Secrétaire - Nantes, France - Bibliotheque nationale de France

Bibliotheque nationale de France

Entreprise vérifiée

Nantes, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Référence du poste **:2048
- **Sites **:Centre Joël-le-Theule Le Château 72300 Sablé-sur-Sarthe
- **Catégorie **:C
- **Groupe emploi **:2A
- **Famille **:Administration gestion
- **Emploi de référence**: Secrétaire / assistant administratif
- **Spécialité professionnelle **:Assistant de direction
- **Durée du contrat **:3 ans
- **Fondement du contrat **:L332-1
- **À pourvoir à compter du **:07/01/2023

**Missions et activités permanentes**: La Bibliothèque nationale de France (BnF) a parmi ses missions celle de conserver pour l'éternité un exemplaire de toute la production éditoriale française. Le département de la Conservation (DSC) est chargé de mettre en oeuvre cette politique.

Au sein du DSC, le Centre de conservation Joël le Theule, situé à Sablé-sur-Sarthe (département de la Sarthe), assure des prestations pour tous les départements de collection, pour la délégation aux relations internationales, pour la Direction du développement culturel et du Musée, la délégation au

Mécénat ou BnF-Partenariat, et pour les partenaires de la BnF.

Ces prestations couvrent notamment la numérisation et la post production de documents variés, la restauration et la description par métadonnées. Ce service sera transféré après 2029 sur le nouveau site de la BnF en projet à Amiens (Somme).
Missions:
Assister le responsable du Centre dans la mise en œuvre des activités sur le plan administratif.
Assurer un ensemble de travaux de nature administrative et de gestion, visant à la création et à la diffusion de documents, au bon fonctionnement de l'unité de travail, à l'accueil et à l'information des personnes.

Activités:
Assister le responsable du centre dans
- l'organisation des événements et la planification des activités

Tenir ou mettre à jour l'agenda de son supérieur hiérarchique et organiser les rendez-vous
Organiser la logistique des réunions, formations sur site (salles, dossiers, invitations)
Organiser les entretiens annuels du service (préparation des documents, planification)
- le suivi des dossiers RH touchant le personnel du centre

En tant que correspondante RH du service, organiser et suivre les formations pour l'ensemble des agents du Centre.
Suivre et gérer les archives administratives et du personnel du Centre, en assurer le tri en fonction du plan de classement, l'élimination ou le versement au Service interne des archives.
- les actions administratives de gestion courante du Centre

Assurer le suivi des informations écrites à l'arrivée et au départ (courrier, messagerie)
Participer à la gestion du temps et des activités (GTA)

Organiser et mettre à jour le portail du service.
Exploiter et mettre à jour des fichiers de données, en particulier les statistiques de production et individuelles d'activité.
Assurer les fonctions de secrétariat du site
- accueillir, informer et orienter les visiteurs, les personnels, les clients, les prestataires et fournisseurs, les élus...
- réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier,
- gérer les appels téléphoniques
- assurer la reproduction et la diffusion inter/ externe des documents
- assurer la gestion de la documentation professionnelle liée au domaine
- saisir, mettre en forme des documents
- classer les documents (papiers et électroniques) selon l'organisation interne et le plan de classement de l'établissement ;

**Activités spécifiques**: En tant que Correspondante Locale Applications, assurer le soutien transverse

pour le service pour ce qui relève de la bureautique et de la messagerie

(formation, amélioration travaux de collègues...)

Collecter et mettre en forme de statistiques du service

Assurer la fonction de référente avec les établissements scolaires pour l'accueil et l'encadrement de

stagiaires et de saisonniers : gestion administrative

Participer à la préparation de la navette hebdomadaire du service

Assurer l'étiquetage, l'expédition et le suivi des livraisons de Cire 213
**Compétences requises**:
**Savoir**
Connaissances des techniques de secrétariat

Connaissance de l'environnement administratif (RH et gestion), technique, scientifique ou juridique de son domaine d'activité

**Savoir faire**

Répartir son travail en fonction des contraintes, des délais, des flux, des

priorités de l'unité de travail et du responsable hiérarchique.

Respecter la confidentialité stricte des informations traitées.

Evaluer et hiérarchiser les besoins, les priorités et les urgences.

Trouver rapidement l'information.

Gérer un système de classement,

Rédiger des courriers ou des documents administratifs

Maîtriser l'orthographe et la syntaxe.

Maîtriser l'expression orale.

Communiquer en s'adaptant aux différents types d'interlocuteurs.

Appliquer les règles d'usage et les procédures administratives

Maîtriser les techniques de l'accueil
**Contraintes spécifiques**: A terme, mobilité géographique possible