Assistant Du Doyen - Reims, France - Université de Reims Champagne-Ardenne

Université de Reims Champagne-Ardenne

Entreprise vérifiée

Reims, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Publié le 30/08/2023
51100 Reims
CDD

**A propos de Nous**:
5ème employeur du territoire champardennais, l'Université de Reims Champagne-Ardenne emploie environ 2500 agents permanents localisés sur 6 sites.
Pluridisciplinaire, elle forme près de étudiants chaque année dans des domaines variés (lettres, droit, sciences humaines, technologie, etc.).
Multisite, son implantation en fait une université de proximité à taille humaine.

**Votre mission, si vous l'acceptez**:
L'URCA recrute un assistant du doyen de l'UFR Médecine. Poste basé à Reims.

**Mission 1** **:Assister le Doyen dans l'organisation quotidienne de son travail**
- Activité 1 : Effectuer les opérations de gestion courante
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs
- Gérer les agendas du Doyen et contrôler les échéances
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
- Réceptionner, suivre, répondre et envoyer le courrier électronique du secrétariat Doyen
- Assurer l'organisation, la préparation et le suivi des réunions du Doyen (Conseils de Gestion, Commissions, évènements ponctuels )
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité du service et des manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques) en lien avec le Doyen.
- Rédiger courriers et documents
- Traiter et suivre certains dossiers transversaux
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
- Gérer les déplacements du Doyen et Vice-Doyen (assurer la gestion et le suivi des ordres de mission )
- Hiérarchiser, classer et archiver les documents
- Activité 2 : Traiter et procéder à la diffusion de l'information
- Traiter et diffuser des informations internes et externes
- Répondre aux demandes d'informations des autres services internes et externes
- Créer, saisir et mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs ), les reproduire et les diffuser
- Assurer la préparation des Conseils de Gestion, y assister et rédiger le procès-verbal

**Mission 2** : Effectuer certaines activités transversales**- Recueillir leurs réponses, en faire le suivi et procéder aux éventuelles relances
- Mettre en forme les informations et les communiquer aux différents responsables
- Activités 2 : Appui aux services suivants:

- RH - participation à la vie démocratique via la tenue des bureaux de vote lors des élections
- Communication - participation aux actions de communication de la composante en lien avec la personne en charge de la communication

**Le profil idéal, selon nous**:
Réactivité, discrétion, autonomie, confidentialité, polyvalence.

Maitrise des outils de bureautique (Word, Excel, Power point, messagerie électronique, internet/intranet).

Sens de l'organisation, rigueur, fiabilité, sens relationnel.

**Conditions salariales**:
Poste de catégorie B

Ouvert aux titulaires de la fonction publique par voie de détachement ou de mutation

Ouvert également aux non-titulaires dans le cadre d'un CDD à pourvoir au 1er septembre 2023 et jusqu'au 31 août 2024 renouvelable.

Rémunération selon expérience, régime indemnitaire pour les fonctionnaires (grilles propres à l'établissement), participation à la protection sociale complémentaire

**Avantages**:

- Accès aux services de l'Université : sports, culture et évènementiel, apprentissage des langues
- Comité d'action sociale, prestations sociales de l'établissement et interministérielles

Date limite pour postuler : 15/09/2023