Gestionnaire Administratif Sfe/geii - Villeurbanne, France - Université Jean Monnet

Université Jean Monnet

Entreprise vérifiée

Villeurbanne, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**NATURE DU POSTE**
- Catégorie C
- Quotité : 100 %
- Prise de poste : 01/09/2024
- Poste ouvert aux titulaires et contractuels (CDD renouvelable)

**CONTACT**

(CV et lettre de motivation) à envoyer avant le **14/06/2024** à l'adresse suivante:
**MISSION PRINCIPALE : (2 services sur un même site)**

**1/ Gestion administrative et commerciale, domaine de l'alternance et de la scolarité, au Service Formations et Entreprises (50%)**

ACTIVITES : Assurer l'accueil et suivre la gestion administrative et financière de formations en alternance, notamment établir les conventions de formation et préparer les éléments de facturation ;
- Assurer les relations avec les partenaires externes (OPCO, entreprises, alternants) et internes (pôle financier, agence comptable, DFIP) ;
- Exécuter des actes administratifs et de gestion en formation initiale et formation continue, alternance ;
- Assurer la gestion des messages mail, courrierdu service ;
- Accueillir, informer et orienter les interlocuteurs internes et externes ;
- Assurer classement et archivage ;
- Participer à la gestion d'actions de communication externes ;
- Le cas échéant, pouvoir assurer quelques remplacements à l'accueil IUT.

**2/ Secrétariat administratif et pédagogique d'un département (50%), en Génie Electrique et Informatique Industrielle (GEII)**

ACTIVITES : Assurer le secrétariat du département GEII, et plus particulièrement ce qui a trait aux formations en alternance, en lien avec la secrétaire en place:

- Accueillir les usagers (accueil physique et téléphonique)
- Gérer les services d'enseignement des enseignants permanents et non permanents (logiciel OSE). Informer les enseignants et gérer les situations particulières. Assurer la gestion des dossiers des personnels vacataires du département
- Assurer la gestion du budget affecté au département (faire les demandes d'achat, suivre les commandes, réceptionner et contrôler des livraisons, gérer les déplacements)
- Organiser les réceptions et autres manifestations liées à la formation (JPO, soutenances diverses, organisations des entretiens de recrutement le cas échéant )
- Organiser les courriers et mailings, gérer l'affichage des informations
- Classer et archiver tous les documents
- Gérer la scolarité de parcours de formation en lien avec l'équipe pédagogique et les partenaires extérieurs:

- Réaliser les inscriptions pédagogiques des étudiants et/ou des alternants
- Participer à l'élaboration des emplois du temps et suivre leurs modifications (logiciel ADE)
- Vérifier la disponibilité des salles et du matériel pédagogique
- Organiser la partie administrative des devoirs surveillés
- Participer à l'organisation des jurys du département
- Établir, si besoin, les statistiques liées au suivi des groupes d'étudiants
- Suivre l'assiduité des étudiants et/ou des alternants (gestion des absences, établissement des fiches de présence, suivi des justificatifs )
- Saisir les notes des étudiants et/ou des stagiaires

La secrétaire est un élément clé du département qui intervient dans l'accueil et les relations avec les vacataires et les partenaires le cas échéant.

**COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES**
- **Savoirs**
- Connaitre la réglementation relative à la scolarité dans l'enseignement supérieur
- Maîtriser les techniques d'accueil et les techniques de communication orales et écrites,
- Connaitre les techniques de gestion administrative
- Maitriser les logiciels bureautiques (excel, word, access )
- Connaitre l'organisation et le fonctionnement de la structure
- **Savoir faire**
- Savoir communiquer à l'oral et à l'écrit
- Savoir travailler en équipe
- Savoir analyser et gérer les demandes d'informations
- Savoir appliquer la réglementation des domaines FI/FC
- Savoir hiérarchiser les informations et les priorités, respecter les calendriers.
- Savoir accueillir le public en toutes circonstances.
- Savoir mettre en œuvre les consignes données
- Savoir rédiger un courrier, une note ou un compte-rendu de réunion
- Savoir organiser et gérer un système de classement
- Savoir rendre compte
- **Savoir être**
- Sens du contact et qualité d'écoute
- Sens du travail en équipe
- Être capable de s'adapter au contexte et à ses interlocuteurs
- Rigueur et clarté en tenue de documents administratifs
- Bon relationnel et esprit d'équipe
- Respecter la confidentialité
- Respecter l'usager
- Faire preuve de polyvalence et de disponibilité

**CONDITIONS PARTICULIERES D'EXERCICE**
- Gestion du temps de travail sur les 2 services en fonction des nécessités de service
- Pics d'activités forts de juillet à octobre au SFE (Service Formations et Entreprises)

**POSITIONNEMENT**

Le/la gestionnaire est placé.e sous la responsabilité hiérarchique du responsable du Service Formations et Entreprises sur le secrétariat formation initiale et alternance et celle du responsable administratif en étro