Assistant Pole Invitations-representations - Lyon, France - La Région Auvergne-Rhône-Alpes

La Région Auvergne-Rhône-Alpes

Entreprise vérifiée

Lyon, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Missions et activités**:

- Le pôle Invitations - Représentations du Président du Conseil régional Auvergne-Rhône-Alpes est en charge de solliciter les élus afin de représenter le Président sur le territoire d'Auvergne-Rhône-Alpes. Et de ce fait, d'assurer la coordination à la fois avec les organismes extérieurs et les services de la Région, afin de leur transmettre les éléments techniques et de contexte pour leur déplacement et intervention.**[...]**:

- Sous la responsabilité de la Chef de Cabinet et de la Responsable d'Unité, vous êtes chargé(e):

- **Missions**:
- Assurer l'accueil téléphonique du service
- Enregistrer, scanner les invitations et diffusion auprès des élus concernés par la thématique et les élus du territoire
- Gérer les demandes de représentation:

- contact avec les organisateurs pour prise de parole et déroulé de la manifestation,
- demande de notes auprès des services compétents,
- organisation, coordination et transmission des éléments pour les déplacements et

interventions des élus- rédaction de courriels en réponse aux invitations du Président
- Transmettre, et suivre les demandes d'arbitrage des invitations auprès de la direction du cabinet
- Effectuer les relances téléphoniques et écrites auprès des élus, des services et des organismes extérieurs (Mairies, Préfectures, Associations, Communautés de communes, Chambres Consulaires, lycées...)
- Assurer le suivi logistique des commandes de gerbes pour les Cérémonies Commémoratives et veiller au respect des règles protocolaires
- Validation des cartons d'invitations selon les usages protocolaires en lien avec la responsable d'unité

**[...]**:

- Rédiger des courriers pour les demandes d'indemnités des élus en lien avec la Direction des Assemblées et des Relations aux Elus puis validation auprès de la Chef de Cabinet.

**Relations fonctionnelles**:
- Remplacement ponctuel en cas d'absence de la responsable de l'unité
- Echanges fréquents avec les élus, élues et la direction du Cabinet

**Compétences et particularités du poste**:
**SAVOIR-FAIRE**:
- Maîtriser l'outil informatique : Sharepoint
- Maîtriser les techniques de secrétariat et de classement
- Maîtriser les techniques d'accueil, d'écoute, d'analyse et de reformulation
- Posséder une maîtrise rédactionnelle et une excellente orthographe
- Savoir gérer le caractère prioritaire des activités et des informations à transmettre
- Très bonne connaissance de la collectivité et des procédures administratives pour répondre aux diverses demandes des élus.

**SAVOIR-ETRE**:
- Réactivité
- Disponibilité
- Aisance relationnelle
- Bonne capacité d'adaptation
- Bonne culture générale et vif intérêt pour la chose publique
- Travailler de manière autonome et/ou en équipe et partager l'information
- S'adapter aux changements et aux diverses situations
- Organisation
- Discrétion, diplomatie et rigueur

**[...]**:
**_Poste ouvert aux fonctionnaires et / ou aux agents contractuels (articles L332-14, L332-8 du CGFP)._**

**Personne à contacter**:

- Frédéric MULLER

Localisation du poste

**Localisation (Département)**:

- Rhône - Siège - Lyon Confluence

**Lieu (Ville)**:

- LYON

**Niveau d'études min. requis**:

- 2- Baccalauréat

**Niveau d'expérience min. requis**:

- 2-5 ans

Autres précisions
- 15/06/2024

Informations générales

**Entité de rattachement**:
La Région Auvergne-Rhône-Alpes, c'est près de 9000 agents, dont 2000 dans les services administratifs (sièges et antennes territoriales).
- Ces agents mettent en œuvre un grand nombre de dispositifs, dans des domaines aussi variés que les mobilités, l'enseignement secondaire et supérieur, le développement économique, la formation, l'aménagement du territoire et l'environnement, les programmes européens, la jeunesse, la culture, le sport, le tourisme, la santé, etc.
- Leur mobilisation impacte près de 8 millions d'habitants, ainsi que des milliers de professionnels, qu'ils soient des agriculteurs, des entrepreneurs, des associations ou des collectivités.Les postes proposés par la Région Auvergne-Rhône-Alpes sont ouverts aux fonctionnaires, aux personnes sur liste d'aptitude, aux contractuels, et aux personnes en situation de handicap.**Référence **: **Catégories**:

- B