Assistant Formation F - Bruges, France - L'Opcommerce
Description
L'Assistant(e) Formation contribue aux missions de contrôle et d'engagement financier. Il/elle assure les missions de règlement des dossiers de formation quel que soit le dispositif en charge, selon la législation, les conditions de gestion de l'Opcommerce et les procédures internes en vigueur. Il/elle veille au respect des critères qualité propres à son activité. Il/elle renseigne les entreprises et relaie les informations auprès de l'interlocuteur adéquat. Il/elle travaille en étroite collaboration avec ses collègues du front office.**Activités**:
Ø Gestion des demandes de prise en charge et des actions de formation
\- Réceptionne et vérifie la complétude et la conformité des dossiers de prise en charge et procède aux relances le cas échéant
\- Engage des actions dans le système d'information selon les procédures internes et mobilise les financements dédiés en lien avec le front office si besoin
\- Alerte le front office sur les écarts et insuffisances de fond
\- Mobilise les lignes de cofinancements accessibles (projets) et suit la traçabilité des actions avec le conseiller
\- Sollicite le responsable ou le coordinateur sur tout événement bloquant ou situation exceptionnelle
\- Suit l'activité administrative de son portefeuille
\- Renseigne les entreprises et les organismes de formation sur l'état des prises en charge
\- Suit la traçabilité et le classement des dossiers selon les procédures internes
\- Assure l'auto contrôle sur le paiement et le contrôle croisé sur l'activité de paiement de la délégation
\- Assure la clôture des engagements
Ø Gestion des règlements
\- Assure le traitement des opérations de règlement de dossiers de formation en s'assurant de la conformité et de la complétude des dossiers (« bon à payer », )
\- Assure le suivi des dossiers sensibles ou en contentieux
\- Assure l'archivage des dossiers traités
\- Participation à la fidélisation des portefeuilles d'entreprise
\- Assure un lien de proximité et veille à la qualité de la relation client
Ø Participation à la gestion des flux d'information entrants et sortants de la délégation
\- Réceptionne et traite les appels téléphoniques, les mails, le courrier papier ou dématérialisé (Gestion Electronique des Documents ou Forco net)
\- Participe à la gestion de la collecte
\- Peut assurer des campagnes/opérations de promotion via des appels sortants en complément de son activité principale
Ø Participation aux audits
\- Participe à la mise en conformité suite aux contrôles
Ø Reporting et analyse de l'activité
\- Rend compte de son activité selon les modes de reporting mis en place
\- Suit les indicateurs clés et applique des plans d'action définis
\- Contribue à l'atteinte des objectifs de l'Opcommerce
**Profil et compétences**:
\- Expérience en gestion administrative de dossiers, en OPCO, centre de formation ou service formation en entreprise
\- Connaissance des dispositifs de la formation professionnelle
\- Connaissance des techniques de relation client
\- Engagement professionnel, rigueur, organisation, respect des procédures
\
- Une expérience en relation client et sur le sujet de l'apprentissage serait souhaitée
**Conditions d'emploi et avantages**:
13ème mois
Titres restaurant
Jours de repos (15)
Compte épargne temps (CET)
Télétravail possible
Horaires flexibles, temps plein possible sur 4,5 jours
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