Secrétaire Des CrÈches Des Sites Henri-mondor Et - Reims, France - AP-HP Hôpital Henri Mondor

AP-HP Hôpital Henri Mondor

Entreprise vérifiée

Reims, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

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Description

**Descriptif**

GHU AP-HP Hôpitaux Universitaires Henri-Mondor
ETABLISSEMENT : CRECHES ANDERSEN, ARC-EN-CIEL 1 et 2 et PIPET
ADRESSE : 1, rue Gustave Eiffel, 94000 CRETEIL / 40 rue de Mesly, 94000 Créteil

TEL :
DATE DE MISE A JOUR janvier 2023
INTITULE DU POSTE
Secrétaire des crèches des sites Henri-Mondor et Albert-Chenevier (Pipet, Arc-en-ciel 1 et 2, Andersen)
METIER
Secrétaire
CODE METIER
45S300
GRADE
Adjoint administratif, AMA, Auxiliaire puéricultrice, ASHQ
STRUCTURE
POLE
INTITULE
DRH
- ____________________
ACTIVITE
Crèches du personnel hospitalier du GHU
SERVICE
PRESENTATION
Crèche du personnel Pierre Pipet, Andersen, Arc-en-Ciel 1 et berceaux)
- ____________________
COMPOSITION DE L'EQUIPE crèche Pipet (60 berceaux)
1 responsable de structure infirmière puéricultrice, 1 infirmière puéricultrice adjointe à la direction, 3 éducatrices de jeunes enfants, 20 auxiliaires de puériculture, 2 agents hospitaliers auprès des enfants, 1 agent logistique, 1 psychologue.
COMPOSITION DE L'EQUIPE crèche Andersen (60 berceaux)
1 responsable de structure infirmière puéricultrice, 1 infirmière puéricultrice adjointe à la direction, 3 éducatrices de jeunes enfants, 20 auxiliaires de puériculture, 3 agent logistique, 1 psychologue.
COMPOSITION DE L'EQUIPE crèches Arc-en-Ciel 1 (51 berceaux)
1 responsable de structure cadre infirmière puéricultrice, 1 infirmière puéricultrice adjointe à la direction, 2 éducatrices de jeunes enfants, 15 auxiliaires de puériculture, 3 agents hospitaliers auprès des enfants, 1 psychologue.
COMPOSITION DE L'EQUIPE crèches Arc-en-Ciel 2 (59 berceaux)
1 responsable de structure cadre infirmière puéricultrice, 1 infirmière puéricultrice adjointe à la direction, 3 éducatrices de jeunes enfants, 22 auxiliaires de puériculture, 1 psychologue.

LIAISONS
HIERARCHIQUE DIRECT (N+1)
Coordinatrice des crèches HMN-ACH ____________________
FONCTIONNELLES
Responsables et ajointes des crèches Pipet, Andersen, Arc-en-Ciel 1 et 2

ACTIVITES
La secrétaire seconde la coordinatrice des crèches HMN-ACH et les responsables des crèches dans leur travail administratif.
Missions Générales
Sous l'autorité de la Directrice des ressources humaines adjointe (N+2) et de la coordinatrice des crèches HMN-ACH en lien avec les responsables et adjointes des crèches, la secrétaire des crèches HMN-ACH participe au suivi administratif des crèches (centralisation des documents, suivi des indicateurs en crèche, facturation, participation active à l'organisation des commissions d'attribution de place).
Missions Permanentes
1. Accueil aux parents:

- Prise de connaissance et réponse et/ou orientation des mails (encadrements des crèches et/ou direction),
- Assurer un accueil téléphonique,
- Accompagner les familles sur l'espace famille,
- Communication, diffusion de l'information:

- Calendrier des activités,
- Rappel de l'agrémentation du planning dans Axelnet,
- Information en lien avec la section des enfants (situation sanitaire, alerte, conseil et accompagnement).

2. Facturation
Tous les mois l'encadrement des crèches effectue le saisi de la facturation. La secrétaire des crèches intervient en amont et a posteriori:

- Fiabiliser les plannings des enfants (vérification),
- Rééditer les factures lorsqu'il y a des rejets de facture (motifs A, C, H, F etc),
- Assurer la gestion des réclamations (contestation du nombre d'heures, des jours, etc) en respectant la doctrine mise en place à l'AP-HP,
- Faire le lien avec le siège en cas de problématique importante (saisie d'huissier).

En ce sens la secrétaire des crèches HMN-ACH est le référent facturation pour ces crèches.
3. Gestion du quotidien
- Gestion des plannings des parents dans axelnet (gestion des bons cadres, certificat maladie, congés etc),
- Vérification de tous les plannings des enfants au 15 du mois (date limite), relance aux parents (individualisé et/ou mailing),
- Suivi des présences journalières (pointage des parents et alerte en cas de problème),
- Remplissage et suivi des matrices du taux d'occupation (avec la coordinatrice),
- Appui aux procédures RH : diffusion des informations RH (CET, congé bonifié etc),
- Suivi des inscriptions et mise à jour des données.

4. Participation active à l'organisation des commissions d'attribution de place en crèche
- Prise des RDV pour les demandes d'inscriptions des accueils en crèche en lien avec les responsables de structure,
- Actualisation du tableau de demande de place en crèche en lien avec les directrices/adjointes des crèches et le service social du personnel,
- Participation à la l'organisation de la commission (4 commissions par an),
- Envoi et suivi des courriers d'accord/refus de place en crèche.

QUOTITE DE TRAVAIL
100%
HORAIRES DE TRAVAIL
Horaires de travail : décompte horaire sur la base de 7h30 par jour.
Détails : 9h00- 16h30

COMPETENCES REQUISES
SAVOIR FAIRE REQUIS
-