Secrétaire Bilingue - Paris, France - Hogan Lovells

Hogan Lovells

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Keen to become part of a truly global, collaborative team of professionals? Your journey begins here.

Hogan Lovells est l'un des 10 premiers cabinets d'avocats au monde. Il regroupe plus de 2.600 avocats répartis dans près de 50 bureaux en Europe, aux Etats-Unis, en Amérique Latine, en Afrique, au Moyen-Orient, en Australie et en Asie, qui assistent les entreprises, institutions financières et organismes d'Etat pour l'ensemble des questions juridiques auxquelles ils sont confrontés au niveau local et mondial.

Le bureau parisien de Hogan Lovells, qui compte plus de 180 avocats dont 42 associés et une centaine de salariés de toutes nationalités, recherche aujourd'hui son assistant(e) bilingue.

Au sein d'une équipe, vos missions seront les suivantes:

- Participer au process de facturation qui représentera la majeure partie de votre poste (ouverture des dossiers clients et recherche de conflits d'intérêt, préparation des lettres d'engagement, préparation et envoi des factures, relances clients, suivi de la mise à jour des temps des avocats).
- Faciliter l'organisation quotidienne des avocats (gestion des agendas, organisation des rendez-vous, des conférences téléphoniques et des déplacements, prise en charge des notes de frais, classement et archivage des documents, mise à jour des bases de données documentaires)
- Assurer le secrétariat téléphonique (réception et transmission des messages, gestion des demandes téléphoniques provenant d'interlocuteurs internes et externes, gestion des renvois d'appel en cas d'absence des avocats).
- Produire des documents dans un format imposé par la charte graphique du cabinet (frappe, relecture, mise en forme et correction de documents, élaboration de présentations Powerpoint, prise en charge de l'impression, de la numérisation, des photocopies de documents et création éventuelle de bibles).
- Assister les avocats dans le cadre de leurs activités de développement (mise à jour de notre base de données clients, ajouts de contacts dans les marketing lists, mise à jour des biographies des avocats ainsi que de leurs expériences, réponses aux appels d'offres, mise en forme de newsletters).

De formation supérieure (Bac + 2/3), vous êtes rigoureux(se), fiable et organisé(e) et maîtrisez également les outils informatiques.

Doté(e) d'une grande rigueur et d'une excellente capacité rédactionnelle, vous disposez par ailleurs d'un niveau d'anglais courant.

Justifiant d'un savoir-faire lié aux outils de travail (Word, Excel, PowerPoint, Outlook etc..), vous avez également des compétences relationnelles.

Un bon sens de l'adaptation est exigé pour répondre aux évolutions de poste susceptibles d'intervenir au cours de votre mission.