Assistante de Direction - Cergy-Pontoise, France - Conseil Départemental du Val d'Oise

Conseil Départemental du Val d'Oise

Entreprise vérifiée

Cergy-Pontoise, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Définition**:

- Le Conseil départemental du Val d'Oise recrute pour la Direction des affaires juridiques un(e) assistant(e) de direction en charge d'organiser et assurer le secrétariat de la Direction. Facilite l'activité la Directrice et du Chef du Service en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil et de suivi des dossiers gérés par la Direction et le Service Juridique et Contentieux.
- Assure le secrétariat de la Médiation départementale.**Missions**:

- Au titre de vos activités, vous serez en charge de:

- Secrétariat de direction:
- Gestion du courrier de la Direction (utilisation du logiciel de gestion du courrier Elise)
- Saisie et mise en forme de notes, correspondances, rapports, et comptes rendus
- Tri et classement des dossiers : dossiers de protection fonctionnelle, dossiers contentieux, dépôts de marques, consultations juridiques, élaboration de tableaux de bord
- Préparation du bilan annuel des contentieux du Département
- Accueil téléphonique et physique (filtrages d'appels, accueil des visiteurs internes au Département ou externes (avocats)
- Superviseur et utilisateur de la plateforme Télérecours (pour les contentieux relevant des juridictions administratives) pour le Département (orientation des dossiers vers les Directions et les services gestionnaires, identification des procédures d'urgence)
- Gestion d'agendas et organisation de réunions
- Référent Elise, Grand Angle, Gedelib et logistique pour la Direction
- Contributeur Mosaïk pour la Direction

Gestion financière:
- Préparation et suivi de l'exécution du budget de la direction en lien avec la Directrice (saisie des différentes étapes budgétaires, suivi et gestion des dépenses et des recettes)
- Gestion comptable des dépenses et des recettes sur le logiciel financier Grand Angle (engagements, mandatements et émission des titres de recettes)

Secrétariat de la Médiation:
- Accueil téléphonique des usagers
- Collecte des informations auprès des Directions et Services du Département pour les demandes relevant de sa compétence ou orientation des usagers pour les demandes ne relevant pas des compétences du Département
- Rédaction des courriers de réponse aux usagers en lien avec le Médiateur
- Suivi, classement et archivages des dossiers
- Préparation du rapport d'activités en lien avec le Médiateur départemental

**Compétences**:

- Technique:
- Instruire un dossier
- Planifier et organiser l'activité de la direction
- Rédiger des documents administratifs courants
- Préparer et contrôler l'exécution d'un budget
- Maîtriser les outils bureautiques et les outils informatiques utilisés par la Direction (Télérecours, Elise, Gedelib)
- Maîtriser les règles de l'expression orale et écrite (grammaire, syntaxe et orthographe)
- Faire preuve d'autonomie et d'implication dans les dossiers
- Etre méthodique, efficace, organisé
- Avoir le sens des priorités
- Faire preuve de rigueur, de fiabilité et de discrétion professionnelles
- Intéret pour le domaine juridique

Relationnel:
- Communiquer avec les directions du Département, les élus, les juridictions, les usagers, les avocats en adaptant son discours en fonction de son interlocuteur, quel que soit le vecteur de communication (messages électroniques, appels téléphoniques, accueil physique)

Connaissances:
- Techniques de secrétariat
- Bureautique (traitement de texte, tableur,) et internet
- Organisation administrative française (Etat - Collectivités territoriales)
- Connaissance du logiciel Grand Angle appréciée

Profil:

- Ce poste est ouvert aux rédacteurs territoriaux.
- Niveau BAC / BAC + 2
- Contrat à temps partiel envisageable**Tous les postes du Conseil Départemental du Val d'Oise sont handi-accessible**

**Référence **:R/650

**Catégorie **:1

**Secteur d'activité **:Administration générale

**Cadre d'emploi 1 **:Rédacteurs territoriaux

**Commune **:CERGY-PONTOISE

**Localisation **:Hôtel du Département

**Direction **:Direction des Affaires Juridiques

**Service **:DAJ-Direction

**Poste à encadrement **:Non

**Temps de travail **:Temps complet

**Date de fin de publication **:13/04/2023