Assistant(E) Administratif - Paris, France - Ulule

Ulule

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**À propos d'Ulule**:
**Notre credo : donner des ailes aux bonnes idées **

Ulule accompagne celles et ceux qui ont les idées larges et qui veulent faire bouger les choses.

Depuis 2010, nous facilitons le passage à l'action et le développement de projets créatifs et durables.

50 000 projets ont déjà été financés et des dizaines de milliers de personnes accompagnées, à vous ?

**A propos du Pôle Formation**:
**Organisme de formation et centre de bilan de compétences certifié**, Ulule Formation donne des ailes à vos idées, vos projets et vos aspirations professionnelles.

Depuis 2021, **plus de 2000 personnes ont été formées et certifiées Ulule **sur la création d'entreprise à impact positif, le marketing digital, ou encore le financement participatif (le cœur de métier d'Ulule depuis

Nous opérons également **des bilans de compétences** pour des personnes en interrogation professionnelle, en reconversion ou en recherche de sens professionnel pour s'accomplir.

En tant qu'organisme certifié Qualiopi, ces programmes de formation et bilans de compétences sont tous éligibles aux fonds publics et mutualisés tels que : le Compte Personnel de Formation (CPF), la prise en charge par Pôle Emploi, par les OPCO (Opérateurs de compétences) ou encore par par le FIF PL (Fonds Interprofessionnel de Formation des Professionnels Libéraux).

Les inscriptions à nos programmes sont en pleine croissance depuis 2021, ainsi **nous recrutons un(e) Assistant(e) Administratif en contrat d'apprentissage** pour assurer le suivi administratif, l'engagement et la prise en charge des stagiaires des formations Ulule.

Une expérience qui vous permettra d'être** au cœur de notre activité de formation**, à un moment stratégique du développement de l'entreprise. Vous intégrerez **une équipe jeune, dynamique et motivée**, dédiée à la commercialisation de formations entrepreneuriales et de bilans de compétences à destination du grand public (personnes en reconversion professionnelle, demandeurs d'emploi, indépendants, )

**Détails des missions**:
**1. Instruire, en coordination avec l'équipe commerciale, les ventes de formation**:

- Edition des conventions ou contrats de formation et suivi de validation avec le client
- Suivi administratif des prises en charge via Pôle Emploi, EDOF, les OPCO, le FIFPL, l'AGEFICE
- Au global : Finalisation et confirmation des inscriptions de stagiaires
- Suivi des attestations sur l'honneur le cas échéant

**2. Appuyer l'organisation des sessions de formation en maximisant l'engagement des stagiaires de formation**:

- Accueil (onboarding) des stagiaires avec envoi des convocations et autres ressources de formation
- Ajout des stagiaires sur la plateformes de formation en ligne (360Learning), d'échange virtuel (Slack) et envoi des invitations calendrier (Google Calendar)
- Animation de la plateforme d'échange virtuel (Slack) avec envoi hebdomadaire d'informations
- Édition, suivi et archivage des feuilles d'émargement
- Gestion et envoi des sessions de rattrapage en replay

**3. Prévenir le décrochage et gérer les reports, annulation ou abandons de formation**:

- Proposer des améliorations continues pour maximiser l'engagement et minimiser le taux de décrochage
- Contrôle l'assiduité des stagiaires de formation et faire le reporting dans un document de suivi
- Appeler et écrire aux stagiaires de formation pour prévenir les situations de décrochage
- Enregistrer les abandons, reports et annulations de formation

**4. Formaliser la fin des sessions de formation**:

- Gérer les preuves de formation tels que les logs de connexion Zoom, 360Learning...
- Edition et envoi des attestations de fin de formation
- Edition et envoi des attestation de réussite et des grilles d'évaluation
- Suivi de la facturation client et/ou financeur (en cas de subrogation de paiement) et envoi des pièces justificatives
- Envoi et recueil des appréciations, à chaud et à froid, des stagiaires, des formateurs et des employeurs et financeurs le cas échéant.
- Suivi de la facturation (EDOF, Pôle Emploi, OPCO, etc) et envoi des pièces justificatives

**Compétences associées**:

- Rigueur et organisation - vous aimez le mot "**fait**"
- ** Aisance relationnelle** et s**avoir-être** - vous appréciez pouvoir **fluidifier l'expérience de nos client(e)s**:

- ** Professionnalisme**compatible avec un esprit d'équipe** joyeux **:

- ** La connaissance du marché de la formation professionnelle** en France serait un atout pour l'alternance.

**Conditions**:

- **Lieu** : Ile-de-France, Paris 9e (télétravail possible)
- Rémunération et congés payés dans la conformité de votre **contrat d'apprentissage**:

- ** Tickets restaurant inclus**:

- ** Date de début**:Dès que possi**ble, démarrage en décembre 2023 ou en janvier 2024