Gestionnaire de Commission - Grenoble, France - Ville de Grenoble

Ville de Grenoble

Entreprise vérifiée

Grenoble, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

La Ville de Grenoble c'est plus d'un millier de recrutements par an, tous dispositifs confondus (postes permanents, remplacements, emplois saisonniers, apprentissage, emplois aidés, etc.). Le processus recrutement est marqué par les valeurs portées par la collectivité : éthique, égalité, diversité et transparence. Le service recrutement s'inscrit dans une démarche de modernisation en ayant à cœur de toujours faire évoluer ses pratiques (portail recrutement, exercices techniques, bureautique, mises en situations professionnelles, etc.), en lien avec les services recruteurs.

**Au sein de la Direction Vie Institutionnelle, le service Assemblée participe à l'organisation, la préparation, la gestion et le suivi des instances (commissions, conférence des présidents et conseils) avec les objectifs de sécurité juridique et de rapidité du processus. Au sein d'une équipe de 3 agent-es (2 chargé-e-s de gestion de commission et un-e assistant-e de commission), et sous l'autorité du/de la chef-fe du service de l'Assemblée, vous assurez le travail de préparation des réunions préparatoires au conseil municipal, groupe de travail et commissions municipales permanentes, par des missions transversales.**

**Référence du poste à rappeler : 2_2023_B_NP_98310**
**Direction Vie Institutionnelle**
**Service de l'**Assemblée**

**Catégorie : B**

**Cadre d'emploi** : Rédacteur**

**Fonction : Assistant.e de direction / Gestionnaire de commission**

**Temps de travail : 100 %**
**IFSE niveau**: GF 5 310€ brut/mois
**CDD du au **
- MISSIONS

**Suivre l'ordre du jour des réunions en lien avec le DGA, suivre le chronogramme des GT thématiques et être force de propositions sur les points à inscrire.**
- Assurer l'organisation des réunions, réservation de salles, commande de repas
- Assurer la complétude des délibérations (annexes ), assurer la relecture des délibérations et veiller à la cohérence de la rédaction
- Charger sur webdelib du suivi et de l'avancée des visas des délibérations jusqu'au DGA
- Assurer et contrôler les convocations des réunions pour envoi aux élu-e-s, dans le respect des délais et des procédures
- Assurer le suivi de l'instruction des subventions inscrites en conseil municipal sur le logiciel Progos, vérifier toutes les demandes pour validation en commission, en lien avec les services et récolter les tableaux supports.
- Assurer le recensement des documents qui seront projetés en séances (PowerPoint, résumés,)
- Garantir le bon déroulement des séances : organisation de la salle, assurer les projections des documents, faire signer les élu-es la liste des présent
- Elaborer les comptes rendus de ces réunions et en assurer la diffusion dans le respect des délais et des procédures.
- Assurer le suivi des demandes des élu-es formulées en commissions, en lien avec les services correspondants.
- Assurer une polyvalence entre les commissions en cas d'absences.
- CONDITION DE TRAVAIL
- 25 jours de congés annuels, 4 jours ARTT par an et 2 jours de congés dit de fractionnement
- Participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance
- Comité des Œuvres Sociales (chèques vacances, tarifs réduits voyages et spectacles)
- Accès au restaurant municipal
- Pour les contrats supérieurs à 6 mois:

- Forfait mobilité : participation financière de la Ville à hauteur de 50% sur vos abonnements TAG, Transisère, SNCF et Métrovélo (ou autres services publics de location de vélos)
- Prime fin d'année (13ème mois)
- Organiser et contrôler son travail de manière autonome
- Connaitre le fonctionnement d'une collectivité
- Utiliser l'outil informatique (Logiciel Webdelib, Progos Word, Libre office, Excel, Internet, PPT)
- Savoir communiquer avec tous types de public ( Direct-rices-eurs et Cheffes-fs de service, Direction Générale, Elu-e-s.)
- S'adapter aux situations d'urgence, délais courts
- Capacité à travailler en équipe et en transversalité
- Esprit rigoureux, méthodique,
- Capacité rédactionnelle
- Soin particulier réservé à la confidentialité
- Capacités relationnelles et aptitude au discernement
- Assister aux réunions (GT thématiques, GT délibérations et commissions)
- Disponibilité pour les horaires de réunion (entre midi et 2 ; et/ou après 18 heures) et contraintes de présence fortes en phase de préparation des séances