- Recueillir, traiter et diffuser l'information aux membres des services : changements de réglementation, rappel des échéances administratives principales, information sur les actualités du centre/de l'institut/du site universitaire (politique de site)
- Mettre en application les procédures administratives : assurer une veille, appliquer et transmettre les informations aux personnes concernées
- Proposer et alimenter des tableaux de bord de suivi de l'activité des services
- Réaliser le suivi des indicateurs des services
- Organiser les agendas et les déplacements (transport, hébergement, ordre de mission, suivi des remboursements...)
- Gérer le courrier et les mails, filtrer les appels téléphoniques
- Assurer le classement et l'archivage
- Aider au suivi de l'inventaire des matériels et équipements des services
- Aider à préparer les demandes et modifications budgétaires (dépenses de fonctionnement, d'investissement et de personnels) des services, dans un contexte annuel et pluriannuel ; participer aux réunions budgétaires
- Identifier et respecter/faire respecter les échéances du calendrier budgétaire, effectuer un suivi régulier et analyser les données (extractions, tableaux de bord) ; alerter en cas de risque identifié
- S'informer/informer les services sur les sujets achats, marchés et procédures du domaine à respecter, en appui sur l'acheteur du centre et le service dépenses
- Réaliser et suivre les achats, collecter ou faire établir les devis, saisir les précommandes (DA) dans les outils de gestion, suivre les livraisons, constater le service fait, orienter les prestataires/fournisseurs vers les services dédiés en cas de nécessité
- Gérer les déplacements : informer sur la réglementation liée aux missions, conseiller et effectuer des recherches de billetterie et hébergement, aider à l'utilisation des outils et plateformes dédiées, accompagner pour les formalités de retour de mission.
- Contribuer à l'organisation de la vie interne des services : organiser les réunions de service, les séminaires de services, utiliser les outils collaboratifs et les outils de visioconférence
- Proposer et organiser des moments de convivialité
- Contribuer au processus d'accueil des nouveaux arrivants (bureau, poste de travail, accès aux outils, présentation des outils du quotidien)
- Suivre le calendrier collectif des services, les absences/congés, le télétravail, les déplacements
- Renseigner et accueillir les interlocuteurs externes et les visiteurs
- Assister les responsables des services sur la vigilance à avoir quant à l'ambiance des services et la bonne inclusion de tous ; alerter sur les anomalies de fonctionnement.
- Assurer l'interface des services avec les différents acteurs internes et externes
- Rédiger et mettre à jour les supports de communication (intranet, wiki, pages web...), promouvoir les réalisations des services par la diffusion d'actualités
- Rédiger et diffuser des documents (courriers, notes, rapports, procédures, comptes rendus, ...)
- Contribuer à l'élaboration du budget des services, suivre les dépenses et procéder aux achats (étude des devis, respect des marchés publics, saisie des demandes d'achat, services faits)
- Organiser et participer à des réunions ou à des actions évènementielles internes et externes: planification, logistique, accueil des visiteurs, comptes rendus, suivi des actions
- Assurer le classement et l'archivage
- Avoir une connaissance de base des procédures administratives et de la réglementation de la fonction
publique - Avoir une connaissance de base sur l'environnement de la recherche
- Connaître les grands principes de gestion budgétaire et financière
- En trajectoire : langue anglaise niveau A1 à A2 (CECRL)
- Maîtriser les outils de bureautique et informatique (Pack Office, internet, intranet, messagerie)
- Maîtriser les techniques d'assistanat administratif
- Savoir appliquer les procédures administratives
- Savoir s'organiser en fonction des priorités de sa hiérarchie / des services
- Savoir planifier simultanément, organiser et assurer le suivi des dossiers
- Savoir prendre des notes et rédiger des comptes rendus
- Savoir mettre en oeuvre les techniques de reporting
- Savoir suivre et exploiter des tableaux de bord
- Être disponible et à l'écoute
- Être autonome (faire preuve d'initiative, avoir le sens des responsabilités)
- Savoir travailler en équipe et en réseau
- Être rigoureux(se)
- Savoir respecter la confidentialité
- Avoir le sens du service
- Avoir l'esprit d'équipe
- Faire preuve d'un bon relationnel, avoir le sens de l'accueil
- Restauration subventionnée
- Transports publics remboursés partiellement
- Congés: 7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT (base temps plein) + possibilité d'autorisations d'absence exceptionnelle (ex : enfants malades, déménagement)
- Possibilité de télétravail et aménagement du temps de travail
- Équipements professionnels à disposition (visioconférence, prêts de matériels informatiques, etc.)
- Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria)
- Accès à la formation professionnelle
- Sécurité sociale
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Assistant-e de service social
il y a 4 jours
Université de Lille Villeneuve-d'Ascq, France À temps pleinÀ propos de nous · Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom. · Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-cultur ...
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Un(e) Assistant(e) de Service Social
il y a 2 semaines
GAPAS Marcq-en-Barœul, FrancePrésentation du Gapas · Le Gapas propose diverses formes d'accompagnement pour des personnes en situation de handicap, enfants et adultes, à travers la gestion de 40 établissements et services sociaux et médico-sociaux dans les Hauts-de-France et L'Ile-de France. Sa raison d'êtr ...
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Un(e) Assistant de Service Social
il y a 2 jours
GAPAS Marcq-en-Barœul, FrancePrésentation du Gapas · Le Gapas propose diverses formes d'accompagnement pour des personnes en situation de handicap, enfants et adultes, à travers la gestion de 40 établissements et services sociaux et médico-sociaux dans les Hauts-de-France et L'Ile-de-France. Sa raison d'êtr ...
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Assistant service client
il y a 2 semaines
Groupe Partnaire Lesquin, France IntérimPartnaire, chercheur de talents en CDI, CDD et Intérim, vous propose de nombreuses opportunités d'emploi quel que soit votre métier, votre secteur d'activité et votre expérience. · Votre agence Partnaire Lille, avec son équipe dynamique et souriante a le poste qu'il vous faut Nou ...
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Assistant(e) Achats
il y a 10 heures
Bastide Villeneuve-d'Ascq, France CDIÀ propos de CADES DESIGN · 1880, le début d'une grande aventure familiale. C'est à cette date, aujourd'hui symbolique pour la Maison Bastide, que quatre frères se lancèrent à Alès (Gard) dans le commerce de faïences, poteries et verreries. Nourris par le respect de la belle fabr ...
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Assistant(e) ingénieur(e) qualité
il y a 1 jour
Cyrillus Villeneuve-d'Ascq, FrancePoste · En tant qu'assistant(e) ingénieur(e) qualité, tes missions s'articuleront autour de 2 grands axes : · Pilotage qualité : Tu auras la gestion et le suivi de la totalité des secteurs du prêt-à-porter (Homme – Femme – Enfant – Bébé). · Plus concrètement : · Participer avec ...
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Assistant(e) Service Juridique et Social
il y a 2 jours
HOLDER Marcq-en-Barœul, France Temps plein;Alternance - 12 moisDescription du poste · Au sein de la Direction des Ressources Humaines, et plus précisément du Service Juridique & Social, vous intégrez une équipe composée d'une Responsable Relations Sociales, d'une Juriste Droit social ainsi qu'une Chargée de missions juridiques & sociales. · ...
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Assistant(e) Comptable
il y a 2 jours
Inopia Finance Villeneuve-d'Ascq, France IntérimInopia Finance recrute pour son client, concession automobile située à Villeneuve d'Ascq , un assistant comptable (H/F) dans le cadre accroissement d'activité d'une durée de 6 mois minimum . · Rattaché au Responsable Comptable et intégré au sein d'une équipe à taille humaine, ...
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Assistant(e) sales marketing
il y a 2 jours
Tunon Villeneuve-d'Ascq, FranceAssistant(e) sales marketing & digital en alternance · Référence : · Etablissement : Lille · Domaine : MBA Management de l'Hôtellerie & du Tourisme · Type de poste : Assistant(e) sales marketing & digital · Type de contrat : Alternance · Secteur : Événementiel / Hôteli ...
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Assistant(e) sales marketing
il y a 3 jours
Ecole tunon Villeneuve-d'Ascq, France AlternanceDans le cadre de notre Bachelor Luxe et du MBA Tunon Manager Hospitality & Travel, L'École Internationale de Lille recherche pour un grand groupe hôtelier : · Un(e) assistant(e) sales marketing & digital en alternance · Missions : · Assure la vente des manifestations et séjours ...
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Assistant(e) Administration Des Ventes
il y a 4 semaines
AFPRO Filters Villeneuve-d'Ascq, FranceDepuis sa fondation en 1979, AFPRO Filters a émergé en tant que leader sur le marché de la filtration de l'air. Nos filtres sont présents à l'échelle internationale grâce à nos filiales stratégiquement implantées et à un réseau étendu de distributeurs internationaux. Chez AFPRO F ...
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Assistant(e) styliste enfants
il y a 2 semaines
Cyrillus Villeneuve-d'Ascq, FrancePoste · Nous souhaitons intégrer à l'équipe style un(e) stagiaire qui participera aux évolutions de l'ADN de la marque Cyrillus, ainsi que les nouveaux projets. En tant qu'assistant(e) styliste, vous participez à l'élaboration de la collection AutomneHiver · Vos principales mis ...
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Assistant(e) styliste femme
il y a 3 semaines
Cyrillus Villeneuve-d'Ascq, FrancePoste · En tant qu'assistant styliste, tes principales missions consisteront à assister les stylistes dans le développement et le suivi de la collection femme et ponctuellement assister l'équipe style fille/bébé. · Plus exactement, tes missions seront : · Recherches visuels d ...
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Assistant(e) H/F
il y a 1 semaine
Vilogia SA Villeneuve-d'Ascq, France CDI· A propos de l'entreprise : · Né il y a près d'un siècle dans les Hauts-de-France, Vilogia estun groupe privé d'immobilier social qui loge aujourd'hui plus de personnes en France.Avec plus de 1 100 collaborateurs et logements, leGroupe Vilogia est un acteur majeur du logement s ...
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Assistant-e ingénieur-e en science des matériaux
il y a 3 semaines
Université de Lille Villeneuve-d'Ascq, France À temps pleinÀ propos de nous · Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom. Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel ...
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Assistant de service social
il y a 2 jours
Croix-Rouge française Lille, France CDICritères de l'offre · Métiers : Assistant de service social (H/F) · Expérience min : débutant à 2 ans · Lieux : Lille (59) · Conditions : CDICDD19 398 € € par anTemps Plein · Présentation de la Croix-Rouge · Vous recherchez du sens et souhaitez vous épanouir au sein d'une assoc ...
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Assistant-e ingénieur-e en science des matériaux
il y a 3 semaines
Université de Lille Villeneuve-d'Ascq, France À temps pleinÀ propos de nous · Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom. Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel ...
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Un assistant de service social
il y a 1 semaine
Les Papillons Blancs de Lille Lille, France CDIMissions · : Dans le respect des valeurs associatives, du projet d'établissement et sous la responsabilité du chef de service, l'assistant(e) de service social assure une mission d'accompagnement et de définition de projet auprès des personnes qui présentent un trouble du dével ...
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Apprenti(e) Ingénieur(e) Montage et Mise en Service
il y a 2 semaines
Fives DMS Lezennes, France StageChez Fives, nous sommes bien plus qu'une entreprise, nous sommes des · créateurs de solutions, des pionniers de l'innovation, et des passionnés de · l'industrie. Depuis plus de deux siècles, nous façonnons un avenir où · l'industrie répond aux plus grands défis de notre époque ...
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Assistant service financier
il y a 1 semaine
Inopia Finance Lille, France CDIInopia Finance, cabinet de recrutement spécialisé en comptabilité, contrôle de gestion et paie, qui fêtera ses 30 ans cette année recherche pour le compte de son client, établissement public, situé sur Lille centre un assistant du service finances (H/F) dans le cadre d'un CDI. ...
Assistant-e de service - Villeneuve-d'Ascq, France - INRIA
Description
Contexte et atouts du poste
L'assistant(e) de service(s)apporte un support administratif polyvalent aux responsables et aux membres du ou des service(s) dont elle/il a la charge. Elle/il facilite la communication avec l'ensemble des autres interlocuteurs de l'institut et les partenaires extérieurs. Elle/il contribue à l'organisation de la vie du ou des services et à la bonne application des règles budgétaires, financières, administratives et ressources humaines.Mission confiée
Rattaché(e) hiérarchiquement à la Secrétaire Générale du Centre Inria de l'Université de Lille et fonctionnellement au(x) responsable(s) des services dont elle/il a la charge, l'assistant(e) apportera un support administratif au(x) responsables et aux membres des services. Elle/il participera aux activités du/des services qui lui seront attribués en leur apportant son concours en matière organisationnelle et en veillant à la bonne application des règles budgétaires, financières et administratives. En fonction du contexte, de l'environnement et de l'organisation du travail, elle/il pourra être amené(e) à prendre en charge une ou plusieurs activités spécifiques au(x) service(s). Le portefeuille de services de l'assistant(e) est appelé à évoluer dans le temps, en fonction des contraintes organisationnelles. Elle/il contribuera aux actions et à la continuité de service, de manière fluide, au sein du collectif des assistant(e)s de services du centre (4 assistant-e-s de services).
Principales activités
Assistanat administratif :
Gestion financière et budgétaire :
Organisation et fonctionnement des services :
Communication
Compétences
Savoir
Savoir-faire
Savoir-être
Avantages
Rémunération
Rémunération selon le profil
