Assistant(E) de Direction - Paris, France - Assistance Publique Hôpitaux de Paris

Assistance Publique Hôpitaux de Paris

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Date de début de diffusion **:30/05/2023

**Date de parution **:30/05/2023

**Description du poste**:
**Intitulé du poste**:
Assistant(e) de direction F/H

**Métier**:
Gestion et administration - Secrétaire

**Type d'emploi**:
Titulaire ou contractuel

**Quotité de temps de travail**:
Temps plein

**Horaires de travail**:
Forfait cadre sur des horaires administratifs

**Rémunération**:
A partir de 2 239 € bruts mensuels (selon expérience et grilles AP-HP)

**Poste à pourvoir**:

- de 3 mois

**Présentation du service**:

- Le Service
- **Stratégie Logement et Gestion des Actifs Immobiliers (SLGAI)** a pour mission de définir et mettre en œuvre la politique relative à la gestion des biens immobiliers du Domaine Privé de l'AP-HP.
- Le service contribue, parallèlement aux objectifs d'optimisation de l'occupation des parcs de logements des sites hospitaliers et de son domaine privé, à la valorisation du patrimoine par son engagement dans la révision de situations complexes, anormales ou décalées.
- Il participe activement au développement des recettes de la DNA (baux commerciaux, gestion des prêts et emprunts, etc.).
- COMPOSITION DE L'EQUIPE
- Le SLGAI comporte 3 sous-ensembles:
- Stratégie de l'offre de logement
- Pôle Pilotage Juridique des Engagements
- Pôle Gestion des Actifs Immobiliers

LIAISON HIERARCHIQUE DIRECTE
- Le Chef du Pôle Gestion des Actifs Immobiliers
- LIAISONS FONCTIONNELLES- Agence Logement,
- Pôle Pilotage juridique
- Trésorerie Générale, économat
- Direction Economique Financière de l'Investissement et du Patrimoine

**Vos missions**:
**Missions Générales** (liste non exhaustive)
- Rattaché(e) à la directrice Stratégie Logement et Gestion des Actifs Immobiliers, vous avez pour principale
- mission, la prise en charge de la gestion administrative de la direction.**A ce titre, vous êtes en charge de**:

- L'assistanat de la directrice du pôle, son adjointe (responsable du pôle pilotage juridique des engagements), la responsable du pôle gestion des actifs immobiliers et la chargée de stratégie de l'offre de logement, afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, mise en forme de documents, comptes rendus de réunions, organigramme, liste des contacts, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, etc.).
- L'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes.
- La gestion du courrier entrant / sortant (scan, référencements etc.) et le suivi des réclamations.
- La prise en charge des aspects logistiques de la direction (commande et gestion du stock des fournitures bureautiques, photocopieur etc.), des demandes d'accès informatiques.
- L'enregistrement de demandes d'achat et la justification des services faits.
- Organiser, alimenter et mettre à jour les bases de données relatives au service et à la gestion du parc.
- Classer et archiver les documents en lien avec le service des archives.
- La constitution de dossiers, préparation de supports (powerpoint, notre d'arbitrage, ) en lien avec l'activité, la participation, le cas échéant, à des réunions et préparation des CR, la préparation de tableau excel de synthèse, la mise à jour de la liste du patrimoine et sa diffusion.
- L'assistance à la déclinaison organisationnelle des projets de transformation du service.
- La préparation et coordination des sujets de communication (du service, de nouvelles offres logements,..) et des évolutions IT du service.

**Compétences recherchées**:
Formations et/ou Qualifications:

- Formation supérieure BAC+2 en assistanat de direction ou assistanat de gestion
- Expérience réussie de 5 ans minimum sur un poste similaire

Compétences opérationnelles:

- Très bonne maîtrise des outils bureautiques : logiciels Word - Excel - PowerPoint sous Windows
- Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale
- Rigueur, sens de l'organisation et autonomie de travail
- Capacité à prendre des initiatives
- Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence
- Le goût pour la communication
- Rigoureux(/euse) et organisé(e), vous savez faire preuve de méthode et avez le sens des priorités

Compétences relationnelles
- Doté-e d'un excellent sens du relationnel
- Discrétion
- Autonomie
- Capacité à travailler en équipe
- Capacité d'anticipation et d'adaptation
- Force de proposition

**Les avantages de l'AP-HP**:
**Description de vos avantages**:

- Possibilité de télétravail si le poste le permet.
- Une procédure d'intégration avec dispositif de tutorat et parcours de formation adapté à chaque nouvel arrivant en fonction de son profil.
- Un centre formation et de développement des compétences interne pour les formations management, les renforcement Métiers
- 15 jours de RTT, en plus des 25 jours de congés
- Une salle de bien-être et des animations sur le site de Saint Antoine
- Un