Assistance de Direction - Fontenay-sous-Bois, France - Fontenay-sous-bois

Fontenay-sous-bois

Entreprise vérifiée

Fontenay-sous-Bois, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Activités**:

- Gérer l'agenda de la directrice, planifier et organiser les rendez-vous, réunions et déplacements sur Outlook
- Traiter le courrier entrant et sortant de la direction, les mails et appels téléphoniques (recevoir, filtrer et orienter les appels)
- Assurer et coordonner le suivi du courrier du CCAS et suivre la mise en place de la plateforme 6TZEN au sein des services
- Réceptionner, traiter et diffuser les informations nécessaires au bon fonctionnement de la direction et gérer les urgences
- Organiser les conseils d'administration du CCAS : rédiger les ordres du jour, rédiger, suivre et mettre en forme les délibérations, les rapports et documents annexes
- Mettre en forme et gérer le suivi des décisions, arrêtés (transmission au contrôle des légalité, la diffusion et le classement)
- Soutenir l'élaboration technique des dossiers de subventions et bilans d'activité
- Constituer le registre des délibérations et le recueil des actes administratifs du CCAS
- Réaliser des travaux de bureautique : prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers et documents, tableaux de bord, documents administratifs, documents partagés avec des partenaires, tableaux, rapports, diaporamas
- Assurer la transversalité et la diffusion des informations du CCAS en interne et externe.
- Tenir et actualiser un annuaire des partenaires
- Organiser, mettre à jour le serveur commun du CCAS
- Participer à la réalisation des supports de communication de la Direction
- Gérer le suivi des ressources humaines (suivi des congés et absences, programmation s des évaluations professionnelles, tableau des effectifs, demandes de recrutement )
- Participer à la veille documentaire sur le champ social en s'appuyant sur le service documentation, faire passer les textes ou articles des Actualités sociales hebdomadaires aux responsables de service et secteur du CCAS sur leur champ d'intervention
- Être en appui administratif aux services du CCAS pour la préparation et la tenue des grandes initiatives du CCAS
- Centraliser les indicateurs d'activité de la Direction notamment en lien avec le service de gestion (gestion de requêtes Business objets, consultation, centralisation des informations relatives aux bilans annuels et trimestriels )
- Coordonner un groupe de travail des assistantes administratives au sein de la direction afin d'uniformiser les pratiques et outils
- Réaliser les actes comptables de l'administration générale en l'absence de la responsable financière (engagement, bon de commande)
- Assurer le suivi des dons au CCAS
- Référent archives
- Participer aux grandes initiatives du CCAS (banquets des retraités, Fête de la rentrée, Pass solidaire, Pass+, coffret festif des retraités...)

**Connaissances pré-requises**:

- Outil informatique et logiciels bureautiques (Word, Excel)
- Pratique de recherche sur Intranet et Internet, techniques de recherches documentaires
- Appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre
- Fonctionnement et rôle des collectivités territoriales, du statut de la fonction publique
- Connaissance du champ social, de l'environnement institutionnel, les champs de compétence des institutions et associations partenaires
- Notions de comptabilité publique
- Bonne maîtrise des règles d'orthographe, de syntaxe, de grammaire
- Prise d'initiative et ouverture d'esprit
- Techniques de classement et d'archivage

**Compétences**:

- Outil informatique et logiciels bureautiques (Word, Excel)
- Pratique de recherche sur Intranet et Internet, techniques de recherches documentaires
- Appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre
- Fonctionnement et rôle des collectivités territoriales, du statut de la fonction publique
- Connaissance du champ social, de l'environnement institutionnel, les champs de compétence des institutions et associations partenaires
- Notions de comptabilité publique
- Bonne maîtrise des règles d'orthographe, de syntaxe, de grammaire
- Prise d'initiative et ouverture d'esprit
- Techniques de classement et d'archivage
- Rigueur, organisation, discrétion, confidentialité
- Travailler en équipe
- Sens du contact et des relations humaines
- Qualités rédactionnelles et relationnelles avec sens de l'écoute

**Conditions d'exercice**:

- 36 heures hebdomadaires

Poste ouvert aux titulaires des grades du cadre d'emploi des Rédacteurs

Rémunération statutaire, régime indemnitaire, prime annuelle, restaurant municipal, comité des œuvres sociales, participation employeur à la complémentaire santé et prévoyance

La ville est desservie par les RER A et E.

Monsieur le Maire - 4, Esplanade Louis Bayeurte Fontenay sous Bois cedex