Assistant Administratif - Meudon, France - Grand Paris Seine Ouest

Grand Paris Seine Ouest

Entreprise vérifiée

Meudon, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Grand Paris Seine Ouest (GPSO), un territoire créatif, numérique et durable.

Forte de ses habitants, GPSO représente le 3ème Pôle d'emplois d'Ile-de-France. Son territoire s'étend sur 8 communes (Boulogne-Billancourt, Issy-les-Moulineaux, Chaville, Marnes-la-Coquette, Meudon, Sèvres, Vanves et Ville d'Avray).

GPSO, Etablissement Public Territorial créé le 1er janvier 2010, est fondé sur un développement équilibré de son territoire, alliant dynamisme économique et cadre de vie privilégié. La population est au cœur des préoccupations, grâce à la qualité des services publics et au travers des compétences exercées.

1000 femmes et hommes, par leurs compétences et engagement, participent à la mise en œuvre et à la réussite des projets de GPSO, intercommunalité de projets, intégrée et dynamique.

En rejoignant Grand Paris Seine Ouest, vous mettrez en œuvre vos compétences et votre talent au service d'une collectivité territoriale innovante et durable. Les possibilités d'évolution et de montée en compétences sont possibles grâce à une politique de formation forte et à la possibilité d'évoluer en interne en fonction des postes disponibles et ouverts aux recrutements.

La direction de la coordination administrative assure le soutien administratif, financier, logistique et organisationnel des 6 directions opérationnelles de la DGA aménagement et développement durable, organisées en 2 pôles.

L'assistant administratif est dédié pôle innovation et développement durable. Il sera en charge du soutien logistique et administratif du directeur de pôle et des trois directions qui compose le pôle (direction de la mobilité, direction du développement économique durable et direction de l'information géographique et de l'innovation territoriale).
- **Les missions de notre futur assistant administratif**:_

**Flux d'information**:

- Gérer les flux entrants et sortants du pôle (à l'aide des logiciels Elise et Maarch):

- Distribution des courriers ;
- Traitement des courriers ;
- Rédaction de courriers type ;
- Relecture et correction des courriers rédigés par les directions ;
- Mise en parapheur des documents (maîtriser le publipostage).
- Mettre en place et suivre des tableaux de bords du statut des courriers du pôle (suivi des parapheurs, recherche de courriers, centralisation des documents signés) ;
Gestion administrative:

- Assurer le suivi administratif des actes de l'établissement (notification des actes notamment) et des formulaires internes (fiches marché, heures supplémentaires, notes de débit ) ;
- Créer et mettre à jour les bases de données (contacts par exemple) ;
- Réaliser et mettre en forme les différents documents du pôle
- Réaliser une relecture attentive sur la forme

**Assistanat du directeur de pôle**:

- Gérer l'agenda du directeur de pôle
- Accueil physique et téléphonique
- Organisation et suivi des différentes réunions du pôle (prise de RDV, invitation, suivi des réponses et relances, préparation de la liste de présence, préparation de dossiers) ;
- Gestion logistique des réunions et des évènements (préparation des salles et du matériel notamment)

**Pilotage des subventions et premier niveau comptable**:

- Gérer l'instruction administrative et comptable des demandes de subventions

Référent du pole:

- Référent RGPD pour la DCA

**Missions partagées**:
Vous fonctionnez en binôme avec l'assistant administratif du pôle Aménagement Urbain et Cohésion Territoriale et assurer la polyvalence de vos missions dans les périodes de congés et /ou d'absence ou lorsque la charge de travail est ponctuellement trop importante.

Vous assurez un premier niveau comptable afin d'assister le pôle innovation et développement durable sur la partie comptable de l'exercice budgétaire dans les périodes de congés et /ou d'absence de l'assistant de gestion financière et comptable.
- **Le profil de notre futur assistant administratif**:_

Expérience significative, d'au moins cinq ans, en assistanat de direction sur des postes à forte polyvalence. Excellentes compétences rédactionnelles et relationnelles.

Filière administrative

Cadre d'emploi : adjoint administratif territorial ou rédacteur territorial

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 12 mois

Avantages:

- Cantine
- Participation au transport
- Restaurant d'entreprise
- RTT

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Périodes de travail de 8 heures
- Travail en journée

Types de primes et de gratifications:

- Primes

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

- Expérience administrative: 5 ans (Exigé)

Langue:

- Anglais (Optionnel)

Lieu du poste : Un seul lieu de travail