Assistant(E) de Direction Du Petit Palais - Paris, France - PARIS MUSÉES

PARIS MUSÉES

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Paris Musées**, établissement public administratif réunissant plus de 1 000 agents, regroupe les 12 musées
et 2 sites patrimoniaux de la Ville de Paris. Premier réseau de musées en Europe, Paris Musées a pour
missions la valorisation, la conservation et la diffusion des collections des musées municipaux. Les musées
et sites de Paris Musées mettent en œuvre une programmation ambitieuse d'expositions, accompagnée
d'une offre culturelle et d'une médiation à destination de tous les publics.

**_*Les 12 musées et les 2 sites patrimoniaux_**_ sont la Maison de Balzac, le musée Bourdelle, le musée _
- Carnavalet-Musée d'Histoire de la Ville de Paris, la Crypte archéologique de l'Ile de la Cité, les Catacombes _
- de Paris, le musée Cernuschi, le musée Cognacq-Jay, le Palais Galliera, le musée d'Art moderne de Paris, le _
- musée de la Libération de Paris - musée du Général Leclerc-musée Jean Moulin, le Petit Palais-musée des _
- Beaux-Arts de la Ville de Paris, les maisons de Victor Hugo à Paris et à Guernesey, le musée de la Vie _
- romantique et le musée Zadkine.**Localisation du poste**:
***
Petit Palais
Musée des Beaux-Arts de la Ville de Paris

**Adresse **:5, avenue Dutuit 75008 PARIS

***

**Catégorie du poste:
**C - Adjoint Administratif
Poste ouvert aux agents titulaires de la fonction publique et aux contractuels_ _

**Position dans l'organigramme:

- **

Affectation : Direction du musée
- Rattachement hiérarchique : sous l'autorité directe de la directrice

**Principales missions:
L'assistant(e) de la directrice est notamment en charge des activités suivantes:
**Secrétariat -**
Assurer le traitement et le filtrage des appels téléphoniques en veillant à appliquer les 4 règles d'or

de la relation usager Vous Simplifier Paris, organiser et accueillir les rendez-vous, enregistrer et
traiter le courrier imprimé et électronique, gérer l'agenda de la directrice et partagé, organiser les
réunions (avec réservation des espaces et préparation matérielle), rédiger les courriers et
formaliser les comptes rendus, actualiser les outils spécifiques (tableaux, réponses à des
enquêtes ), contrôler l'acheminement des dossiers, classer, archiver, assurer les besoins
logistiques de la direction en lien avec les services du secrétariat général, gestion des frais de
représentation (réservation des déjeuners et remboursements)
- Remplacer l'assistante RH ou l'assistant de la secrétaire générale en cas d'absence

**Assistanat -**
Préparer les réunions et rendez-vous de la directrice
- Élaborer des documents : dossiers, notes, textes, présentations power point.
- Organiser des visites privées, gérer les invitations, l'accueil des personnalités, mécènes, mettre à

jour le fichier des contacts, gérer la logistique pour les relations publiques (accueil, pointage, stock
des catalogues)
- Organiser les déplacements et missions de la directrice et des équipes de conservation

**Gestion des ressources humaines -**
Assurer le traitement informatisé du temps de travail (Gestionnaire Chronotime) de 4 services (25

agents environ). Gérer des outils de suivi et plannings.
- Assurer la gestion administrative et pratique des nouveaux arrivants et des demandes d'accueil de

stagiaires et veiller à leur bonne intégration en lien avec l'assistant du secrétariat général.
- Être relai RH pour les personnels scientifiques et techniques (en trinôme avec l'adjoint administratif

en charge des agents postés et l'assistant de la secrétaire générale en charge des agents
administratifs):
- Assurer le suivi des convocations à la médecine du travail, des arrêts maladie, des justificatifs de
versement de prestations sociales et autres documents en lien avec les gestionnaires RH de Paris
Musées
- Classer les dossiers des agents (arrêtés, attestations de formation, certificats médicaux, entretiens
annuels).
- Assurer la mission de relai formations de la population gérée.
- Planifier les astreintes du musée, veiller au paiement des indemnités et la documentation afférente

en lien avec les services du SG.

**Profil, compétences et qualités requises:
**Profil**:
- Formation en gestion administrative
- Expérience d'assistanat de direction
- Sens de l'organisation et de la gestion des priorités, rigueur
- Réactivité et polyvalence
- Capacité à travailler en équipe
- Sens de la confidentialité, discrétion, diplomatie et disponibilité
- Initiative et autonomie
- Intérêt pour le domaine des musées et de la culture, en général

**Savoir-faire : -**
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et de la messagerie Outlook
- Capacité à travailler sur des outils informatiques spécifiques (logiciels dédiés aux formations, au

suivi du temps de travail et autres).
- Bonnes capacités rédactionnelles (courriers, synthèses, compte-rendu et autres documents

administratifs) y compris en