Gestionnaire de Scolarité - Nancy, France - Université de Lorraine

Université de Lorraine

Entreprise vérifiée

Nancy, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**FICHE DE POSTE
**FICHE DE POSTE / Intitulé du poste : Adjoint.e en gestion administrative scolarité du département PASS H/F
Date de la dernière mise à jour

Contexte de la dernière mise à jour Date de création

Numéro de version

**ETABLISSEMENT **:Université de Lorraine***
**SERVICE ou U.F.R. : département inter UFR Santé PASS**
**VILLE** : Vandoeuvre-les Nancy

**AFFECTATION MULTI-SITES POUR L'AGENT**: OUI /  NON (l'agent exerce son activité _a mínima_ sur 2
sites distincts)
Si oui, les citer:
**IDENTIFICATION DU POSTE
**Branche d'Activité Professionnelle (BAP)**: J
Emploi-type de rattachement (REFERENS / RIME / BIBLIOFIL) : J5X41 Adjoint-e en gestion administrative

**Catégorie**: A /** B / **** C**

**Quotité de travail **(exprimée en %): 100%

**Encadrement**: OUI /  NON
**Fonction du responsable hiérarchique direct : Responsable scolarité du département PASS**
**Identité du responsable hiérarchique direct : Lise TOSCHI
**PRESENTATION GENERALE**

**Description de la structure d'affectation**:
Le département PASS (Parcours Accès Santé Spécifique) est un département commun aux trois UFR de Santé

(faculté de Médecine, Maïeutique et métiers de la Santé ; faculté de Pharmacie ; faculté d'Odontologie). Le

département PASS, localisé sur le campus Brabois-santé, gère la scolarité des 950 étudiants du PASS et des

750 étudiants inscrits à la mineure Accès Santé rattachés dans les composantes hors santé dans les Licences

Accès Santé (L.AS) permettant l'entrée en 2ème année des études de Santé. Placé sous la responsabilité du

directeur du PASS et de la responsable scolarité du département, l'agent intégrera le service de scolarité du

PASS constitué actuellement de 2 agents.

**Description du poste**:
Au sein du service scolarité du département PASS, l'agent assure les missions d'adjoint.e en gestion de
scolarité.

**DETAIL DES MISSIONS ET ACTIVITES
**Mission 1 : Inscription des étudiants**:

- Inscrire les étudiants dans le logiciel APOGEE (formation interne possible)
- Editer les cartes d'étudiant

**Mission 2 : Assurer le suivi administratif des étudiants inscrits en L.AS**:

- Gérer les inscriptions pédagogiques : vérification du dossier étudiant.- Gérer les choix des filières des étudiants de L.AS

**Missions 3 : Organiser les épreuves écrites**:

- Préparer les rétroplannings
- Réserver les salles d'examen et de délibération (formation interne possible sur ADE)
- Envoyer les convocations aux enseignants pour la surveillance des examens
- Envoyer les convocations aux étudiants
- Centraliser les sujets d'examens
- Participer à la conception des sujets dématérialisés sur la plateforme dédiée

**Mission 4 : Organiser les épreuves orales**:

- Informer les étudiants et les enseignants
- Préparer les sujets d'épreuves pour les jurys
- Réserver les salles de soutenance

**Activités associées**:

- Traitement des demandes de reprographie (photocopies, brochure, etc )
- Accueillir physiquement et téléphoniquement les étudiants et enseignants
- Participer à des missions d'intérêt général en lien avec les acticités de la faculté
- Recueil de données pour répondre aux enquêtes ministérielles et/ou universitaires

**COMPETENCES LIEES AU POSTE**
- Posséder de bonnes qualités relationnelles et sens de l'accueil- Savoir écouter et travailler en équipe
- Être organisé(e) et rigoureux(se)
- Gestion du stress et adaptabilité
- Respecter la confidentialité***

**CONDITIONS ET CONTEXTE DE TRAVAIL**

**TEMPS DE TRAVAIL**:
**Pics d'activités possibles **: OUI / NON (si oui préciser les fréquences et périodes éventuelles)
Examens écrits décembre et mai, oraux juin
Commissions d'admission avril
Inscriptions juillet

**Modalités particulières de temps de travail (cf. règlement de gestion UL**) 

SANS OBJET Astreintes Permanences Horaires décalés Travail le weekend Travail de nuit
Travail pendant les périodes de fermeture

**En rejoignant l'Université de Lorraine, vous pourrez prétendre à**:
**RO**:

- 45 jours de congés annuels minimums- L'accès à des prestations d'action sociale (participation aux frais de transport, forfait mobilité

durable, aide pour la garde d'enfant(s) )- Des possibilités de développement professionnel en interne
- La possibilité d'avoir des jours de télétravail réguliers et/ou ponctuels

- **ITIONS ET CONTEXTE DE TRAVAIL