

**Grades**:
Adjoint administratif territorial

**Description du poste**:
**Contrat**:
Fonctionnaire, lauréat de concours ou personne en situation de handicap

**Missions et activités**:
Directement rattaché(e) au Directeur des Assemblées et des Relations aux Elus et à la responsable du Secrétariat Général des Assemblées, le (la) secrétaire de direction a pour mission principale d'assurer les travaux d'assistance administrative et de secrétariat pour le Directeur des Assemblées et des Relations aux Elus et pour la Secrétaire Générale des Assemblées.

Résidence administrative du poste : Lyon

**[...]**:
Dans le cadre de la direction vos fonctions sont les suivantes:

- Assurer l'accueil téléphonique : information des interlocuteurs avec un premier niveau de réponse, prise et transmission des messages, filtrage et orientation des appels, appels pour le compte du directeur, de la responsable du Secrétariat général des assemblées ;
- Gérer l'agenda du directeur et de la responsable du Secrétariat général des assemblées : prise de rendez-vous, gestion selon les priorités ;
- Organiser les réunions dans les aspects administratifs et logistiques : réservation de salle, réservation de créneaux dans les agendas électroniques des participants, accompagnement pour les personnes venant de l'extérieur (accès au stationnement ), préparation des dossiers de réunions en regroupant les pièces utiles ;
- Rédiger, mettre en forme, saisir des courriers, documents et notes ;
- Contribuer à la préparation et au suivi de dossiers particuliers ;
- Gestion des parapheurs et contribution à l'amélioration du processus ;
- Assurer un suivi quotidien des courriers entrants interne et externe, qu'ils soient soumis à l'attention du directeur ou pour traitement, via l'outil de gestion du courrier de la collectivité (ELISE) et via voie postale, contribuer à la fiabilité des informations saisies et suivre le circuit de gestion qui en découle ; contribuer à l'amélioration permanente du processus
- Organiser et gérer le classement et l'archivage de documents ;

**[...]**:

- Contribuer au suivi des procédures internes, rédiger des fiches de procédure ;
- Participation aux sessions d'AP/CP

En outre, vous êtes chargé(e)
- D'assurer la bonne circulation de l'information ;
- De contribuer à la gestion de bases de données partagées (fichiers de contact, tableaux de bord de suivi de parapheurs ).

D'assurer le rôle de relais GESTOR ;
De gérer les commandes de fournitures.

Les missions du poste sont susceptibles d'être ajustées en fonction des objectifs assignés à la direction.

**Compétences et particularités du poste**:

- **SAVOIRS et SAVOIR FAIRE**:

- Niveau bac+2 assistanats de manager
- Expérience dans le domaine du secrétariat, de préférence en secrétariat de direction
- Très bonne maitrise des outils bureautiques
- Bonne maitrise de l'orthographe et de la syntaxe
- Sens des priorités
- Capacité à adapter son discours en fonction de l'interlocuteur, et en ce sens contribuer à la bonne image de la direction
- Capacités d'organisation et d'adaptation
- Capacité à travailler de façon autonome
- **SAVOIR-ETRE**:

- Qualités relationnelles
- Réactivité
- Rigueur
- Discrétion
- Être force de proposition
- Disponibilité

**Personne à contacter**:
Frédéric MULLER

**Localisation du poste**:
**Localisation (Département)**:
Rhône - Siège - Lyon Confluence

**Lieu (Ville)**:
LYON

**Niveau d'études min. requis**:
2- Baccalauréat

**Niveau d'expérience min. requis**:
2-5 ans

**Autres précisions**:
15/09/2023