de Direction - Montpellier, France - UNIVERSITE PAUL VALERY MONTPELLIER 3

UNIVERSITE PAUL VALERY MONTPELLIER 3

Entreprise vérifiée

Montpellier, France

il y a 1 semaine

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

_**Contexte du recrutement **_

Ce poste est proposé au mouvement interne de l'université. Il est donc susceptible d'être vacant.

La Faculté de Langues et Cultures Étrangères et Régionales gère 250 personnels enseignants et 26 personnels administratifs. Elle gère aussi 3200 étudiants spécialistes en langue et offre une ou plusieurs enseignements de langue à l'ensemble des inscrits de l'université.

Missions

**Assurer le Secrétariat de Direction de l'UFR 2**

**Mission 1**:
Activités:
**Gestion administrative**
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes de l'UFR
- Assurer les prises de rendez-vous de la Direction
- Traiter le courrier électronique et postal ainsi que les appels téléphoniques
- Suivre la circulation des parapheurs des différents dossiers de la Direction
- Gérer les agendas de réunions et contrôler les échéances
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports )
- Traiter et diffuser des informations internes et externes (colloques, manifestations et autres)
- Organiser, alimenter et mettre à jour des bases de données relatives à la gestion des personnels enseignants et administratifs de l'UFR.
- Élaboration de courriers, tableaux, courriels (sous l'autorité du Responsable Administratif).
- Classer et pré-archiver les documents, courriers, comptes-rendus et relevés de décisions

**Mission 2**:
Activités:
**Gestion et suivi des dossiers de la Direction de l'UFR 2**
- **Conseil de l'UFR**

Préparation et envoi des convocations - Participation au Conseil, prise de note en sténographie et rédaction du compte rendu.
- **Conseils des Directeurs de départements**

Préparation et envoie des convocations - rédaction des relevés de décisions.
- **Comités de Sélection**

Préparation et envoi des convocations - suivi et gestion des dossiers avec la Direction de l'UFR et les Présidents des Comités - travail en lien avec la DRH-enseignants.
- **Élections au sein de l'UFR 2**

Organisation matérielle des élections au Conseil de l'UFR en collaboration directe avec le

Responsable Administratif et en lien avec la DAJI.

**Mission 3**:
Activités:

- **Gestion et suivi des dossiers du personnel administratif de l'UFR**

Autorisation d'absence, congés, formation, etc
- **Suivi des dossiers du personnel enseignant de l'UFR**

Notation administrative, tableau d'avancement, titularisation, etc
- **Gestion et suivi du matériel pour les cours des enseignants**

Réservation de vidéoprojecteurs, ordinateurs, demandes de clés/badges, commandes de

feutres, etc..
- **CONNAISSANCES ET SAVOIRS **_
- Maîtrise des techniques de communication orale et écrite
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Maîtrise des logiciels WORD, EXCELL, POWERPOINT et des outils de messagerie
- L'organisation et le fonctionnement de l'Enseignement Supérieur, de la Recherche et des Universités.
- **SAVOIRS FAIRE OPÉRATIONNELS **_
- Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale
- Rigueur, sens de l'organisation et autonomie de travail
- Sens des priorités
- Capacité à prendre des initiatives
- Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique
- **SAVOIRS ÊTRE **_
- Discrétion
- Très bon sens relationnel
- Accueillante
- Capacité d'anticipation
- Force de proposition
- Sens de l'écoute
- Sens du Service Public.
- **Formations et/ou expérience professionnelle souhaitables **_

Une expérience en université serait souhaitable et plus particulièrement en UFR.

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 12 mois

Rémunération : à partir de 1 820,00€ par mois

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 02/09/2024