Assistant de Service Des Constructions Et - Melun, France - Département de Seine-et-Marne

Département de Seine-et-Marne

Entreprise vérifiée

Melun, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

La Seine et Marne compte 1.3 M d'habitants et constitue un des départements métropolitains ayant la plus forte croissance de population. Elle accueille les 2 dernières villes nouvelles françaises (Sénart et Marne-la-Vallée), une partie du pôle de Roissy et Disneyland Paris.

Elle comprend également de grands territoires ruraux et naturels avec deux Parcs Naturels Régionaux ainsi qu'un patrimoine mondialement connu avec, par exemple, la forêt de Fontainebleau et les châteaux de Vaux-le-Vicomte et Fontainebleau.

Activités principales:

- Accueil téléphonique et physique
- Réceptionner, traiter et diffuser les informations (courriers, mails, appels, etc.) : appréhender le caractère d'urgence des informations
- Assurer le traitement des courriers et documents entrants et sortants
- Rédiger des courriers, notes et comptes rendus
- Mettre en forme des supports de présentation (powerpoint)
- Assurer le suivi des parapheurs
- Préparer les réunions de service
- Gérer l'agenda du chef de service et des chargés d'opérations
- Concevoir et gérer des tableaux de bord et de suivi des activités du service
- Coordonner et apporter un soutien logistique au service (accueil des nouveaux arrivants, stagiaires et apprentis, anticiper et réaliser les commandes de fournitures pour le service, assistance au suivi des congés et à la gestion du logiciel de gestion du temps de travail)
- Classer les chronos courriers numérisés des opérations dans l'arborescence des opérations et classer cette arborescence
- Assister le chef de service, l'adjoint et les chargés d'opérations pour des tâches spécifiques aux opérations (prise de contacts téléphoniques, création et mise à jour des annuaires opérations, organisations de visites de site, préparation ou contrôle des dossiers de conception ou permis de construire, etc.)

Activités secondaires:

- Assurer l'intérim d'un/e autre assistant/e ou lui apporter un renfort ponctuel
- Participer aux réunions des assistantes de la direction
- Assurer l'interface avec la DSIN : gestion de la bureautique, téléphonie, incidents, demandes pythéas
- Etre référent/e de communication interne du service
- Gérer le courrier arrivée de la direction
- Trier, classer et archiver des documents et les dossiers d'opérations

Savoirs:

- Connaissances des techniques de secrétariat (prise de notes, etc.)
- Connaissances des techniques de classement et d'archivage
- Procédures administratives

Savoir-faire:

- Maîtrise des logiciels bureautiques (aisance avec l'outil Excel et power point)
- Capacités d'analyse et de synthèse
- Capacités à effectuer un reporting régulier au chef de service
- Qualités rédactionnelles
- Gérer l'agenda du cadre
- Organiser et planifier des réunions
- Réaliser et mettre en forme des documents
- Gérer le courrier du service
- Mettre en place des outils de suivi des projets et activités du service
- Apporter le premier niveau de réponse aux interlocuteurs internes et externes

Savoir relationnel:

- Autonomie
- Confidentialité
- Force de proposition
- Esprit d'équipe
- Réactivité
- Sens de l'organisation / Rigueur
- Titres restaurant
- 25 CA et 24 RTT (sur la base de 39h hebdomadaires / Forfait jour pour les encadrants de catégorie A)
- Participation employeur à la Mutuelle et prévoyance
- Parking gratuit
- Gare à proximité
- Prestations sociales et COS