Coordinateur Administratif Et Financier - Paris, France - CBRE

CBRE

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 1 semaine

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Posted- 27-Nov-2023- Service line- GWS Segment- Role type- Full-time- Areas of Interest- Accounting/Finance, Administrative, Building Management, Customer Service, Data Centers, Facilities Management, Property Management, Purchasing/Procurement, Sales Support, Workplace Strategy- Location(s)- Paris - Ile-de-France - France**À PROPOS DE CBRE DATACENTER SOLUTIONS**

CBRE Data Center Solutions (DCS) fait partie du groupe CBRE qui compte plus de employés dans le monde et propose des solutions immobilières, d'installations et technologiques entièrement intégrées aux propriétaires, occupants et investisseurs de Data Centers du monde entier. Totalement dédié à l'écosystème Data Center, CBRE DCS se consacre à résoudre des défis complexes à chaque étape du cycle de vie du centre de données.Nous offrons à nos collaborateurs les meilleures conditions pour se développer professionnellement et personnellement et réaliser leur plein potentiel au cours de leur carrière.Rejoignez-nous maintenant à
- **_Paris_**
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**_(France)_** et apportez votre talent et vos compétences uniques à notre équipe.**VOS TÂCHES**

D'apporter votre soutien en réalisant diverses tâches administratives/financières et en maintenant le contact avec le client et les fournisseurs. Vous êtes donc amené à intervenir auprès des fournisseurs, en garantissant la qualité des services délivrés, sous délégation des Coordinateurs et/ou du responsable de Sites.

Vous êtes force de proposition et garant d'une recherche d'amélioration permanente. Vous êtes véritablement le bras droit du Sites Manager. Vous pourrez donc démontrer vos compétences et votre savoir-faire pour une future évolution.

**_ Ressources Humaines_**

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- Reporting et gestion des fichiers de suivi des congés et d'absences des collaborateurs, des fichiers de formations et des autres outils relatifs à la gestion des effectifs
- Assurer l'accès aux différentes interfaces RH pour l'équipe CBRE sur site, et suivre l'utilisation de ses outils
- Veiller au respect des process d'On-boarding pour les nouveaux collaborateurs. Organisation des plannings d'arrivée et activation des accès aux outils, en amont de la prise de fonction.

**_Stratégie du compte_**
- Assurer la collecte de données dans le cadre de reportings réguliers ou ponctuels (projets, activités courantes, actions spécifiques)
- Garantir le bon déroulement de la partie gouvernance entre le client et CBRE (organisation des meetings, suivi des plans d'actions, communication)
- Gestion des accès aux outils et plateformes pour les collaborateurs CBRE, mise en place de workshop/formations si nécessaire

**_ Finance_**
- Assurer une veille performante sur le processus de validation des devis (Webquote)
- Gestion et suivi des factures fournisseurs ainsi que des bons de commande (MyBuy). Reporting d'activité à destination de l'Analyste Financier France
- Garantir le suivi des factures sur la plateforme client dédiée (Ariba)
- Piloter la création des bons de commandes (PO) sur MyBuy, assurer une bonne gestion et le respect des délais de traitement.

**_Data management_**
- Assurer la rédaction des comptes rendus des réunions avec le client ou en interne (Occurrence des meetings : mensuel, hebdomadaire, et ponctuel)
- Préparation des présentations en fonction des projets supportés
- Gestion des espaces de partage et de la documentation clé présente sur les plateformes internes ainsi que celles communes avec le client
- Collecter les données de clés au niveau des opérations sur site, dans le cadre du Data Report Mensuel.

**_Communication et Organisation_**
- Transmettre à l'équipe CBRE sur site les news, messages et challenges communiqués par CBRE GWS France
- Communiquer au site toutes les nouveautés ou changements du compte au niveau France
- Organiser les visites des collaborateurs du compte sur le site
- Mettre en place et/ou coordonner des évènements périodiques (fêtes de fin d'année, moments importants, etc ).

**_Performance_**
- Garantir le respect du process dans la plateforme de suivi des opérations (SI7), en suivant les directives du compte
- Assurer la conformité des OPI et KPI inscrit au contrat entre CBRE et le client
- Gestion et suivi des feedbacks client sur les prestations délivrées. Identification des axes d'amélioration et mise en place d'actions correctives.

**_Procurement_**
- En lien avec l'équipe de coordinateur, suivi du niveau de service de nos prestataires
- Réaliser avec l'assistante Admin & Fin les actions de relance fournisseurs (Devis/Factures, prestations, etc ).

**_Compliance HSE_**
- Réaliser en lien avec le Site Manager les self Assessment QHSE (Mensuel)
- Garantir le suivi et mettre à jour des elogbook.

**_Divers_**
- Proposer des améliorations/ innovations sur les process et méthodes de travail au poste ou développement des services/du scope sur le site
- Développ