Assistant Des élus - Rennes, France - Département Ille-et-Vilaine

Département Ille-et-Vilaine

Entreprise vérifiée

Rennes, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

-Présentation
Le Département Ille et Vilaine recrute un.e assistant.e d'é pour un remplacement de 3 mois à pourvoir fin janvier, à Rennes, au sein du Cabinet du Président.
Celui-ci a pour mission de suivre les élus dans leurs missions respectives et d'accompagner la majorité départementale dans la réalisation de son programme.
Au cœur des décisions, il est en lien permanent avec la Direction Générale des Services et avec l'ensemble des services de la collectivité.
Aux côtés du directeur de cabinet, 4 conseillers politiques et techniques (un par commission et un en responsabilité transversale) et des assistantes d'élus.
Description du poste
Fonctions
L'assistant.e des Vice-présidents de la commission 4 (ressources humaines, finances, sécurité et moyens généraux) collabore et participe à la mise en œuvre administrative de la politique du Département.
apporte une aide permanente aux élus de la commission en terme d'organisation professionnelle, de réalisation de travaux informatiques, de communication, d'information, d'accueil, de gestion, suivi de dossiers et classement.
Missions générales
A ce titre, l'assistant.e des Vice-présidents de la commission est principalement chargé.e de:

- Organiser les rendez-vous, les plannings des é
- Hiérarchiser les activités en cours et les diverses sollicitations
- Suivre directement ou en lien avec les services du Département les demandes adressées aux é
- Préparer et organiser les réunions et rédiger les comptes-rendus
- Concevoir des courriers, rapports, notes, documents de présentation...
- Classer, trier et archiver les documents
- Instruire et suivre des dossiers professionnels (constitution, synthèse, mise à jour de fichier,...)
- Élaborer et mettre à jour des outils de suivi d'activité de la structure, des tableaux de bord
- Traiter une partie des informations du service (correspondance courante, y compris messagerie et affaires spécifiques)
- Suivre les courriers sur Post-Office.(Logiciels métiers)
- Organiser les déplacements des élus ou de membres de l'équipe
- Actualiser les informations professionnelles et réglementaires et en assurer la diffusion
- Planifier et organiser des opérations de communication, des manifestations événementielles
- Établir les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
Missions spécifiques
L'assistant.e travaille en binôme avec une autre assistante de Vice-présidents.
- Assurer la continuité du service public.
- Gérer les appels téléphoniques des demandes des élus du binôme.
- Participer aux permanences du secrétariat : assurer l'accueil téléphonique, filtrer les appels et les accueils physiques.
Spécificités du poste
Horaires variables et pics d'activité en fonction des obligations du service et des besoins des é
Liaisons fonctionnelles
- Contacts directs et échanges permanents avec les é qu' assiste
- Relations ponctuelles avec les services
- Contacts avec les autres collectivités et instances extérieures
Informations spécifiques offre Internet
- Recrutement contractuel
- Entretiens 2ème quinzaine Janvier 2023
- Des tests en lien avec les missions seront organisés au cours du processus de recrutement.
Document complémentaire
Profil requis
Connaissances
- Techniques de secrétariat (prise de notes, etc.)
- Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Principes rédactionnels de notes, courriers, compte rendu
- Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, Power Point,...) et appétence pour les logiciels métiers
- Connaissance de Post-Office souhaitée
- Prise en compte des mutations numériques (e-administration, dématérialisation, open data et RGPD)
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Organisation de la collectivité
- Contexte et enjeux de la collectivité
- Fonctionnement et rôle des autres collectivités territoriales
Formation
Niveau de diplôme
Aptitudes requises
- Rigueur et sens de l'organisation
- Réactivité et polyvalence
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Autonomie, prise d'initiatives
- Sens du travail en équipe
- Recherche et diffusion d'informations
Expériences
Expérience sur fonction similaire souhaitée
Niveau d'expérience
6 mois - 1 an
Informations complémentaires
Contacts
Pierre MORIN, Directeur de cabinet :
- Emmanuelle HEDIN, Chargée de recrutement :
Date de fin publication Web
11/01/2023