Adjoint en Gestion Administrative - Rouen, France - Université de Rouen Normandie

Université de Rouen Normandie

Entreprise vérifiée

Rouen, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

L'Université de Rouen Normandie recrute son futur Adjoint en Gestion Administrative F/H.

Le poste est à pourvoir en CDD pour une durée de 4 mois du 25 avril au 29 aout, sur le campus Pasteur de Rouen.

L'agent recruté exercera ses fonctions à l'IPAG au sein d'une équipe de trois personnes (un directeur, une directrice administrative et une adjointe en gestion administrative). Il assurera les actes de gestion d'une scolarité et assistera administrativement l'équipe de direction.

**MISSION PRINCIPALE**

L'agent assurera, pour plusieurs formations, la gestion de l'ensemble des actes administratifs et pédagogiques de la scolarité, de la procédure de pré-inscription à la remise des diplômes.

**ACTIVITES ASSOCIEES**
- Inscriptions administratives et pédagogiques_
- Contrôler les inscriptions pédagogiques des étudiants (sous Apogée)
- Assurer la régie (caisse et remboursement) en tant que régisseur suppléant pour l'IPAG
- Examens_
- Organiser les examens de contrôles continus et épreuves de 2nde chance : réserver les salles, collecte des sujets d'examens auprès des enseignants et assurer la duplication et la mise sous pli, envoi des convocations, élaboration du planning des examens en collaboration avec la directrice administrative
- Organiser et gérer le suivi des épreuves de contrôle continu (6 sessions/an)
- Organiser les jurys d'examen (2 par an) : éditer les PV de délibération
- Saisir et vérifier les notes d'examen (APOGEE)
- Editer et diffuser les relevés de notes, attestations de réussite, diplômes et annexes descriptives
- Emplois du temps _
- Elaborer les emplois du temps en collaboration avec les enseignants et en fonction de leur disponibilité (ADE CAMPUS)
- Saisir, mettre en ligne les emplois du temps sous ADE et en assurer la mise à jour
- Participer aux réunions de travail animées par la cellule fonctionnelle
- Administratif_
- Participer à l'organisation de la rentrée universitaire : préparation logistique de la réunion de pré-rentrée, diffusion de l'information (affichage, mailing) et des documents (livret d'accueil, mémento, livret des formations )
- Gérer la bibliothèque de l'IPAG (mise à jour de la base de données Excel, référencement des ouvrages, suivi des emprunts)
- Gérer les archives dans le respect de la procédure en vigueur et en assurer la mise à jour
- Assurer l'accueil physique, téléphonique, mail
- Participer à l'organisation des élections universitaires
- Réaliser les trombinoscopes
- Gérer les courriers, attestations diverses et retrait des diplômes

**COMPETENCES PRINCIPALES**

**Savoir / connaissances**
- Vous connaissez la règlementation relative aux étudiants (Charte des examens, modalités de contrôle des connaissances, modalités d'inscription, de transfert de dossier ) ?
- Vous connaissez le fonctionnement de l'enseignement supérieur (instances, organisation, hiérarchie ) ?

**Savoir-faire / compétences opérationnelles**
- Vous maitrisez la suite bureautique : WORD, EXCEL ?
- Vous savez utiliser les logiciels métiers : APOGEE, ADE CAMPUS, ECANDIDAT ?
- Travailler en équipe n'est pas un problème ?
- Vous savez développer des relations professionnelles positives avec les autres structures ou services ?
- Vous savez anticiper afin de tenir compte des contraintes et des échéances, les respecter ?

**Savoir-être / compétences comportementales**
- Vous êtes disponible ?
- Vous êtes à l'écoute et vous savez communiquer avec un public (étudiant /enseignant) ?
- Vous aimez le contact avec les étudiants ?
- Vous êtes dynamique et avez une certaine capacité à réagir ?

Vous vous reconnaissez ? Alors n'hésitez plus et venez rejoindre notre équipe dès que possible

L'Université de Rouen Normandie est une structure handi'accueillante : tous nos postes sont ouverts au recrutement des travailleurs en situation de handicap.

**Avantages**:

- Cadre de travail agréable : campus vert, connecté, bien situé et en constante amélioration, axé sur le développement durable.
- Activités sportives à des tarifs préférentiels
- Participation à la mutuelle / Participation aux frais de transport
- Accompagnement à la prise de poste (tuilage et formations)
- 55 jours de congés / RTT
- Un accès aux bibliothèques universitaires et aux ressources numériques (Cairn, )
- Un centre de loisir pour les enfants des personnels

Type d'emploi : CDD
Durée du contrat : 4 mois

Salaire : 1 794,00€ à 1 834,00€ par mois

Programmation:

- Du lundi au vendredi

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 25/04/2024