Ph6629 Secrétaire/assistante Des Responsables - Paris e, France - Université Paris Cité

Université Paris Cité

Entreprise vérifiée

Paris e, France

il y a 6 jours

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Rejoindre Université Paris Cité

Ancrée au cœur de la capitale, Université Paris Cité figure parmi les établissements français et internationaux les plus prestigieux grâce à sa recherche de très haut niveau, ses formations supérieures d'excellence, son soutien à l'innovation et sa participation active à la construction de l'espace européen de la recherche et de la formation.

Labellisée Idex depuis mars 2018, Université Paris Cité s'appuie sur ses enseignants, ses chercheurs, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques, ses étudiants, pour développer des projets scientifiques à forte valeur ajoutée, et former les hommes et les femmes dont le monde de demain a besoin.

Des sciences exactes et expérimentales aux sciences humaines et sociales, en passant par la santé, Université Paris Cité a fait de l'interdisciplinarité un marqueur fort de son identité.

Elle compte aujourd'hui étudiants, 7 500 personnels, 138 laboratoires, répartis au sein de ses trois grandes Facultés en Santé, Sciences et Société et Humanités et de l'institut de physique du globe de Paris.

Rejoindre Université Paris Cité c'est faire le choix de l'exigence et de l'engagement au service de valeurs fortes ; celles du service public, de la rigueur scientifique et intellectuelle mais aussi de la curiosité et de l'ouverture aux autres et au monde.

**RÉSUMÉ DU POSTE**

Gérer le secrétariat de la responsable et de son adjointe.

Présentation de la direction/structure d'accueil du poste

L'UFR de médecine fusionnée regroupe depuis Septembre 2020 l'UFR de médecine Paris centre et l'UFR de
médecine Paris nord. L'UFR forme des étudiants au métier de médecin, puis les accompagne tout au long de leur parcours professionnel. Outre les études médicales, la recherche, étroitement liée à la pédagogie et aux soins, elle contribue à l'avancée de la connaissance au service des patients.

Au sein de l'UFR, le service de la scolarité est composé de près d'une cinquantaine de
personnels, répartis sur 4 sites universitaires (Bichat, Villemin, Cordeliers, Cochin). La
responsable de la scolarité est assistée d'une adjointe et se déplace sur les différents sites.
Le poste de secrétaire sera situé sur le site des Cordeliers.

**DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS**
- Rédiger des courriers, documents administratifs et compte rendus de réunions, saisie et mettre en forme des

documents
- Gestion de l'agenda de la responsable scolarité et de son adjointe
- Interface avec les services planning, logistique, informatique, ingénierie pédagogique de l'UFR et la Direction

des études, de la Formation et de l'Innovation Pédagogique auprès des Responsables Scolarité et du Service
Scolarité
- Exploiter et mettre à jour des fichiers de données
- Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier
- Coordonner la mobilisation d'enseignants ou d'agents administratifs pour diverses échéances de l'UFR (ex:
Concours d'internat ECN)
- Veiller à la coordination de la diffusion d'information auprès des étudiants sur l'ensemble des formations

(Etudes de Médecine, Licences, Masters, formation paramédicales)
- Participer à la mise à jour du site internet et du calendrier général en ligne

Encadrement : non

Conditions particulières d'exercice

Néant

**PROFIL RECHERCHÉ**

**Connaissances**:
Communication écrite et orale
- Connaissance de base de l'environnement administratif, technique, scientifique de son domaine d'activité
- Filtrer et orienter les informations
- Réaliser un plan de classement
- Rédiger et mettre en forme des documents
- Communiquer en s'adaptant aux différents interlocuteurs internes et externes
- Maîtriser l'orthographe et la syntaxe

**Savoir-faire -** **Compétences opérationnelles**:
Organisation de la vie professionnelle de l'équipe de direction
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Suivi des projets et activités de la direction
- Accueil téléphonique et physique au secrétariat
Suite Office
- Agenda en ligne, type Gmail
- Outlook

**Savoir-être - Compétences comportementales**:
Discrétion, confidentialité
- Capacité d'organisation
- Capacité d'adaptation
- Sens de l'écoute
- Réactivité
- Capacité à travailler en équipe
- Diplomatie
- Rigueur
- Réactivité
- Disponibilité
- Sens relationnel
- Esprit d'initiative
- Polyvalence
- Dynamisme

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 10 mois

Salaire : 1 900,00€ à 2 200,00€ par mois

Avantages:

- Participation au Transport

Programmation:

- Du Lundi au Vendredi
- Travail en journée

Type de contrat:

- CDD

Expérience:

- Secrétariat: 1 an (Optionnel)

Lieu du poste : Un seul lieu de travail

Date de début prévue : 01/03/2023