Un(E) Assistant(E) Du Directeur Des Achats Et de La - Martigues, France - Centre hospitalier Hôpital des Rayettes

Centre hospitalier Hôpital des Rayettes

Entreprise vérifiée

Martigues, France

il y a 17 heures

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Descriptif**

Missions
Tâches d'assistante de direction de la DAL

Gérer les appels téléphoniques, tenue de l'agenda, classement
Organiser les rendez-vous et l'emploi du temps du directeur des achats et de la logistique
Effectuer l'accueil physique et téléphonique
Réceptionner le courrier arrivée et le distribuer
Préparer des éléments de réponse, rédiger des courriers, compte-rendu de réunions, des mails, des présentations sur power point
Préparer, organiser et assister à des réunions,
Superviser et organiser les déplacements professionnels du Direction des Achats et de la Logistique,
Gérer le planning d'occupation de la salle de réunions de la Direction des Services Logistiques ainsi que celui du véhicule Direction des Services Logistiques
Informer et assurer la transmission des informations entre le Direction des Achats et de la Logistique, les cadres de la Direction des Achats et de la Logistique et les agents
Rédiger et envoyer des courriers/mails pour le compte d'autres cadres de la Direction des Achats et de la Logistique de manière ponctuelle
Mettre à jour les procédures de la Direction des Achats et de la Logistique et participer à la rédaction de nouvelles procédures
Les enregistrer sur la gestion documentaire institutionnelle
Tenir un tableau des FEI des secteurs de la Direction des Achats et de la Logistique

Tâches de gestion

a)Achats
Assurer la suppléance de l'assistante des achats hôteliers pendant ses congés (enregistrement des demandes d'achat, recherche de devis urgents, réalisation des bons de commandes urgents, complétude des tableaux de suivi)
Remplir le tableau du PAA du Centre Hospitalier de Martigues et de l'ARS (en lien avec la Direction des Achats et de la Logistique) en juin et en décembre
Préparer les réunions trimestrielles du Comité des Achats du Centre Hospitalier de Martigues

b)Gestion budgétaire
Organiser les réunions mensuelles de suivi des dépenses des secteurs de la Direction des Achats et de la Logistique en lien avec le contrôleur de gestion
Assurer le suivi des subventions en lien avec l'assistante des achats hôteliers et du contrôleur de gestion
Préparer les réunions des Commissaires aux Comptes en lien avec le contrôleur de gestion

c)Ressources humaines
Remplir le tableau GTT des cadres Direction des Achats et de la Logistique dans AGILETIME et le soumettre pour validation à la Direction des Achats et de la Logistique
Recenser et transmettre les besoins en formations des services de la Direction des Achats et de la Logistique Assurer le suivi des formations réglementaires des agents de la Direction des Achats et de la Logistique
Tenir le tableau de suivi des réquisitions pour les grèves

Exigences liées au poste

BTS Secrétariat de Direction (ou niveau)
Bonne connaissance de l'informatique (Word, Excel, Powerpoint, Internet),
Bonne expression écrite et orale
Grande autonomie dans l'organisation du travail
Organisation et gestion du temps précises et rigoureuses, pour gérer les tâches très
diversifiées du service
Excellent relationnel et sens de la communication

La connaissance du fonctionnement du milieu hospitalier est souhaitable

Salaire:
Salaire net mensuel 1662 € (selon grille indiciaire de la Fonction Publique Hospitalière)

Contrat:
CDD de 3 mois avec évolution possible vers un CDI

**Personne à contacter**
Madame La Directrice des Ressources Humaines
CENTRE HOSPITALIER DE MARTIGUES
Direction des Ressources Humaines
3 Bd des Rayettes BP 50248
13698 MARTIGUES CEDEX