Assistant Au Chef de Service - Paris, France - Département du Val-de-Marne

Département du Val-de-Marne

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Le Val-de-Marne, un Département au service des publics.**

Sous la responsabilité hiérarchique directe du chef de service SASPEC, vous avez pour missions de:
Assister le chef de service SASPEC:

- Gérer l'agenda du chef de service
- Préparer les dossiers : rechercher les informations nécessaires, les organiser et les diffuser
- Assister le chef de service dans la préparation, le renouvellement et le suivi budgétaire
- Relancer les fournisseurs sur les devis et commandes en cours
- Suivi du planning des agents du service

Assister le chef de service SAF:

- Gestion de l'agenda du chef de service
- Suivi du planning des agents du service

Information, communication:

- Accueillir les visiteurs et traiter leur demande
- Prendre en charge les appels du service, de la direction pour assurer l'intérim si besoin, filtrer, orienter les interlocuteurs et traiter les messages
- Communiquer les principaux indicateurs du service
- Organiser une veille active et faire remonter les informations importantes

Secrétariat administratif et financier:

- Assister aux réunions sur le budget avec le SAF et le SASPEC
- Assurer la gestion des tableaux de bord de suivi administratifs et comptables des différents marchés (logiciels, hébergements, et incidents sur les collèges)
- Etablir les fiches navettes à réception des devis
- Enregistrement des devis, bons de commande et factures, et assurer le suivi de livraison
- Assurer le suivi comptable annuel : réception du BPU en début d'année, et vérification des devis par rapport au BPU
- Rédiger les documents tels que les notes ou les comptes rendus de réunions, les courriers et les courriels
- Traiter et orienter les courriers arrivant au service
- Classer les dossiers
- Travailler en collaboration avec la Correspondante Ressources Humaines (CRH) de la DSI
- Assurer la permanence avec les autres secrétariats de la DSI et la CRH

Organisation des réunions:

- Coordonner les agendas et inviter les participants
- Préparer les réunions d'un point de vue logistique
- Assurer le secrétariat de séance et la diffusion des comptes rendus
- Être titulaire d'un Bac+2
- Connaître les techniques de secrétariat, les règles de classement et d'archivage et les techniques de communication écrite et orale
- Bonne maîtrise du pack office
- Expérience d'au moins 2 ans en tant qu'assistant(e) de service ou de secrétaire

Vous bénéficierez:

- D'une politique de formation dynamique
- D'une rémunération attractive (RIFSEEP et prime de fin d'année)
- De 22,5 jours à 25 congés annuels et de 15 à 23 RTT (sur la base de 35 à 39h)
- D'une participation à la prévoyance
- De prestations sociales et financières
- Poste basé à Créteil
- Salaire en fonction du profil

Monsieur le Président du Département du Val-de-Marne

Hôtel du Département

Direction des Ressources humaines

94054 Créteil CEDEX