Assistant(E) de L'equipe Responsable Du Pôle - Reims, France - CHU de Reims

CHU de Reims

Entreprise vérifiée

Reims, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

L'assistant(e) de l'Equipe Responsable de Pôle est en charge d'organiser et de coordonner les informations internes et externes pour l'équipe d'encadrement du Pôle (Cheffe du pôle, directeur délégué, directeur délégué adjoint, cadre supérieure de Pôle).

**Abréviations**
E.H.P.A.D. Etablissement d'Hébergement pour Personnes Agées Dépendantes
U.S.L.D. Unité de Soins de Longue Durée
E.R.P Equipe Responsable de Pôle

**Missions générales**
- Assurer l'accueil téléphonique et physique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes (filtrage des appels, orientation)
- Organiser les réunions et les rendez-vous des membres de l'Equipe Responsable de Pôle (préparation des dossiers de réunion, notes de synthèse, diaporamas)
- Réaliser la prise de rendez-vous, organiser les réunions, gérer les agendas, les déplacements et les ordres de missions
- Mettre en forme des documents (rapports d'activité, compte-rendu de réunion ou d'instances, tableaux, courriers à destination des usagers ou de partenaires externes etc.)
- Organiser les réunions des groupes de travail du Groupement Hospitalier Universitaire de Champagne
- Assurer la gestion du courrier de la cheffe de Pôle
- Traiter, mettre en forme et envoyer les courriers
- Gérer les demandes de dossiers patients en lien avec la Direction de la Qualité
- Assurer la gestion du temps de travail médical (PH et internes)
- Assurer la facturation mensuelle des intervenants médicaux et paramédicaux
- Assurer la gestion des parapheurs des secrétariats d'admission du Pôle et coordonner leur adressage a posteriori.
- Organiser et gérer le classement et l'archivage des documents (archive physique et numérique)

**Missions spécifiques ou ponctuelles**
- Assurer l'organisation et le suivi administratif des instances internes et externes
- Gestion des instances et de leur composition (CVS) et rédiger les procès verbaux
- Gérer le pool des étudiants vacataires le week-end
- Assurer la gestion des outils de communication interne et externe au pôle
- Mise à jour de l'annuaire intranet et des organigrammes du Pôle
- Assurer le suivi de la maintenance - matériels, de la maintenance assistée par ordinateur pour les demandes d'interventions, de réparation pour la direction du Pôle
- Gestion administrative des plaintes et réclamations en lien avec la Cellule insatisfactions du pôle et la Direction de la Qualité

**Niveau d'étude**
- Bac à Bac+2
- Maîtriser internet et les outils informatiques suivants : Word, Excel, PowerPoint

**Capacités requises**
- Travailler en équipe
- Capacité à hiérarchiser les urgences
- Renseigner les interlocuteurs de façon pertinente
- Respecter le secret professionnel et la confidentialité des informations
- Identifier un problème et savoir en rendre compte
- Prendre des initiatives adaptées

**Caractéristique du poste**:

- Temps de travail : 100% - 7h40 par jour

Qui sommes nous ?

Au carrefour des régions Grand-Est, Hauts-de-France et Ile-de-France et situé au cœur d'une métropole rémoise au taux de croissance démographique dynamique, le Centre Hospitalier Universitaire (CHU) de Reims est un pôle de référence pour le secteur sanitaire sur le territoire de Champagne-Ardenne, et même au-delà. En effet, le CHU de Reims assure l'activité de proximité pour tout le territoire Marnais et prend en charge les pathologies les plus complexes à l'échelle de la région Grand Est (chirurgie cardiaque, greffes de rein, urgences et SMUR pédiatriques ).

Le CHU de Reims est l'établissement support du GHT (Groupement Hospitalier de Territoire) regroupant notamment les hôpitaux de Châlons-en-Champagne, d'Epernay et de Rethel-Vouziers.

Le CHU de Reims dispos de 2400 lits et places dans huit établissements, dont 1120 en Médecine, Chirurgie et Obstétrique (MCO). Il assure également les activités de pédopsychiatrie, de SSR et d'EHPAD-SLD. Il dispose d'un budget de 500 millions d'euros, toutes activités confondues. Le CHU de Reims est le 1er employeur de l'ancienne région Champagne - Ardennes accomplissant des missions de soins, de prévention, d'enseignement et de recherche grâce à près de 1 900 professionnels médicaux et plus de 5 500 personnels hospitaliers.Organisé en 15 pôles d'activités cliniques et médico-techniques, il est associé aux Unités de Formation et de Recherche (UFR) de Médecine, Pharmacie et Odontologie de l'Université de Reims Champagne-Ardenne (URCA).

Le CHU de Reims s'inscrit dans une dynamique de modernisation de son offre de soins et de son patrimoine, avec un objectif de reconstruction de l'ensemble de l'activité MCO (hors Pôle Femme
- Parents-Enfant).

Enfin, le CHU de Reims est l'établissement support du Groupement Hopsitalier de Territoire regroupant notamment les hôpitaux de Châlons-en-Champagne, d'Epernay et de Rethel-Vouziers.

Depuis septembre 2016, le Centre H