Assistant-e de Direction - Paris e, France - Fondation de l'AP-HP

Description

La Fondation de l'AP-HP agit aux côtés des patients, des soignants et des chercheurs des 38 hôpitaux de l'AP-HP, pour la santé de tous

Elle a pour vocation d'accompagner et soutenir l'Assistance Publique -Hôpitaux de Paris dans ses domaines d'expertise : la prise en charge médicale, la recherche et l'innovation, au service des patients et des soignants. Composée de 34 hôpitaux franciliens et de 4 hôpitaux en région (Berck, Hendaye, La Roche-Guyon et San Salvadour), l'AP-HP est constituée en 6 groupes hospitaliers universitaires (GHU), tous rattachés à une université différente, faisant de cet établissement, le plus grand CHU de France. Avec et aux côtés de l'AP-HP, la Fondation de l'AP-HP intervient pour le développement du mécénat et de la philanthropie de cette institution.

La Fondation gère les dons destinés à l'AP-HP, qu'ils soient dédiés à un projet à un hôpital ou dont la finalité sera décidée par son Conseil d'Administration.

Les dons versés chaque année par des particuliers et des entreprises, dont la gestion et le suivi sont assurés par la Fondation se traduisent par:

- plus de 400 fonds dédiés.
- 63 salarié.es:

- 13 personnes au sein de l'équipe opérationnelle, présente au siège de la Fondation
- 50 personnels de recherche mis à disposition des équipes et des projets soutenus

par la Fondation dans différents sites de l'AP-HP.

Face aux immenses besoins et enjeux de santé et santé publique dont l'AP-HP est un acteur incontournable du paysage français, européen et international, la Fondation a vocation à développer plus encore ses capacités d'action. Forte d'une base consolidée de plusieurs milliers de donateurs, la Fondation recherche un.e assistant.e de direction.

**MISSIONS**

Dans un contexte d'évolution organisationnelle liée à son développement. L'assistant.e de direction accompagnera la directrice afin de faciliter et d'optimiser la gestion administrative de son activité. aura pour missions:

- L'accueil physique : renseigner et orienter les personnes selon leur demande
- La gestion des agendas : prise de rendez-vous et tenue des agendas de la directrice,
- La préparation des réunions du conseil d'administration et du conseil scientifique (planification, réservation de salle, convocation, préparation des dossiers, commande de prestations hôtelières )
- La gestion des appels téléphoniques et gestion des appels selon les cas (filtrage des appels, renseignement et orientation, prise de RDV )
- La gestion du courrier : réception du courrier entrant, suivi du courrier sortant, archivage
- La rédaction de courriers, courriels et de comptes-rendus (de réunion, d'entretien )
- La gestion des listes de diffusion
- Mission ponctuelle : renfort auprès de l'équipe du secrétariat général et de la direction des partenariats soins et recherche

Cette liste de missions peut être complétée exceptionnellement en fonction des nécessités de service.

**POSITION AU SEIN DE LA FONDATION**

**LIAISONS HIERARCHIQUES**:

- La directrice de la Fondation

**LIAISONS FONCTIONNELLES**:

- Le secrétaire général
- La Directrice du développement
- La Directrice des Partenariats, Recherche et Soin
- L'équipe Finances et Ressources Humaines de la Fondation
- L'équipe partenariats, recherche et soin : 2 chargées de partenariats
- L'équipe développement de la Fondation : une responsable de la collecte grand public, une responsable mécénat, une assistante administrative, une chargée de communication et de collecte
- Les directeurs/trices du mécénat des GHU
- Les donateurs, mécènes, partenaires et prestataires de la Fondation

**COMPETENCES**

**SAVOIR-FAIRE REQUIS**
- Facilité à interagir avec des interlocuteurs de tous horizons, des responsables en entreprise comme des particuliers mobilisés à titre personnel, à l'oral comme à l'écrit.
- Particulièrement rigoureux(se) dans votre travail, vous faites preuve de dynamisme, de polyvalence et êtes capable de travailler en autonomie.
- Maîtrise du Pack Office.

**CONNAISSANCES ASSOCIEES**
- Connaissance du monde de la philanthropie et/ou Connaissance du secteur public et du milieu hospitalier en particulier
- L'aisance en anglais, oral et écrit, sera appréciée

**QUALITES REQUISES - SAVOIR -ÊTRE**
- Etre rigoureux, méthodique
- Aisance relationnelle et excellentes capacités rédactionnelles
- Respect de la confidentialité des données
- Esprit d'initiative et d'analyse
- Organisation et autonomie
- Sens des priorités et respect des échéances

**DIPLOMES-EXPERIENCE CONSEILLES**
- BAC+2/3
- Expérience de 1 à 3 ans dans un poste similaire.

**Quotité / Horaires de travail** : 36h hebdomadaire, repos les week-ends et jours fériés, 2 jours de télétravail après la période d'essai.

**Contrat / Statut**: CDI - statut : Employé

**Rémunération**: Entre 35 et 40 K€ selon expérience