Assistant de Gestion Administrative Saison Et - Puteaux, France - Mairie de Puteaux

Mairie de Puteaux

Entreprise vérifiée

Puteaux, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**_La Ville de Puteaux_**_ située dans les Hauts-de-Seine, habitants,_
- Accès par RER A - La Défense, Tram T2 et SNCF - Puteaux, à 7 km de Paris recrute pour son Conservatoire_
- Assistant de gestion administrative saison et action culturelle H/F_
- Cadre d'Emplois des Adjoints Administratifs ou Rédacteurs - Filière Administrative_

Au sein des équipes du Conservatoire de Puteaux et sous la direction du Responsable Administratif et Financier, vous aurez pour mission de gérer la logistique et la partie administrative des évènements pour la saison artistique professionnelle et les manifestations à vocation pédagogiques du Conservatoire, à savoir:
concerts professionnels/associatifs, spectacles de fin d'année, résidence d'artistes, accueil de productions, organisation d'interventions extérieures, masterclass, scènes ouvertes, conférence avant concerts, répétitions publiques, auditions élèves, congrès/festival. De plus, vous aurez en charge la gestion du planning événementiel annuel du Conservatoire en lien avec les équipes techniques.

Missions régulières:

- Accueil téléphonique et physique du public, artistes, agents, prestataires en lien avec les évènements;
- Gestion des contrats : interface avec les agents, gestion administrative (contrats, guso, );
- Régisseur d'avance suppléant : gestion des paiements des intermittents (artistes et techniciens) et gestion administrative qui en découlent ;
- Régisseur de recettes suppléant billetterie (Rodrigues);
- Déclaration SACEM, CNV, ASTP et SACD... ;
- Communication : création et dispatche des supports de communication, communication transversale et mail de rappels aux services municipaux partenaires;
- Gestion et communication transversales avec les services municipaux pour informations et instructions (billetterie, sécurité, restauration, entretien, CTM, Cabinet, service événementiel.);
- Coordination de l'organisation des spectacles élèves avec l'équipe enseignante;
- Suivi de la logistique et maintenance des instruments (location, accord...);
- Suivi du budget de la saison artistique;
- Reporting de l'activité à la direction.

Missions occasionnelles:

- Aide pour l'accueil et l'encadrement des élèves, familles;
- Inventaire des stocks alimentaires et goodies;
- Gestion de la préparation de loges;
- Reporting bilan annuel d'activité;
- Soutien aux artistes (séances de dédicaces, vente de CD...);
- Réservation de sites extérieurs au Conservatoire;
- Suivre les actions d'événementiel à l'échelle de la Ville ayant un en lien avec le Conservatoire.

Vous avez des connaissances du fonctionnement des établissements d'enseignement artistique et de spectacle vivant ainsi que de l'environnement des collectivités territoriales:
Savoir-Faire:

- Connaissance en rédaction de contrats;
- Bonne connaissance de la comptabilité publique;
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power point, Outlook);
- Adaptabilité aux progiciels (SEDIT, DUONET, RODRIGUE);
- Aptitude à la gestion de projets

Savoir-Etre:

- Autonomie, réactivité, diplomatie
- Capacité à anticiper, à s'adapter
- Sens de l'organisation et des priorités
- Aisance relationnelle et goût pour le travail en équipe
- Disponibilité

Des astreintes (nuit/week-end/jours fériés) sont à prévoir de façon ponctuelle sur le poste.