Assistant de Gestion - Villetaneuse, France - Groupe Actual

Groupe Actual

Entreprise vérifiée

Villetaneuse, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

L'entreprise
Traiteur évènementiels reconnu en IDF depuis plus de 15 ans. Notre client imagine, développe et créé des prestations sur-mesure pour l'ensemble de sa clientèle. Il se diversifie depuis quelques années et propose des prestations pour les professionnels mais également pour des particuliers.
Le poste
Nous recherchons pour l'un de nos clients traiteur évènementiels depuis plus de 15 ans un(e) office manager en CDI.

**Vos missions principales seront**:
Assistanat administratif et services généraux
- Traitement du courrier : réception et envois.
- Rédaction de courriers.
- Actualisation, classement, archivage des dossiers et fichiers fournisseurs et clients.
- Communication interne : relai des consignes de la direction, des informations, de sources internes et externes, utiles aux collaborateurs.
- Assister le Responsable de production dans la gestion des fournisseurs et sous-traitants et dans la gestion d'une partie du stock : passation de commandes, suivi des contrats, gestion des factures, tenue des dossiers
- Gestion des assurances, sécurité, entretien, fournitures, maintenance informatique, téléphonie... en lien avec les prestataires.

Gestion des ressources humaines
- Suivi des collaborateurs : absences, congés, départs/entrées, visites médicales, mutuelle, heures supplémentaires, notes de frais, matériel informatique
- Gestion des variables de paie et transmission au cabinet comptable pour établissement des bulletins de paie.
- Gestion des contrats des Extras (avec ou sans agence intérim) : contrats / DPAE / feuilles d'heures.

Gestion commerciale et comptable
- Support à la directrice dans l'établissement de ses devis et factures, support ponctuel au service commercial, prise de messages téléphoniques
- Suivi de la facturation clients sur SAGE, relances, recouvrement des impayés, pointage des règlements
- Dépôt et suivi des factures clients marchés publics sur Chorus Pro.

Suivi échéancier des factures fournisseurs et préparation des règlements.
- Point de contact principal avec le cabinet comptable.

Le profil recherché
- De formation BAC+2, BTS ou licence professionnelle en gestion administrative, Support à l'Action Managériale (SAM), office manager ou équivalent. Vous disposez d'au moins 5 ans d'expérience en tant qu'assistant-e administratif-ve, de gestion ou office manager dans une PME.
- Une expérience dans une entreprise traiteur est un plus.

**Compétences techniques**:

- Maîtrise des outils bureautiques (Office 365).
- Connaissance de SAGE ou autre logiciel de facturation.
- La connaissance de Chorus pro est un plus.
- A l'aise avec les chiffres.
- Aisance rédactionnelle.

**Compétences organisationnelles**:

- Sens de l'écoute, de la communication et diplomatie sont indispensables dans ce poste où vous êtes en contact permanent avec la direction, les salariés, les clients & fournisseurs et le cabinet comptable.
- Méthodique, rigoureux (se) et discret (e).
- Bonne gestion des priorités.
- Débrouillard-e et réactif-ve, esprit d'initiative et orienté-e solution.