Assistant(E) Métier Polyvalent(E) - Marseille, France - Caisse des Dépôts et Consignations

Caisse des Dépôts et Consignations

Entreprise vérifiée

Marseille, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Missions et activités principales**
Missions

La Direction régionale assure les missions de la Banque des Territoires en région Provence Alpes Côte d'Azur

Au sein du secrétariat général, vous intégrerez l'équipe des d'assistant(e)s métier polyvalent(e)s composée de 2 collaborateurs.

Cette équipe vient, dans son domaine d'activité, en appui de l'ensemble des collaborateurs de la direction régionale.

Vous aurez pour missions principales:

- D'assurer l'ensemble du secrétariat et de la logistique avec l'autre assistant(e)
- Garantir le bon fonctionnement de l'activité administrative au sein de la DR et assurer le suivi complet des dossiers
- D'assurer une circulation fiable de l'information
- De jouer un rôle d'interface avec l'ensemble des interlocuteurs internes et externes
- La DR compte également une assistante de direction. Vous pourrez être amené à assurer en tant que de besoin, la continuité de service du secrétariat du directeur régional.

Ces missions reflètent l'essentiel de l'activité à ce jour mais sont susceptibles d'ajustements au regard des évolutions futures de la direction. Vous pourrez aussi participer à des projets transversaux liés à votre activité.

ACTIVITES PRINCIPALES

Secrétariat
- Accueillir les interlocuteurs, orienter les appels, transmettre et assurer le suivi des messages téléphoniques et courriels
- Enregistrement du courrier arrivée et départ pour l'ensemble de la DR
- Diffusion des directives et la remontée d'informations
- Tenue de l'agenda, organisation de réunions et événements (réservation de salles, suivi logistique, suivi des confirmations de présence, accueil des participants, commande et suivi des prestations café/buffet/repas) et des déplacements des membres de la Direction du développement commercial et territorial et de la Direction de l'Appui au Développement
- Préparation de dossiers pour les réunions
- Mise en forme, rédaction et/ou relecture-corrections de documents et notes (Word, Excel, Power point), préparation et suivi de circulation de parapheurs, constitution de dossier de travail et recherches documentaires...
- Classement et organisation de la documentation
- En tant que de besoin, organisation des déplacements (création des ordres de missions, réservations des billets, hôtels...) et prend en charge les formalités administratives afférentes
- Assistance commerciale
- Accompagnement de la dimension commerciale associée au traitement des dossiers : prises de rendez-vous pour les collaborateurs de la direction du développement commercial et territorial ainsi que pour ceux de la direction de l'appui au développement, orientation des demandes, relation téléphonique et courriers, renseignements sur l'éligibilité des projets et sur l'évolution du traitement des affaires
- Gestion des flux d'information dans les systèmes d'information (Lagon, Dclic, Tiers Web)
- Recueil et diffusion à l'équipe des supports de communication existants et participation à la création de supports et outils de communication (supports PowerPoint, articles intranet)
- Suivi, mise à jour et extraction des fichiers clients des systèmes d'information (Dclic)
- Proposition et contribution à la réalisation de campagne de mailing clients
- Suivi de dossiers spécifiques
- Participation à des réunions, prise de notes et rédaction de comptes rendus.
- Back up pour l'orientation des messages reçus sur l'adresse générique de la DR
- Réponses à faire aux demandes relatives aux actifs en déshérence et au CPF

Logistique
- Accueil, relations, négociations et suivi des contrats passés avec les prestataires
- Gestion des demandes de maintenance / réparation et des interventions auprès des prestataires
- Gestion de la relation avec le gestionnaire de l'immeuble et le syndic de copropriété
- Gestion des relations avec les services du SGG (flotte automobile, direction de l'immobilier)
- Gestion des véhicules de service, notamment en les emmenant au garage pour les révisions et/ou réparations,
- Suivi et commande de fournitures, papier, matériel sanitaire, petits meubles, café, eau
- Gestion des commandes et distribution des titres restaurants
- Gestion des commandes de plateaux repas, buffets, accueils café dans le cadre de réunions externes et/ou internes
- Gestion des badges d'accès aux locaux
- Assurer, en tant que de besoin, le back up du poste d'assistante budgétaire et correspondante informatique

**Profil attendu**
Compétences:
Connaissances:
Bonne connaissance du groupe CDC, de l'offre globale de la Banque des Territoires (investisseur, prêteur, bancaire, ingénierie territoriale), des missions exercées en Direction Régionale et des politiques publiques locales des missions de la Banque des Territoires exercées en directions régionales.

Compétences:

- Assurer un secrétariat
- Assurer la logistique
- Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Teams...) et applic