Assistant de Direction Pour Lafayette Anticipations - Paris, France - Galeries Lafayette

Galeries Lafayette

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 50 minutes

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Imaginez l'inattendu. Depuis plus de 120 ans, le groupe Galeries Lafayette fait bouger les lignes du commerce et ouvre de nouvelles perspectives, à travers ses marques emblématiques. Dans un monde qui change plus vite que les modes, nous vous offrons un challenge : mettre votre talent au service de l'enchantement et de nos clients. Faites le choix d'une entreprise en mouvement, plurielle et engagée, où chaque jour est différent
- Référence
- Ass dir FEGL-11035
- Filière-Métier
- FINANCE / JURIDIQUE
- Localisation
- France / Ile-de-France / PARIS
- Type de contrat
- CDI
- Temps de travail
- Temps Complet
- établissement
- Magasin Haussmann - 40 bd Haussmann Paris
- Votre Rôle- Définition du poste:

- Sous la responsabilité de la Directrice et de la Directrice adjointe, l'assistant.e de direction est en charge des missions suivantes:

- 1. Pour la direction- Gestion de l'agenda de la Directrice et de la Directrice Adjointe,
- Tri et affectation du courrier et des invitations,
- Veille autour des sujets et des évènements du groupe Galeries Lafayette en collaboration avec l'assistante du président de la Fondation,
- Relations Publiques avec les homologues et les institutions culturelles partenaires, nationales et internationales (prise en main du fichier contacts - Eudonet)
- Evènements culturels - Missions:
- Veille Culturelle et suivi d'un calendrier des événements nationaux et internationaux (Foires, Biennales, Expositions, Festivals, etc),
- Organisation et planification des accès de la Directrice et Directrice Adjointe aux grandes manifestations nationales et internationales (foires, expositions, défilés, etc),
- Organisation et mise en place des déplacements de la direction (transports, hébergement, matériel et notes de frais),

Administratif:
- Gestion des parapheurs de la direction (hors factures et devis suivis par le pôle administratif),
- Mise en place des rendez-vous pour les entretiens annuels.

Plus particulièrement pour la Directrice:
- Suivi des relations avec les artistes,
- Organisation des voyages curatoriaux,
- Rédaction des dossiers et présentations diverses pour et en dehors de la Fondation (Jury, conférences, représentations, etc),
- Rédaction des courriers (réponse aux invitations, aux demandes de soutien, etc).

2. Et de manière transversale, pour l'ensemble des équipes
- Réunions:
- Rédaction des ordres du jour des réunions équipe,
- Rédaction et archivage des comptes rendus des réunions équipe,
- Coordination des agendas (privatisations, publics, équipes, évènements, salle de réunion, etc),
- Gestion du planning des salles de réunion,
- Accueil des rendez-vous de la direction et de l'équipe (mise en place des petits déjeuner et réunions importantes),

Courrier:
- Gestion du courrier et distribution auprès de l'équipe,
- Accompagnement sur la gestion des envois (Ups, Fedex, etc),
- En charge du standard de la direction et de la boite mail contact.

Sorties et moments forts de l'équipe:
- Création et organisation de sorties et moments d'équipe (pots de départ, Team Bulding)
- En charge des outils collectifs « bien-être » de l'équipe (espaces communs, petites attentions, etc),
- Veille Culturelle à destination de l'équipe (ouvrir l'équipe à la découverte),

Appartement des artistes:
- Planification de l'appartement des artistes et des invités de la Fondation.
- Votre Profil- Profil:
- Expérience professionnelle de 3 ans minimum
- anglais bilingue
- Maîtrise d'outils informatiques : Suite adobe, traitement de texte, outils web, mailing
- Connaissances du milieu culturel français et international

Aptitudes personnelles:
- Autonome, motivé.e, esprit d'initiative, dynamique, organisé.e, polyvalent.e, vous gérez efficacement les priorités et aimez travailler en équipe
- Vous avez le sens de la confidentialité et d'une bonne aisance à l'oral et à l'écrit en français et en anglais.