Assistant de Direction - Melun, France - Département de Seine-et-Marne

Département de Seine-et-Marne

Entreprise vérifiée

Melun, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

La Seine et Marne compte 1.3 M d'habitants et constitue un des départements métropolitains ayant la plus forte croissance de population. Elle accueille les 2 dernières villes nouvelles françaises (Sénart et Marne-la-Vallée), une partie du pôle de Roissy et Disneyland Paris.

Elle comprend également de grands territoires ruraux et naturels avec deux Parcs Naturels Régionaux ainsi qu'un patrimoine mondialement connu avec, par exemple, la forêt de Fontainebleau et les châteaux de Vaux-le-Vicomte et Fontainebleau.

En qualité d'assistant de direction, vous assurer l'assistance et le secrétariat du pôle de direction et de la mission d'appui dans le cadre d'un binôme d'assistance de direction.

Vous gérez le suivi des tableaux d'indicateurs et de suivi des opérations en mode projet en coordination avec les différents interlocuteurs du pôle de direction et de la mission d'appui.

Vous serez en charge des demandes d'informations aux élus, aux élus, Cabinet, DGAA, autres directions du Département, sous-directions ainsi que des dossiers administratifs et en assurer le suivi.

Vos activités principales sont les suivantes:

- assurer le secrétariat : traitement des demandes, classement ainsi que la circulation de l'information entre les différentes sous-directions et/ou services de la Direction et dans les règles de confidentialité
- centraliser les éléments des sous-directions pour le suivi des tableaux d'indicateurs et de suivi des opérations et mise à jour en vue d'un document unique
- relancer et alerter auprès des sous-direction
- préparer avec l'appui du chargé de coordination administrative et des sous-directions les réponses aux sollicitations des autres services du Département (réunions intercommunales, cantonales, ) pour une transmission dans les délais demandés
- organiser des réunions et participer aux comités de direction

Vous aurez également des activités secondaires:

- remplacer l'assistance de direction sur la gestion des agendas, courriers arrivée et de départ
- rédiger des compte-rendu de réunions, des notes et la correspondance courante
- effectuer l'accueil téléphonique
- assurer une gestion des logiciels internes (tempo, elise, outlook, eudonet).

De formation BTS assistant manager, assistant de gestion ou équivalent, vous avez idéalement une expérience en collectivité territoriale.

Vous maitrisez les outils informatiques et bureautiques

Vous savez rechercher les bonnes informations auprès des bons interlocuteurs

Vous possédez des qualités rédactionnelles, d'expression orale et de vocabulaire professionnel

Vous savez comprendre et reformuler les demandes

Vous êtes capable de recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques

Le respect des délais de transmission et l'organisation des réunions n'ont plus de secrets pour vous

Vous connaissez les techniques de secrétariat

Vous êtes en capacité d'appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre

Vous avez le sens de la confidentialité, du travail en équipe et du service public

Vous êtes rigoureux, disponible et réactif
- Titres restaurant
- 25 CA et 24 RTT (sur la base de 39h hebdomadaires / Forfait jour pour les encadrants de catégorie A)
- Participation employeur à la Mutuelle et prévoyance
- Parking gratuit
- Gare à proximité
- Prestations sociales et COS